Sok időt és pénzt takaríthatnak meg azok a vállalkozások, amelyek a hagyományos papíralapú számlázásról az elektronikusra térnek át. Erre egy májusi kormányrendelet ad lehetőséget. A e-számlák terjedése mostantól szinte csak az ügyfelek fogadóképességén múlik - állítják a szakértők.

"A számlák kézbesítésének ideje percekre rövidül, szemben az offline postai kézbesítés 2-3 napos időigényével" - mondta a Hálónak Hajdu András, a diszkont légitársaságot működtető Wizz Air Hungary Kft. pénzügyi és informatikai vezérigazgató-helyettese. A társaság - Magyarországon elsőként - május elejétől fogad elektronikus számlákat, és terveik szerint a megoldás végleges kialakítása és átfogó tesztelése után saját e-számlák kibocsátására is képesek lesznek. Az e-számlák előnye, hogy elektronikus kézbesítésük nem helyhez kötött, és feleslegessé teszik a hagyományos számlák kinyomtatásához évente szükséges akár több tonna papír és festékpatron felhasználását is.

Működési szempontból az elektronikus számlázás egyébként nem sokban tér el a hagyományostól: egyedül a kézbesítés módja és a hitelesítés különbözik. "Egy kis cégnél ezt úgy kell elképzelni, hogy a számlázást végző munkatárs a »nyomtatás« helyett az »e-mail küldése« gombot nyomja meg" - mondja Hajdu, hozzátéve, náluk az egész folyamat automatizált, így gombnyomásra sincs szükség. Az e-számlákat elektronikus úton lehet archiválni is: egy DVD-lemezen több mint 61 ezer számla tárolható, ezek egyébként kinyomtatva egy 15 méter magas papírhalmot alkotnának.

A diszkont légitársaság e-számláinak hitelesítéséhez szükséges rendszer kiépítését a NetLock Hálózatbiztonsági és Informatikai Szolgáltató Kft. végzi. A számlák hitelességét a rajtuk elhelyezett elektronikus aláírás biztosítja, míg a kiállítás időpontját az elektronikus időbélyegzőben szereplő dátum igazolja. "Az időbélyeg technikai alapja az elektronikus aláíráséhoz hasonló, de azzal ellentétben nem személyt azonosít, hanem az adott dokumentum létezését bizonyítja az időbélyegzés időpontjában" - mondja Nagy Zsolt, a NetLock tanácsadója.

Kézbesítéskor az elektronikus számlát e-mailben fogadók az egyik lehetséges megoldás alapján három csatolt fájlt kapnak: az egyik maga a számla, pdf formátumban, a másik az elektronikus aláírás, a harmadik pedig az időbélyegzés. Az elektronikus aláírás és időbélyeg kezeléséhez általában speciális szoftver szükséges, melyet a NetLock-hoz hasonló profilú öt hazai hitelesítésszolgáltatótól, vagy szoftverfejlesztő cégektől is be lehet szerezni. Ennek ára 10 ezer forintnál kezdődik, de az elektronikus számlázást bevezető cégeknek ezenkívül még az elektronikus aláírás elkészítéséhez szükséges tanúsítványt is meg kell szerezniük, amelynek ára a hitelesítendő számlák értékétől függően évente 4 és 70 ezer forint között lehet. Az időbélyeghez való hozzáférés ezenfelül további 15-130 ezer forintos egyszeri költséget jelent, az igényelt időbélyegzők számától függően. A Wizz Airnél az elektronikus feldolgozással az archiválás számlánként és évente nyolc forinttal válik olcsóbbá, összességében pedig a társaság 60-100 millió forintot takaríthat meg évente az e-számlázás bevezetésével.

Az elektronikus számlázást a Pénzügyminisztérium május 1-jén hatályba lépett rendelete teszi lehetővé, mely szerint az e-számlák legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott adat formájában vagy elektronikus adatcsererendszer alkalmazásával létrehozott adatként bocsáthatók ki. Az elektronikusan kiadott és archivált számlák ellenőrzésére az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal (APEH) is képes. Kovács Ferenc tanácsos szerint az adóhatóság támogatta a szabályozás elkészülését, mert az e-számlák az APEH ellenőrzéseit is gyorsabbá és könnyebbé tehetik, főképp a sok számlát kibocsátó adózók esetében.

Várhatóan még az idén megoldódhat a jelenleg papíron lévő számlák - általában szkenneléssel történő - elektronikus adattá való átalakításának szabályozása is, ami a hiteles elektronikus bizonylatmegőrzés elterjedésének egyik kulcsa lehet. A szakemberek szerint rengeteg vállalat már ma sem nyomtatja ki saját bizonylati példányát, amelyre a számviteli törvény lehetőséget ad ugyan, de csak akkor, ha a számlákat elektronikus aláírással és időbélyegzővel is ellátva őrzik elektronikus formában. "Ezt nem sokan nem teszik meg, így az őrzött bizonylatuk nem felel meg a törvény előírásainak" - állítja Nagy, hozzátéve, hogy az APEH hasonló esetekben akár meg is bírságolhatja a bizonylat kibocsátóját. "A közeljövőben először a már meglévő számlázási rendszerek fognak kiegészülni az elektronikus aláírási és időbélyegzési funkcióval. Így az ügyfelek továbbra is papíralapú számlákat fognak ugyan kapni, de a kötelezően megőrzendő példányokat már kizárólag hiteles elektronikus formában tárolják majd a kibocsátók."

"Pár éven belül senkinek sem jelent majd újdonságot az elektronikus számlázás mindennapi alkalmazása" - véli Hajdu, aki szerint a legnagyobb hazai cégek pusztán anyagi megfontolás miatt is a következő fél, illetve egy évben bevezethetik az elektronikus számlázást. Nagy szerint szerepet játszhat az e-számlázás terjedésében az is, hogy egyre több más típusú adminisztrációs ügyet is el lehet intézni elektronikus úton, hiszen az ez irányú jogalkotás a közelmúltban jelentős lendületet vett.

FINCZICZKI BÉLA

Érdekesnek találta cikkünket?
Legyen HVG pártoló tag!

A HVG Pártoló Tagság programja az első olyan kezdeményezés, aminek keretében az olvasóink közelebb kerülhetnek szerkesztőségünkhöz és támogatásukkal segíthetik, hogy újságírói munkánkat továbbra is az eddig megszokott magas színvonalon végezhessük. Tagjainknak heti exkluzív hírlevelet küldünk, rendezvényeket kínálunk, a könyveinkre és egyéb termékeinkre pedig komoly kedvezményt adunk. Támogatóként már heti egy kávé árával is hozzájárulhat a minőségi újságíráshoz! „Amikor annyira eluralkodik a mindennapi életünkön a virtualitás, üdítő igazi emberi kapcsolatokat építeni.”
K. Erna – Pártoló tag


„Régóta olvasom a HVG-t és cikkei között mindennap találok érdekfeszítőt!”
H. Szabolcs - Támogató
Csatlakozzon programunkhoz, támogassa munkánkat egyszeri hozzájárulással vagy fizessen elő a hetilapra!
A HVG Pártoló Tagság programja az első olyan kezdeményezés, aminek keretében az olvasóink közelebb kerülhetnek szerkesztőségünkhöz, és támogatásukkal segíthetik, hogy újságírói munkánkat továbbra is az eddig megszokott magas színvonalon végezhessük. Támogatóként már heti egy kávé árával is hozzájárulhat a minőségi újságíráshoz! Csatlakozzon programunkhoz, támogassa munkánkat egyszeri hozzájárulással vagy fizessen elő a hetilapra!
Hosszú Katinka: Két éve halálkozeli élmény volt a vb

Hosszú Katinka: Két éve halálkozeli élmény volt a vb

Megkérték a sárga mellényeseket, hogy inkább ne tüntessenek

Megkérték a sárga mellényeseket, hogy inkább ne tüntessenek

Legalizálta az abortuszt az ír parlament

Legalizálta az abortuszt az ír parlament

Horror szervizköltségek, az 5 millió forintos olajcsere csak a belépőszint

Horror szervizköltségek, az 5 millió forintos olajcsere csak a belépőszint

Ki fognak borulni a rajongók a Trónok harca végén

Ki fognak borulni a rajongók a Trónok harca végén

Egyre több helyen lesznek tüntetések az országban a túlóratörvény ellen

Egyre több helyen lesznek tüntetések az országban a túlóratörvény ellen