Az angol Virtual Assistant (VA) kifejezés magyar megfelelője: távasszisztens, vagy virtuális titkárnő. Ebben a munkakörben általában magas szinten képzett (titkársági, irodavezetői gyakorlattal rendelkező) szakemberek távoli helyről, szatellit irodából, esetleg otthonunkban kialakított irodából irányítva végeznek munkát, nem ritkán régiós, vagy akár kontinensnyi távolságból szolgálva ki ügyfeleiket.
A távasszisztensi feladatokat – mint bármilyen távmunkát -, akár munkaviszony keretei között, akár vállalkozóként is lehet végezni. Ritkábban fordul elő, hogy egy hivatal, vállalat, intézmény vagy cég székhelyétől, telephelyétől távol eső helyen keres alkalmazottat a titkársági, és a back office feladatok ellátására.
A virtuális asszisztensek általában vállalkozóként, több vállalkozó, vállalat részére végeznek szolgáltatásokat. Ügyfeleik többnyire olyan mikro, és kis vállalkozások, melyeknek nem éri meg, vagy jelentős anyagi terhet jelent a külön iroda, és a külön irodai személyzet fenntartása.
A virtuális asszisztensek hasonló munkát végeznek, mint a hagyományos munkahelyen, hagyományos körülmények között dolgozó kollégáik: Kapcsolatot tartanak az üzleti partnerekkel, ügyfelekkel, intézik a levelezést, kezelik az érkező, és a kimenő postát. Telefonon felvilágosítást adnak (akár több nyelven is,) találkozókat, esetleg rendezvényeket szerveznek, elektronikus kiadványokat, prezentációkat, üzleti leveleket készítenek, vagy készítenek elő.
A virtuális asszisztensek telefonon és e-mailben folyamatosan tartják a kapcsolatot megbízóikkal, tájékoztatják őket az eseményekről, rendkívüli történésekről. Napjainkban az IRC, VOIP, vagy VPN technológián alapuló megoldások minimalizálhatják a kommunikáció költségeit.
Virtuális asszisztensek segítségével a kisebb cégek vezetői tehát az idejüket, és energiájukat olyan ügyek intézésére fordíthatják, ahol személyes jelenlétük elengedhetetlen. Elképzelhető a virtuális asszisztencia keretében nyújtott exkluzív szolgáltatásként az is, hogy a távasszisztens olyan irodahelyiséget bérel, ahol a megbízók igényes körülmények között, teljes körű, professzionális kiszolgálással bonyolíthatják le üzleti megbeszéléseiket is. E megoldásnak az a lényege, hogy az irodabérletért alkalmanként a tényleges használatnak megfelelő időtartamra kell megfizetniük az iroda bérleti díját. A helyiség kihasználtsága, az üzemeltetés maximális hatékonysága a távasszisztens érdeke, és felelőssége.
Nyugat-Európában ez a tevékenység elismert, jövedelmező, és nagy megbecsültségnek örvend. Magyarországon jelenleg még nem találtak minden esetben egymásra a szolgáltatásokat nyújtó távasszisztensek, és a fizetőképes keresletet támasztó vállalkozások annak ellenére, hogy a megoldás alkalmazása komoly üzleti lehetőséget rejt magában.
A távoli helyről történő munkakapcsolat alapvetően bizalmi kérdés. Ennek Magyarországon még nincsen kialakult hagyománya, kultúrája. Sok esetben az elszámolási viták gátolják a munkavégzésnek, munkaszervezésnek, és együttműködésnek ezt a formáját.
Külföldi példák azt mutatják, hogy a vállalkozók elfogadják a megbízottak óradíj alapú elszámolását, a felmerülő költségekről nem kérnek tételes elszámolást, azt általában nagyjából a bruttó munkadíj 15 -20 százalékában határozzák meg.
Magyarországon legtöbbször a teljesítmény alapú elszámolást alkalmazzák a megbízók, azonban az egységes normarendszer alkalmazásának hiánya, gyakorta túlzott elvárásokat eredményez a távasszisztenciát szolgáltatókkal szemben. El kell ismerni azonban, hogy számos alkalommal a virtuális asszisztens felkészültsége, tudása, az irodai tapasztalat hiánya okoz feszültséget a szolgáltatás megrendelőjével. Érdemes tehát az együttműködés során részletesen meghatározni a szolgáltatás tartalmát, az elvárásokat, a munkavégzés költségeinek elosztását, és meghatározni az elvégzett munka vagy szolgáltatás garantált ellenértékét.
Pályakezdőként, munkatapasztalat nélkül tehát nem érdemes ilyen vállalkozásba fogni. Akinek azonban megfelelő a felkészültsége, vannak irodai ismeretei, annak jó esélyei lehetnek a virtuális asszisztencia területén.
Déri Tamás