szerző:
Számlázz.hu

Mire jó a digitális ügyintézés az állami adminisztrációban? Mire jók az olyan okos automatizmusok, mint például egy számlázóprogramban a tömeges számlakiállítás, fizetési értesítés és a cégadatok automatikus kitöltése? Hogyan használható mindez arra, hogy egy ország állampolgárainak ügyintézését jelentősen meggyorsítsa és leegyszerűsítse? Gépek vezérelte intelligens megoldások a Baltikumtól Magyarországig.

Az online államigazgatást Észtország olyan tökélyre fejlesztette, hogy ma már valamennyi polgárával csak digitálisan kommunikál. A tallinni kormány ülésein már 2000 óta nincs papír, 2007-ben elsőként vezették be az online szavazást, majd 2014-ben jött az igazi nagy dobás: az úgynevezett e-rezidens program. Ennek a lényege, hogy az észt polgárok – tartózkodjanak bárhol is a világban – online hozzáférhetnek országuk elektronikus rendszeréhez. E-rezidens kártyájukkal egy sor hivatali ügyet elintézhetnek: elektronikusan aláírhatnak cégalapítási dokumentumokat, biztonságosan átvehetnek online hivatalos papírokat, teljesen elektronikusan tarthatják a kapcsolatot az észt hatóságokkal, intézhetik ügyes-bajos dolgaikat, aláírhatják és leadhatják adóbevallásaikat.

A digitalizációt az állampolgárok szolgálatába állító országok sora azonban folyamatosan bővül. Ausztria elektronikus azonosító rendszere például az észtekével azonos szintű megoldásnak számít, amelyet – az állampolgársági kártya kibocsátásával – Portugália és Németország is átvett. Az Európai Unió (EU) tagországainak digitális gazdasági és társadalmi fejlettségét mutató DESI-index szerint pedig ezen a téren Dánia, Hollandia és Finnország teljesítménye a legjobb.

A digitális ügyek jelentőségét mutatja, hogy az Európai Bizottság stratégiai célja az egységes digitális piac létrehozása. Az EU 2020 stratégia egyik prioritása a 2010-ben kidolgozott Európai Digitális Menetrend, amely az egységes digitális piac létrehozását, az interoperatibilitás (magyarul: a különböző informatikai rendszerek együttműködésre való képessége) és az infokommunikációs szabványok optimálisabb meghatározását, az infokommunikációs technológia előnyeinek hangsúlyozását, a nagy sebességű és szupergyors internet-hozzáférés minél szélesebb körben történő biztosítását, valamint a kutatási és innovációs beruházások számának növelését tűzte a zászlajára. E célokat a 2015-ben elfogadott Egységes Digitális Piac Stratégia pontosította, amelynek három fő prioritása a háztartások és vállalatok digitális javakhoz és szolgáltatásokhoz való hozzáférésének elősegítése, a digitális infrastruktúra szabályozási környezetének javítása, valamint a digitális fejlesztések és beruházások gazdasági növekedést támogató tulajdonságainak erősítése. Az Európai Bizottság alelnöki szinten kezeli a digitalizációból fakadó kihívásokat.

A DESI-rangsorban Magyarország a 20., azaz a 28 tagot számláló uniós mezőny második felében helyezkedik el. Remélhetőleg azonban már nem sokáig. Az előrelépés egyik záloga lehet az a 2018. július 1-jétől hatályos adatszolgáltatási kötelezettség, amely értelmében a vállalkozások a 100 ezer forintnál nagyobb összegű általános forgalmi adót (áfa) tartalmazó ügyleteiket kötelesek lesznek bejelenteni a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnak (NAV). Ennek leghatékonyabb megoldási formája ugyanis az lesz, hogy a túl sok adminisztrációval járó és költségesebb papíralapú teljesítés helyett online számlázóprogramokat használnak majd a vállalkozások.  Ezek nem egyszerűen az intelligens robotizáció előnyeit kínálják, hanem egyenesen a törvényesség letéteményeseként ezeken keresztül egy kattintással beküldhetők az ominózus áfa-határt elérő számlák a NAV-nak, emberi beavatkozás nélkül, ahogy a szabályozás megköveteli.

De más előnyeit is élvezhetik a vállalkozók az okos automatizmusoknak. Aki például online számlázó programmal állítja ki a számláját elektronikus verzióban, az megszabadulhat a nyomtatási és postázási feladatoktól, egy-két kattintással. Ám akkor sincs vész, ha a vevő mégis ragaszkodik a papíralapú számlához, hiszen kérésére az üzemeltetők a nyomtatást, a borítékolást és a postázást is elvégzik a vállalkozó helyett. További könnyebbség, hogy nem kell többé papíralapon ellenőrizni sem a kimenő, sem a bejövő számlákat, azokat a számlázóprogram archiválja és NAV-álló formában elérhetők lesznek a vállalkozó számlázási fiókjában. Ez azt jelenti, hogy egy adóhatósági ellenőrzés során sem kell a vállalkozónak vagy könyvelőjének a számlák nem egyszer vaskos paksamétáját becipelni a NAV-hoz. Az online számlázási szolgáltatással arra is van mód, hogy összekössük a webáruházunkat vagy az ügyviteli rendszerünket a számlázóprogrammal. Azzal is rengeteg időt lehet megtakarítani, hogy nem kell már havonta a könyvelőhöz elmenni, ha olvasási hozzáférést adunk neki, sőt ma már a számlázóprogrammal a könyvelő a beszállítóktól érkező költségszámlákat is láthatja. De össze is kötheti a számlázóprogrammal a vállalkozó könyvelési rendszerét, így az utóbbin a kibocsátott számlák azonnal és online megjelennek. Végül, de nem utolsósorban a bankszámlák állandó figyelgetése is a múlté lehet, amennyiben a vállalkozó az erre megfelelő banki folyószámláját összekapcsolja a számlázási fiókjával, így a bankszámlára érkező átutalások automatikusan párosítódnak a kibocsátott számlákkal vagy a díjbekérőkkel, sőt ez utóbbiak esetén a számlakibocsátás is automatikusan megtörténik. (Ez például a Számlázz.hu-nál az autokassza szolgáltatás.)

Persze rendkívül fontos, hogy az online továbbított adatok maximális biztonságban legyenek. Éppen az állami (és kereskedelmi) globális digitalizációval vált szükségessé az EU-s központi adatvédelem. Mivel a könyvelők egyre több adatot birtokolnak majd, folyamatosan gondoskodni kell azok biztonságos tárolásáról, s meg kell felelniük a május 25-én hatályba lépett uniós adatvédelmi rendelet (angolul: General Data Protection Regulation, GDPR) előírásainak, ahogy minden más vállalkozásnak is.

A gazdasági élet szereplői közül aligha akad, aki eddig ne hallott volna e rövidítésről, mi több, ne tudná annak mibenlétét (ha mégse, az nem sok jóval kecsegteti). Ám a jelentősége miatt az „ismétlés a tudás anyja” alapon azért érdemes röviden összefoglalni, mit is jelent a GDPR. Eszerint a magánszemélyek nagyobb betekintést és jogokat kapnak az adataik kezelésével kapcsolatban, ezzel párhuzamosan a cégek ez irányú kötelezettségei növekednek, a mulasztások pedig minden eddiginél nagyobb pénzbüntetéssel sújthatók.

A rendelet nemcsak a nagyvállalatokat érinti, hanem minden, adatot kezelő vállalkozást, legyen az mikro, kis- vagy középvállalkozás. Ráadásul az új előírás nemcsak a digitálisan tárolt személyes adatokra vonatkozik, hanem a papíralapúakra is, amennyiben azok valamilyen nyilvántartási rendszer részét képezik vagy fogják képezni. Mivel a nyilvántartási rendszer nem jelent mást, mint meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető adatokat, ezért nagy az esélye, hogy az iratkezelések túlnyomó többsége a rendelet hatálya alá esik. Így azokra ugyanolyan szigorúan szabályozás fog vonatkozni a kezeléstől a tároláson át a szakszerű iratmegsemmisítésig, mint a digitálisan tárolt személyes adatokra.

A digitalizációs megoldások előretörése, valamint a számlák NAV-hoz való beküldéséről július 1-jén életbe lépő előírás arra sarkallja a vállalkozásokat, hogy az unalmas, kreativitást nem igénylő feladataikat átadják az okos automatizmust megvalósító programoknak, s az ily módon felszabaduló energiáikat cégük minél hatékonyabbá tételére, versenyképes stratégiák kialakítására fordítsák.

 

A Számlázz.hu elektronikus számlázóprogram előnyei

  • Telepítés nélkül, azonnal használható
  • Biztonságos, és könnyen integrálható
  • NAV-álló, megfelel a hatályos jogszabályoknak
  • Olcsó és egyszerű megoldás, gyors ügyfélszolgálat
Számlázz.hu

Tudja, mitől lesz profi egy vállalkozó?

A profi vállalkozó érti és használja a 21. század digitális vívmányait. Így ugyanis több ideje jut azokra a dolgokra – a kreativitásra, a személyes kapcsolattartásra és az ötletelésre –, amelyeket a gépek soha nem fognak tudni elvégezni helyette.

Adózóna BrandChannel

Amit a NAV-bekötésről tudni akart, de nem merte megkérdezni!

Alig valamivel kevesebb, mint egy hónapjuk maradt a vállalkozásoknak, hogy felkészüljenek arra, 1 millió helyett már a 100 ezer forintnál nagyobb összegű általános forgalmi adót (áfa) tartalmazó ügyleteiket is kötelesek lesznek bejelenteni a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnak (NAV). Ezt a leghatékonyabban egy számlázó programon keresztül tudják megtenni, ami a számla kibocsátásakor automatikusan, az interneten keresztül képes beküldeni a számla adatait a NAV rendszerébe. Ám ennek kapcsán még mindig egy sor kérdés foglalkoztatja az érintett vállalkozókat. Az alábbiakban ezekre próbálunk megnyugtató válaszokat adni.