Invitech
Invitech

Egyre több cég dönt úgy, hogy akár az alaptevékenységet támogató kulcsinformatikát is kiszervezze. Összeszedtük az outsourcing előnyeit, de azt is megmutatjuk, mire kell figyelni akkor, ha külsős szolgáltatóhoz fordulunk.

A Deloitte tanácsadó vállalat 2016-os felmérése szerint a cégek 35 százaléka már úgy tekint a kiszervezésre, mint az innováció forrására. Nem csak költségmegtakarítást kívánnak elérni, hanem olyan erőforrásokat, know-how-t, technológiákat akarnak igénybe venni egy külső cégtől, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy később új termékekkel, szolgáltatásokkal, módszerekkel állhassanak elő.

Mi az outsourcing?

A kiszervezés az a folyamat, amikor a vállalat az eddig általa házon belül végzett valamelyik általában nem core-tevékenységét (satelit tevékenység) átadja, egy, az adott tevékenységre szakosodott más vállalatnak. Ennek több fajtája létezik: erőforrás kiszervezés, alkalmazás kiszervezés és tevékenység kiszervezés.
Fontos: csak olyan tevékenységet tud egy cég kiszervezni, amely már üzemel/működik az adott cégnél, azaz egy tranzition fázis előzi meg az üzemeltetés átadás/átvételét.

A kiszervezési döntéseknél persze nem minden tényező számszerűsíthető. A vállalatok ugyanis nem csak a közvetlenül kimutatható megtérülésben érdekeltek, hanem az innovációban, a simább működésben, a szakembereik tehermentesítésében, és még egy sor más szempont érvényesítésében is.

Miközben a cégek 45 százaléka kapacitáshiány miatt dönt a kiszervezés mellett, 29 százalékuk a skálázhatóság miatt választja, 28 százalékuk pedig szellemi tőkéhez akar hozzáférni ezen keresztül. Persze a cégek 59 százaléka még mindig a költségcsökkenésről beszél, de 20 százalékuk hatékonyságnövekedésről is beszámol.

A magyar IT-piacon is igen jelentős az outsourcing aránya: 2016 első félévében az összes hazai IT-szolgáltatásra költött összeg 29,4 százalékát tette ki. A mellékelt grafikon mutatja, hogy a kiszervezés milyen IT-szolgáltatások között szerezte meg ezt a részesedést.

©

A statisztikákon és számokon túl nézzük, melyek azok az alapvető mozgatórugók, amelyek egy szervezetet arra ösztönöznek, hogy kapacitásai egy részét kiszervezze. Ezekre a lépésekre igen gyakran felvásárlások, cégegyesülések idején, vagy nagy innovációs ugráskor kerül sor. A vállalatok ugyanis ilyenkor óhatatlanul átgondolják, hogy a jövőben mi lesz számukra a legjobb.

Az Outsourcing Institute összegyűjtötte azokat az előnyöket, amelyekre egy cég a kiszervezéssel tehet szert:

1. Csökkentheti és kontrollálhatja működési- és bérköltségeit. A kiszervezés folytán megszűnhetnek az emberek alkalmazásával, képzésével, nyugdíjazásával stb. kapcsolatos kiadások.

2. Javíthat szervezete működési fókuszán. A vállalat teljes egészében kulcstevékenységére és alapvető kompetenciáira összpontosíthat, így abban tud eredményes lenni, amihez a legjobban ért.

3. Kivételes képességekhez és tudáshoz férhet hozzá. A beruházások megtérülése sokkal jobb lesz, ha kiszervezik pl. az IT-t egy arra szakosodott céghez. A megszerezhető kompetencia így nem egyetlen személyhez kapcsolódik, és ezáltal egy egész csapat informatikai szakember kollektív tapasztalata érhető el.

4. A cég belső erőforrásait más célokra szabadíthatja fel. Az outsourcing lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak számára olyan feladatokat adjanak, amelyeknél a legjobb teljesítményt nyújthatják, és nem kell az idejüket olyasmire vesztegetni, amiben egy specialista sokkal hatékonyabban dolgozik.

5. Pótolhatja a hiányzó erőforrásokat. Gyakran előfordul, hogy senki sincs a cégnél, aki képes volna a szervezet informatikai igényeit menedzselni, és arra sincs lehetőség, hogy olyan embert vegyenek fel, aki ezt meg tudná oldani. Ilyenkor a kiszervezés, átmenetileg vagy hosszabb távon, megfelelő alternatíva lehet.

6. Tőkealapok létesíthetők.  A rendelkezésre álló források megmaradnak a nem alapvető üzleti funkciók kiszervezésével, így fel lehet tölteni azokat a tőkealapokat, amelyek a termékekhez vagy az ügyfelekhez kapcsolódnak közvetlenül.

7. Csökkenthetők a kockázatok. Ha a cég élenjáró IT megoldásokat akar futtatni, az drága és időigényes. Az outsourcinggal foglalkozó IT szolgáltatóknak azonban lépést kell tartaniuk az iparági legjobb gyakorlatokkal, és ügyfeleik ezekhez is hozzáférhetnek. Ez a fajta tudás és tapasztalat igen jelentősen csökkenti azokat a kockázatokat, amelyek az IT-rendszerek telepítése és üzemeltetése során elkövetett rossz döntésekből erednek.

Invitech Solutions: Mekkora megtakarítást jelenthet Magyarországon a cégeknek kiszervezi az IT-t?

Tervezhetők a költségek. Méghozzá a tőkejellegű (Capex) költségek helyett előre definiált fix, tervezhető működési (Opex) költségek jelennek meg.

Nagyobb biztonság. A legjobb informatikai cégek (így az Invitech Solutions is) olyan információ-biztonsági tanúsításokkal (pl. ISO27001) rendelkeznek, valamint olyan tanúsított folyamatai vannak, melyek azt igazolják, hogy az általuk kezelt adatok maximális biztonságban vannak, rendelkezésre állnak (elérhetőek) és sértetlenek (mások nem férhetnek hozzá).

ITIL eljárásrend szerinti működés.  A szabványos eljárások (ISO20000-1) átláthatóvá és „mérhetővé” teszik az informatikát: a lefektetett folyamatokat, a nyomonkövethetőséget, és a megfelelő elszámoltathatóságot tekintve.

Kevesebb hiba. Az üzemeltetési feladatokról, illetve azok ellátásáról folyamatos dokumentáció készül, a beérkező hibabejelentéseket pedig call centeren keresztül regisztrálják. Ezáltal megvalósulhat a preventív hibamegelőzés és a gyorsabb hibaelhárítás.

Idegen nyelvű támogatás. Idegen nyelven kommunikáló felhasználók támogatása angol, vagy akár német nyelven.

Milyen igények jelennek meg a magyar piacon?

Marton László, az Invitech Solutions nagyvállalati és kormányzati igazgatója szerint a cégek többsége lassabban ismeri fel a szolgáltatásként igénybe vehető, egyfajta használat-alapú, vagy on demand IT előnyeit. Pedig, ha a vállalat a hagyományos módon épít fel egy kiszolgáló környezetet, akkor a rossz méretezés extra költséget vagy alultervezés miatt elégedetlen, csalódott ügyfeleket hozhat. A szolgáltatási modellben működő technológiai környezet esetén, az infrastruktúraszállító egyszerre képes olyan rugalmas és költséghatékony megoldást adni, ami pontosan illeszkedik az üzleti volumenhez. A probléma inkább az, hogy a cégvezetést sokszor egyetlen gondolat vezérli: legyen olcsó! Azonban végiggondolva a prioritásaikat rájönnek, hogy a vállalat imázsában is szerepet játszó szolgáltatásnál fontosabb a megbízhatóság, rugalmasság, ezért a kiszervezés és az országos szintű szolgáltató mellett döntenek. Mivel a kiszervezett folyamatok közvetve, vagy akár közvetlenül is érinthetik a termékek vagy szolgáltatások minőségét, így nagyon fontos megbízható szolgáltatót választani, amelynek megvan a megfelelő szakértelme, rendelkezik a szükséges minősítésekkel, és garantáltan megfelel a szerződésben lefektetett kritériumoknak.

Honnan tudhatjuk, hogy a kiszervezés kockázatos-e vagy sem?  

Minden olyan helyzetben, amikor a szervezet átadja a felelősséget egy külső cégnek vagy egy újonnan alkalmazott személynek egy adott szakterület működtetésére, megjelenik a kockázat. Nehéz megválaszolni ugyanis előre, hogy a megfelelő ember vagy a megfelelő cég kapta-e a megbízást. Az is kérdéses, hogy az új szereplő vajon hogyan illeszkedik a cég működéséhez, kultúrájához?  Ezért azoknak a döntéshozóknak vagy cégtulajdonosoknak, akik az IT kiszervezését fontolgatják, tisztában kell lenniük a következő kockázatokkal:

Néhány IT funkciót nem könnyű kiszervezni. Az IT az egész szervezetet érinti az egyszerű, mindennapi feladattól a komplex folyamatokon át az automatizált területekig. Ezért figyelni kell rá, hogy a külső szolgáltató képzett, felkészült legyen, hogy a legnagyobb szakértelmet kívánó igényeket is kezelni tudja.

Elveszhet a kontroll. Az outsourcing kritikusai azt állítják, hogy egy külső szolgáltató sohasem lesz olyan hatékony, mint a teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak. Az egyéb aggodalmak között az adatok biztonságának megőrzésével és a katasztrófavédelemmel kapcsolatos kockázatok is szerepelnek.

Bebetonozódás egyetlen szolgáltatóhoz.  Ha a szolgáltató nem dokumentálja munkáját, amit a megbízó hálózatán és rendszerein végzett, vagy az általa fejlesztett szoftvereket vezeti be, akkor a megbízó úgy érezheti, hogy később nem tud máshoz fordulni vagy nem képes visszavenni az IT-funkciók kezelését.  

Így néz ki az IT outsourcing egy sok telephelyes cégnél

A komplex smart energy management szolgáltatásokat nyújtó Alteo 12 telephelyen működik, ahol közel 200 munkaállomást használnak a szakemberei. Az informatikai rendszer üzemeltetését az Invitech Solutions-re bízta, ami azt jelenti, hogy a szükséges informatikai eszközökről és alkalmazásokról is (a laptopoktól a nyomtatókon át az irodai és ügyviteli szoftverekig) az outsourcing szolgáltató gondoskodik. Ez a megoldás hosszú távon előnyös az energetikai vállalat számára, hiszen az informatikai kapacitásokat a későbbiekben is rugalmasan a növekedéséhez alakíthatja.

Az Invitech Solutions jelenleg az Alteo számára teljes körű IT outsourcing szolgáltatást nyújt, többek között biztosítja a központi kiszolgáló infrastruktúrát a cég DC10 adatközpontjában, a klasszikus informatikai szolgáltatásokat, és a desktop infrastruktúrát, amit országos lefedettséggel közel 10 telephelyen is üzemeltet, ill. irodai alkalmazásokat nyújt, és WAN hálózati kapcsolatokat tart fenn az egyes telephelyek között. Internet kijáratot biztosít, LAN hálózat valamint alkalmazásüzemeltetést végez.



Az oldalon elhelyezett tartalom az Invitech Solutions közreműködésével jött létre, amelynek előállításában és szerkesztésében a hvg.hu szerkesztősége nem vett részt.