Kinnarps
Kinnarps

Üres asztalokat talál az irodában, pedig mindenki bent van, csak éppen valahol máshol teszi a dolgát? A meetingekkel, külső tárgyalásokkal vagy hosszas konferenciabeszélgetésekkel teletömött modernkori irodista napirendjének és munkastílusának már nem elég a dedikált asztal, ennél jóval kreatívabb, rugalmasabb, ugyanakkor nyugodtabb munkakörnyezetre vágyik.

Ha a munka jellege megváltozik, akkor ahhoz a munkakörnyezetnek is alkalmazkodnia kell. Ha a 20. század végének tipikus irodai munkahelyére gondolunk, egyenasztalok sora jelenik meg szemeink előtt, ahol az alkalmazottak ugyanazt a tevékenységet végzik nap mint nap. Pedig ez a kor már a múlté: algoritmusok segítenek nekünk a hosszadalmas, monoton és repetitív munkafolyamatok elvégzésében, szoftverek veszik át tőlünk készségesen a munka javát, az emberi tényezőre pedig egyre inkább csak a kontroll, a kreativitás, az új ötletek és azok hatékony kommunikációja miatt van szükség. Ezek a feladatok viszont már nem követelik meg a helyhez (asztalhoz) kötöttséget, sőt, sokszor gátat is szabnak a munka kreatív és hatékony elvégzésében.

Ez persze már nem újdonság, a munkáltatók egyre inkább tudatában vannak a változásnak, és ennek megfelelően sok helyen el is indult egy kreatív, dolgozóbarát irodai környezet kialakítása. Ugyanakkor azt is látnunk kell, hogy ez eddig leginkább a híres techcégek irodaberendezési stratégiáinak – vagyis inkább annak a médiában csupán felszínesen közölt részleteinek – másolásában nyilvánult meg átgondolt, tudatos koncepció nélkül. Persze itt is vannak kivételek: az elmúlt években több, kisebb-nagyobb cég is tanult a hibájából, és ráébredtek arra, hogy színes babzsákok vásárlásával, nyitott irodaterek kialakításával és egy csocsóasztal beállításával csak a felszínt kapargatják, igazi, érdemi és majdan számokban mérhető változást csak proaktívan, elemzésekre épülő munkakörnyezet-kialakítással érhetnek el.

Merre jár és mit csinál, aki nincs az asztalánál?

A Kinnarps Next Office programjának keretein belül a 75 éves svéd központú cég nemrégiben tett közzé egy olyan kutatást, amit ügyfelei körében végzett több mint 7500 alkalmazott bevonásával. A megkérdezett 60 cégben közös vonás, hogy ők már nem féltek saját dolgozóikat bevonni az igények feltárásába, így a kapott eredmények sokkal pontosabban és hitelesebben ábrázolják a munkavállalók valós szükségleteit, illetve azt, hogy pontosan hol és milyen tevékenységekkel töltik el idejüket a munkahelyükön.

„Összességében azt láttuk, hogy a dolgozók többségének rendkívül fontos az irodai tér minősége. A munka típusához illeszkedő, megfelelő irodai környezet kialakításával ugyanis a dolgozók érzik azt, hogy munkavégzésükben támogatják őket, így lojálisabbak is lesznek munkaadójukhoz. Ezen túl az is világossá vált, hogy iparágtól, illetve munkakörtől függetlenül, a munkavállalók alapvetően jóval változatosabb irodai terekre vágynak” – elemezte nemzetközi kutatásukat Paukovics Gábor, a Kinnarps szakértője. Ezek között egyértelműen túlsúlyban voltak azok, ahol közösségi folyamatok zajlanak, tisztán mutatva, hogy az önálló munkaállomás egyre kisebb arányban támogatja a mindennapi munkafeladatokat, és az egyéni fókuszált munkához ezen túl már más típusú terekre is igénye van a dolgozóknak.

A csoportmunka és az egyéni munka aránya a mai irodai környezetben nagyjából 50-50%, míg 2030-ra ez várhatóan 70-30%-ra módosul a közösségi tevékenységek javára.

Emellett előnyben részesítenék a kisebb tárgyalókat is, amik szűkebb, csoportos megbeszélésekre alkalmasak. A nyitott irodaterekben elhelyezett munkaállomások hátrányát jól mutatja a koncentrációs terek felértékelődése, amelyekben biztosított a zavartalan munkavégzés. Több igény lenne továbbá olyan közösségi helyszínekre, melyek projektfeladatok elvégzését támogatják, de a kevésbé formális, irodán kívüli vagy például egy lounge-ban történő megbeszélés is fontos eleme az alkalmazottak mindennapjainak.

©

Ezzel együtt az irodában elvégzendő feladatok is jóval sokszínűbbek lettek, mint régen. Míg a sort most is valamiféle alkotás, írás, egy excel, egy szöveges dokumentum létrehozása vezeti, egyre több időt töltünk előre ütemezett megbeszéléseken és közös tervezési feladatokkal.

©

„Amit szintén érdekesnek találtunk, hogy a kollégák munkaidejének 10-12%-át a telefonálás teszi ki, ami viszonylag nagy arány annak fényében, hogy a legtöbb munkahelyen máig nem alakítottak ki ehhez kellően komfortos tereket. Ugyan már találkoztunk olyan próbálkozással, hogy speciális telefonfülkékben, un. phone booth-okban telefonáljanak a munkatársak, de ha ezeket nem megfelelően, a kollégák munkavégzési ritmusa és igényei szerint helyezik el, akkor hamarosan csupán olyan zárt, sötét lyukakká válnak, amiket az emberek nem szeretnek, és egyáltalán nem használnak ki. Az egyik cégnél például hiába kampányolt a vezetőség az újonnan beállított, négy telefonsarok használata mellett, azok mégis folyton üresen maradtak. Majd elindult persze a bűnbak-keresés: hibás az építész, aki rosszul tervezett, hibás a vezetés, amelyik nem látja reálisan az igényeket, de hibásak a dolgozók is, akik nem élnek a nagyszerű lehetőséggel” – teszi hozzá Paukovics Gábor. „Ráadásul munkapszichológiai szempontból sem a legelőnyösebb, ha a kollégák akarva-akaratlan belehallgatnak egymás, esetleg a felettesük szenzitív beszélgetéseibe.”

Nagyon sok (pénz) múlik a bizalmon

A kihasználatlan, felesleges és épp ezért nem gazdaságos irodai terek problémájának egyik fő oka, hogy az építészek, a designerek legtöbbször csak azt a feladatot kapják az ügyféltől, hogy tervezzenek egy olyan irodát, amiben elfér adott számú ember: ültessen le mindenkit, és készen is vagyunk. Holott egy tervező akkor tud csak igazán érdemi munkát végezni, valóban funkcionális és szerethető teret tervezni, ha azt is ismeri, amit általában a cégeknél nem szokás mérni. Ez pedig a teljes szervezet, beleértve minden alkalmazott és vezető szokásai, igényei, valamint azok építő kritikája és véleménye a hatékonyabb üzletvitel érdekében.

 „Egy irodakörnyezetet valós igényekre kell kialakítani, és ehhez meg kell adni a bizalmat a dolgozóknak. Vezetőként melléjük kell állni, és hinni abban, hogy ha helyesen kérdezzük őket, akkor munkafeladatuknak megfelelően meg tudják választani ideális munkakörnyezetüket, és azt is pontosan képesek meghatározni, hogy hogyan lehetne munkájuk még hatékonyabb. Vezetőként első lépésként azt is tisztázni kell, hogy egyáltalán mi számít munkának a cégünknél, mi a célunk, a munkatársaink kicsodák, ők mennyi időt töltenek az irodában, ott mennyit ülnek, mennyit állnak, milyen szokásaik vannak és így tovább” – teszi hozzá a szakember.

„Nemrégiben csináltunk egy felmérést egy világszinten is dinamikusan fejlődő alkalmazásfejlesztő techcégnek, akik több, eredménytelen kísérlet után – amit arra szántak, hogy kikérjék a dolgozók véleményét az irodával kapcsolatban – megkerestek minket, hogy segítsünk. A felmérésünk során bukott ki az, hogy az egyik alapítónak már eleve sziklaszilárd gondolatai voltak a dolgozóknak szánt rekreációs tereket illetően. A jó  szándék vezérelte elképzelések viszont abban a pillanatban megbuktak, amikor azokat nyíltan megbeszéltük az emberekkel, és kiderült, hogy őket az alapító által vázolt megoldáshoz képest sokkal költséghatékonyabb, kevesebb helyet foglaló és logisztikailag is könnyebben megvalósítható megoldások tennének boldogabbá. Tehát hiába van ott a munkáltatóban a szándék, költene rá és keresi a megoldást, a tanulság az, hogy nem neki kell megmondani mi a legjobb megvalósítás. Egyértelműen kiderült, ha az embereiddel tudsz hatékonyan beszélgetni, bízol véleményükben és abban, hogy tudják, nekik mi a legjobb, akkor mindenki jól jár.”

5 lépés a jó vezetői döntésekért

Olyan vezetői döntést kell meghoznia, ami nagy változással jár, és jelentősen befolyásolja a munkavitelt? Ha a következő lépések mentén halad, biztosan nem tévedhet.

#1 Fogalmazzon meg egy tisztán érthető célt (például hogy hová szeretne eljuttatni a szervezetet a változással), majd gondolja végig, hogy ebben mekkora a dolgozók szerepe és ők hogyan tudnak mindehhez hozzájárulni. Kérdezze meg őket!

#2 Elemezze a visszajelzéseket és igényeket a szervezet minden szintjéről!

#3 Őszintén és bizalommal kommunikáljon minden irányba – a mellébeszélést és az üres ígéreteket már mindenki megtanulta dekódolni.

#4 Gyűjtsön inspirációt az iparágon kívülről is: akár egy jóval kisebb szervezet, vagy külföldi cégek példáiból is sokat tanulhat.

#5 A legjobb vezető sem mindentudó: nincs azzal gond, ha valamihez nem ért. Ne féljen profi segítséget kérni.

Az oldalon elhelyezett tartalom a Kinnarps Hungary Kft. megbízásából a HVG BrandLab közreműködésével jött létre. A tartalom előállításában a hvg.hu és a HVG hetilap szerkesztősége nem vett részt.