HVG Extra Business
HVG Extra Business
Értékelje a cikket:
Köszönjük!

Kár lenne temetni az internet hőskorában elterjedt, mára azonban a kis cégek számára felesleges nyűggé vált intranetet. A közösségi intranetek nemcsak olcsóbbak a hagyományos rendszereknél, hanem csapatépítő és munkahelyi hatékonyságot növelő eszközökként is megállják a helyüket.

Lehet, hogy a főnök könnyebben tart rendet az olyan cégnél, ahol naponta lát minden munkatársat, ám az már nem feltétlenül igaz, hogy kisebb, áttekinthetőbb vállalkozásnál könnyebb a munka hatékony megszervezése.

Itt jöhet be a képbe az intranet, amely jóval több, mint a munkahelyi ismerkedést segítő hírlevél – különösen, hogy annak helyét az utóbbi húsz évben átvették a közösségi oldalak. A kis cégeknél ugyanis a Facebookot – és annak üzenetküldő alkalmazását, a Messengert – már az egymás közötti, a munkafolyamatok szervezését érintő kommunikációra is használják az alkalmazottak.

Az ilyen felületek előnyére szolgál, hogy a közösségi oldalakat gyakorlatilag mindenki ismeri, így működtetésüket elsajátítani sem szükséges. Másrészt ezek a hálózatok ingyenesek – ellentétben a hagyományos, nagyvállalati igényekre kialakított intranetes rendszerekkel, amelyeknek már a kiépítése is milliós tétel.

Igazából már csak azoknál a kis- és közepes vállalkozásoknál fontos a hagyományos intranet fenntartása, amelyeknek a működése valamilyen saját számítógépes fejlesztésen alapul – vagyis ahol az intranet magát a rendszert működteti, nem csupán támogatja.

Megújuló megoldások

Mielőtt azonban temetni kezdenénk az intranetet, van egy jó hírünk: az utóbbi években a vállalati működést segítő szoftverek, rendszerek is meg tudtak újulni, méghozzá – sok más szolgáltatáshoz hasonlóan – a közösségi megoldások átvételével.

Természetesen nem csupán a céges Facebookról vagy LinkedInről van szó, bár tény, hogy a közösségi intraneteknek már a kialakításakor is az interaktivitást helyezték előtérbe, szemben a hagyományos, a tartalomra fókuszáló intranettel. Hogy egyszerű példával éljünk: az adott alkalmazásban tárolt tartalomhoz – legyen szó naptárról, dokumentumról vagy bármi másról – a Google Docs fájljaihoz hasonlóan többen is belenyúlhatnak, és az már szinte evidencia, hogy a rendszer felhőalapú, sokszor ingyenes tárhellyel is.

De ami még fontosabb: a közreműködő dolgozók, még ha virtuálisan is, de az arcukat adják ahhoz, amit hozzátesznek a rendszer egészéhez. Például úgy, hogy a saját profiljukon nemcsak az elérhetőségeik látszanak, hanem azok a munkák is, amelyekben részt vesznek, sőt az általuk javasolt megoldások is.

Közösségi intranethálózatok projektmenedzsmenthez

Asana | Tizenöt főig ingyenes az alapszolgáltatás. Ennél nagyobb cégnél, vagy olyan extrákért, mint például az adatok exportálása és az adminisztráció, fejenként és havonta 9,99 dollárt kell fizetni (a személyek száma nem a cég létszámára utal, hanem a menedzselt munkafolyamatban résztvevőkre).

Wrike | A Google, az Adobe vagy a Stanford Egyetem által is használt alkalmazás előnye, hogy pontosan visszakövethető az egyes dolgozók teljesítménye. Az értékelések emellett a felhasználóbarát felületet, illetve az applikáció biztonságosságát is pozitívumként említik. Öt főig ingyenes, fejenként havi 9,8 dolláros díjért pedig már például a hagyományos Office-szolgáltatásokat is integrálja az alkalmazás.

Teamwork Projects | Ezt a platformot kimondottan kisebb cégek számára ajánlják, emellett az egyszerű kezelhetőségét emelik ki. A legkisebb vállalkozások – két projekt esetén – ingyen használhatják, a klasszikus – 50 projekt egyidejű kezelését lehetővé tevő – opció pedig felhasználószámtól függetlenül havi 69 dollárba kerül.

Podio | A szintén kis cégeknek ajánlott alkalmazás nagy hangsúlyt helyez arra, hogy a projekteknél, de akár a munkahelyi kommunikáció során is minél egyszerűbb legyen az interakció. Öt főig az alapszolgáltatás ingyenes, a „Team” verzióban pedig felhasználónként havonta 9 dollárt kérnek.

Amilyen nemes dolognak – más olvasatban valamiféle HR-süketelésnek – tűnhet ez a fajta átláthatóság, a valóságban egészen kézzelfogható módon járulhat hozzá a munkahelyi workflow erősítéséhez. Az ilyen rendszerben a dolgozók közötti versengésnek gyakorlatilag azonnal látszik ugyanis az eredménye.

Erre erősíthetnek rá azok a szoftverek – amilyen például a fent említett Wrike –, amelyek képesek mérni a munkahelyi teljesítményt, és az értékelés az érintettek számára is elérhetővé válik. Egyes alkalmazásoknál éppúgy, mint ahogy azt megszoktuk a közösségi oldalakon: lájkokkal. Egymás és a rendszer pozitív véleménye pedig idővel kedvezőbb pozícióhoz vezethet a munkahelyen – ha nem is azonnali előléptetéshez.

Minden egyben

Igloo | A csapatmunka erősítését célozza a magát digitális munkahelyként definiáló, 2004-ben elindított internetalapú rendszer. A chatfunkció és a személyes profilok is ezt a célt szolgálják – az intranet pedig egyfajta tárgyalóteremmé alakul át. A jelenleg az egyik legnépszerűbb közösségi intranet ára havi 12 dollár/fő.

Bitrix24 | Talán a legismertebb közösségi intranetszolgáltatás, amely egyszerre működik közösségi oldalként és projektmenedzsment-eszközként is. Egymás munkáinak lájkolása éppúgy része, mint a munka megszervezését segítő naptárak, könyvtárak. Tizenkét főig ingyen vehetik igénybe a cégek, újabb tizenkét fő pedig havi 25 dollárért csatlakozhat hozzá. A standard csomag sem megfizethetetlen, havi 99 dollárért korlátlan felhasználó kapcsolódhat a rendszerhez.

Kettős haszon

Urbán László közgazdász az eljárást – vagy inkább annak következményét – a HVG hetilapban megjelent írásában „munkahelyi darwinizmusként” jellemzi, és olyan példákat hoz, amelyekkel már ma is találkozhatunk. Például az Uberét, ahol a rendelés a taxitársaságoktól eltérően nem annál köt ki, aki előbb csap le rá, de még csak nem is a legközelebbi szolgáltatónál, hanem a rendszerben azok a sofőrök kerülnek kedvezőbb pozícióba, akik szívesen vállalnak fuvart keményebb napszakokban, illetve akik jobb értékelést kaptak az előző fuvarok során. De egyes call centerekben is a rendszer értékelése által generált rangsor alapján határozza meg a cég, hogy az ügynökök közül kinél köt ki üzleti lehetőséggel kecsegtető hívás.

Urbán szerint a verseny effajta erősítésének kettős haszna van: minél több munka jut a legjobb dolgozóknak, ők annál jobban járnak, egyben a cég teljesítménye is nő. Ráadásul nemcsak a vezetők szintjén, hanem a képzettséget nem igénylő, alacsonyabb szintű folyamatoknál is, mellesleg olyan munkahelyeken is, ahol a dolgozók nem azonos légtérben végzik a munkájukat. Ez pedig ma már nem csak a multicégek sajátja.

Gyükeri Mercédesz cikke eredetileg a HVG Extra Business 2017/3-as számában jelent meg.

A téli lapszám középpontjában a tudásmegosztás és a mentorálás témája áll. Interjúkkal, portrécikkekkel, szakértői anyagokkal próbáljuk bemutatni az életen át tartó tanulás egyik módját, amely megkülönböztethető képességeket kölcsönözhet nekünk. Arról is szót ejtünk, hogy a tudásmegosztás és a mentorálás a minőségi emberi kapcsolatok kialakításában is rendkívüli jelentőséggel bír.

Keresse a magazint az újságárusoknál, vagy rendelje meg kedvezménnyel! Ha pedig érdeklik a gazdasági, üzleti témák, lájkolja a HVG Extra Business Facebook-oldalát!

Érdekesnek találta cikkünket?
Legyen HVG pártoló tag!

A HVG Pártoló Tagság programja az első olyan kezdeményezés, aminek keretében az olvasóink közelebb kerülhetnek szerkesztőségünkhöz és támogatásukkal segíthetik, hogy újságírói munkánkat továbbra is az eddig megszokott magas színvonalon végezhessük. Tagjainknak heti exkluzív hírlevelet küldünk, rendezvényeket kínálunk, a könyveinkre és egyéb termékeinkre pedig komoly kedvezményt adunk. Támogatóként már heti egy kávé árával is hozzájárulhat a minőségi újságíráshoz! „Amikor annyira eluralkodik a mindennapi életünkön a virtualitás, üdítő igazi emberi kapcsolatokat építeni.”
K. Erna – Pártoló tag


„Régóta olvasom a HVG-t és cikkei között mindennap találok érdekfeszítőt!”
H. Szabolcs - Támogató
Csatlakozzon programunkhoz, támogassa munkánkat egyszeri hozzájárulással vagy fizessen elő a hetilapra!
A HVG Pártoló Tagság programja az első olyan kezdeményezés, aminek keretében az olvasóink közelebb kerülhetnek szerkesztőségünkhöz, és támogatásukkal segíthetik, hogy újságírói munkánkat továbbra is az eddig megszokott magas színvonalon végezhessük. Támogatóként már heti egy kávé árával is hozzájárulhat a minőségi újságíráshoz! Csatlakozzon programunkhoz, támogassa munkánkat egyszeri hozzájárulással vagy fizessen elő a hetilapra!