Titkok a kiszervezés körül

Manapság divatos stratégiai elem a vállalatok életében az úgynevezett „non-core” tevékenységek kihelyezése, vagyis az „outsourcing”. Ennek előnyeit és hátrányait vizsgáljuk két részes cikksorozatunkban mind a vállalat, mind pedig a munkavállaló szemszögéből. Mire figyeljünk, ha „outsourcing”-ra ítéljük a HR tevékenység részét vagy egészét? Tények és előnyök.

Az outsourcing - munkaerő-kiszervezés - gondolata általában akkor merül fel, amikor költséget kell csökkenteni (optimalizálni), és/vagy hatékonyságot növelni. Ahhoz viszont, hogy ez sikerüljön, tudnunk kell, hogy mi a vállalatunk, vagy osztályunk fő (core) tevékenysége és mik az ehhez kapcsolódó, de speciális szaktudást igénylő vagy erőforrás-igényes (non-core) feladatok.

Mi a „non-core”?

Cégmérettől függően lehet egész tevékenységi köröket (osztályokat) kiszervezni és csupán a vállalat fő tevékenységét megtartani. Például egy 100-150 fős tökmagolajgyártó üzem esetében adja magát, hogy nem érdemes saját HR osztályt fenntartani, ezért a teljes tevékenységet külsős szakemberrel végeztetik, míg maga a fő tevékenység a tökmagolajgyártás, amit „core” tevékenységként határozunk meg.

Az outsourcing előnyei:

- magas színvonalú, megbízható szolgáltatás, - hosszútávon tervezhető, stabil költségek, - folyamatos szakmai és technikai fejlesztés, amire házon belül nem feltétlenül kerülhetne sor - felelősség kihelyezése, - fix (bér) költségek helyett, működési (szolgáltatási) költségként könyvelhetjük el a ráfordítást.

Ha közepes vagy nagy, több száz főt foglalkoztató vállalatról van szó, célszerűbb egy-egy osztály HR tevékenységei közül azokat kiszervezni, amelyek zökkenőmentesen elválaszthatóak az osztály és a vállalat szervezetétől. Ilyenkor részleges kiszervezésről beszélünk. Ebben az esetben a „non-core” tevékenység, illetve ennek költségének és munkaerőigényének meghatározása lényegesen összetettebb feladat.

Például egy ezer főt foglalkoztató vállalatnál a HR tevékenység már elég sokrétű, magában foglalja a munkaerő-felvételt, a képzéseket és tréningeket, esetlegesen a TB ügyintézést és bérszámfejtést, jelentős munkaügyi adminisztrációt, szervezetfejlesztést, teljesítményértékelési rendszer működtetését, karrier- és utódlástervezést, belső kommunikációt. Ennél fogva a HR osztály létszáma és a szaktudás eloszlása is komplexebb. Ilyenkor hasznos, ha egy erre a célra kifejlesztett kérdőívvel állapítjuk meg, hogy a HR csapat tagjai mely tevékenységgel mennyi időt töltenek, illetve ehhez milyen szaktudással, szakképesítéssel, munkatapasztalattal kell rendelkezniük.

Kérdőív, költségek

A kérdőív kitöltésekor fel kell sorolni az összes tevékenységet, amit a HR csapat egyes tagjai végeznek, majd ezeket be kell sorolni nagyobb tevékenységi körökbe, hogy tisztán lássuk, melyik tevékenység mennyi időt és erőforrást igényel. A tevékenységi körökhöz külön-külön hozzárendeljük az adott dolgozók bérének és juttatásainak összegét, valamint a kapcsolódó egyéb költségeket (pl. iroda fenntartása, szükséges számítástechnikai eszközök, berendezések). Így megkapjuk, hogy mennyibe kerül az adott tevékenység a vállalat számára. Ezek után világosan kirajzolódik a kép: például, hogy a HR osztály munkaidejének és erőforrásainak 30 százalékát adminisztrációval, 20 százalékát bérügyintézéssel, 30 százalékát munkaerő-felvétellel, 10 százalékát tréningek és képzések szervezésével tölti, és csupán a maradék 10 százalék telik stratégiai HR feladatokkal, úgymint szervezetfejlesztés, teljesítményértékelés, karrier- és utódlástervezés, belső kommunikáció.

Nagyvállalatoknál ma már talán mindenhol belátják, hogy a stratégiai HR jelentősen tudja befolyásolni a vállalat eredményeit, ezért a tíz százalékos ráfordítás ezekre a tevékenységekre vészesen kevés. Ilyen esetben a stratégiai HR tevékenység az, amit „core” tevékenységként határoznak meg, és az egyéb munkaügyi-, bér-, TB adminisztrációt, néha még a munkaerő-felvételt és a képzési tevékenységet is, mint nem stratégiai, hanem operatív tevékenységet besorolják a „non-core” kategóriába, és megtervezik ennek kiszervezését.

Kiszervezés: milyen minőségben?

Azért, hogy a kiszervezés következtében ne romoljon a tevékenység vagy szolgáltatás minősége, célszerű pontosan meghatározni, hogy milyen a jelenlegi tevékenység megítélése házon belül. Erre egy -esetlegesen külsős tanácsadók igénybevételével - kifejlesztett felmérés szolgál. A két felméréssel feltérképezzük mind a HR szakmai oldaláról (pl. jogszabályi megfelelések) mind pedig ügyfél (tehát, a társosztályok) oldaláról a szükséges és létező minőséget.