A hatékony önéletrajz megírására számos útmutató létezik. Ezek tüzetesen elemezik, hogy melyik a jó struktúra, mi az, amivel fel lehet kelteni az érdeklődést, hogyan lehet elnyerni a pályázatot értékelők jóindulatát, melyek a kulcsszavak, amelyek arra késztetik a HR-eseket, hogy a „megfelelt” feliratú kosárba tegyék az anyagunkat. Ugyanakkor elég kevés szó esik arról, hogy mivel lehet elrontani egy CV-t . Pedig vannak típushibák, amelyekre ráadásul az értékelők érzékenyebbek, hiszen maguk is megtanulták ezeket. És aztán ekképpen kommentálják a szomszéd íróasztalnál ülő kollégájuknak az esetet: „Na, ez madár is azt írja, hogy szupermenedzser volt egészen a kirúgásáig. És még el is várja, hogy becumizzam!” És ekkor ugye az önéletrajzunk, meg a magunk sorsa azon a munkahelyen már el is dőlt. Így aztán saját, jól felfogott érdekünkből tartózkodni kell az ostobaságok leírásától és az ostoba megoldások használatától.
1. Értelmetlen rövidítések
Van, aki úgy érzi, hogy különböző titokzatos rövidítéseket használva bennfentesebbnek tűnik, vagy okosabbnak. Valójában vannak széles körben elfogadott rövidítések, s vannak olyanok, amelyek csak a szűkebb szakmához tartozók előtt ismertek. Aztán vannak angol szakmai-, beosztást jelző- vagy a végzettségre utaló rövidítések, amelyek szintén nem ismertek mindenki előtt. Ezért a rövidítésekkel csínján kell bánni. A CV-ket (lám egy rövidítés, amelyet talán a legtöbben ismernek, mégis lehet, hogy hasznosabb volna önéletrajzot írni) feldolgozó HR-esek (még egy ismert, s mással elég nehezen pótolható rövidítés) nem biztos, hogy ismerik ezeket. Aki például így határozza meg magát: BI-specialist CMC, – nem sok jóra számíthat mert nem fognak utána bogarászni, hogy mit is akart közölni, pedig az önéletrajzban nem várják el névjegy tömörségét, s nyugodtan írhatta volna, hogy: üzleti intelligencia szakértő, bejegyzett menedzsment tanácsadó. Ha feltétlenül szükséges a használata, akkor a rövidítést a lehetőleg magyarul kiírt teljes kifejezés után zárójelbe téve kell közölni. Például: ügyfélkapcsolati menedzsment (CRM) tanácsadó.
2. Szuperlatívuszok
Az egyik legnagyobb ostobaság a szuperlatívuszok, a felsőfokú jelzők használata. Ezzel ugyanis elvész a viszonyítás lehetősége, a kijelentések erősségének skálázhatósága, s kérdésessé válik az önéletrajz írójának szavahihetősége vagy kompetenciája. Arról nem is beszélve, hogy az öndicséret büdös. Azaz hasonlókat papírra vetni egyenlő a biztos bukással: Nagyszerű munkát végeztem, mint vezető. De ez sem jobb: A legjobb mérnök voltam az osztályon. Ez meg egyszerre rettenetes és szánalmas: Olyan kiváló teljesítményt nyújtottam, hogy azt a főnökeim is kénytelenek voltak elismerni.
Jobb a tényeknél maradni, s ilyesmiket írni: Az év tanácsadója 2002-ben. A legtöbbet fejlődő értékesítési megbízott 2001-ben. Vezető tervezői előléptetés hat hónapon belül.
3. Szóismétlések
Az önéletrajz írásakor érdemes magunkat egy pillanatra beleélni azok helyébe, akik majd olvasni fogják. Nyilván nem a mi opusunk lesz az egyetlen, amelyet kézbe vesznek, ráadásul az első olvasáskor nem is lesz idejük elmélyedni benne, hacsak nem találják elég érdekesnek vagy figyelemfelkeltőnek. Ezért az egyik főbűn, ha a CV unalmas. Unalmassá pedig akkor tehető legkönnyebben egy ilyen dokumentum, ha monoton, sok benne a szóismétlés, s az egyes időszakok alig különböztethetők meg egymástól, hiszen ezt lehet olvasni: felelős ezért vagy azért, megtervezte ezt vagy azt, de ezeket aztán jó párszor. Ha nem megy máshogy, akkor érdemes a szinonima szótárhoz fordulni.
4. Ne légy túl kreatív
Habár az unalom gyilkos dolog, a túlzott szabadosság vagy „kreativitás” még ezen is túltesz. Az önéletrajzoknak összehasonlíthatóaknak kell lenniük, ezért is várják el, hogy bizonyos formai követelményeknek megfeleljenek, hogy strukturáltan tartalmazzák az információkat, s ne locsogás legyen bennük, hanem tények. Az sem vezet semmi jóra, ha valaki modoros. Ha egy HR-es ezt a mondatot olvassa, alighanem riasztónak, s nem kreatívnak találja majd: „Cégünk teendői olyannyira elbokrosodtak, hogy működési paradigmát váltottunk, amelynek életre lehelésében katalitikus szerepet játsztam.” És tartózkodni kell az önéletrajz kidekorálásától is. A virágok, pillangók fenyőfák, sőt az előre gyártott klipek, de még a folyamatábrák is teljesen idegenek ettől a műfajtól.
5. Túl hosszú mondatok
A hagyományosan, folyószövegben leírt önéletrajzok – bár manapság egyre ritkábban kérnek vagy fogadnak el ilyet –, az úgynevezett motivációs levelek, vagy kísérőlevelek esetében ál fenn a túlságosan bonyolult fogalmazás veszélye. Ennek legfőbb oka, hogy sokan egyetlen mondatban akarják kifejezni mondanivalójuk egy pontjához tartozó minden gondolatukat. Azaz a bekezdés szerepét összetévesztik a mondatéval. Ekkor aztán olyan tengerikígyók születnek, olyan vonatkoztatásokkal, hogy ember legyen a talpán, aki kibogozza, hogy melyik állítás mire vonatkozik, s tulajdonképpen mi is a tartalma. Az imént befejezett mondat már az elfogadható hosszúság felső határánál járt. Nem a hosszú mondatok a jók, hanem a tartalmilag pontosak. A rövid mondatok egyértelműséget, határozottságot, célszerűséget, tudatosságot jeleznek, s pergővé teszik a szöveget. A hosszú mondatok legtöbbször bonyolultságot, megfoghatatlanságot, bizonytalanságot, a felelősségvállalás előli kitérést, okoskodást sugallnak. A szöveg pedig hömpölygővé és unalmassá válik, amelyet majd úgy fognak olvasni, pontosabban átfutni, hogy egyes – talán a legfontosabb – részletek felett átsiklanak. Jobb rövidnek maradni. Ilyenkor az ember kevésbé érez késztetést arra, hogy személyes motívumokkal is fűszerezze mondanivalóját, ami szintén rossz hatást válthat ki.