| Projektmenedzsment |
| Megrendelem a könyvet, kedvezményes áron. |
A találkozó eredményességének kulcsa a figyelmesség © sxc.hu |
1. Küldjünk meghívót a teamtagoknak, melyben megadjuk a találkozó célját, a tervezett kezdési és befejezési időpontot és a helyszínt. Mindenkit előre értesítsünk arról, hogy kik lesznek a résztvevők.
2. Küldjük el a napirendet is, amelyben ismertetjük a találkozó célját és a fontosabb megbeszélendő kérdéseket. Határozzunk meg egy időkeretet és vezetőt minden napirendi ponthoz. Ezeket a lehető legkonkrétabban adjuk meg, és írjunk hozzájuk célt is, hogy a résztvevők tisztában legyenek a megbeszélés tárgyával. Például a következő napirendi pont: „Cél: megegyezni a laptop teljesítményének követelményeiben” sokkal világosabb, mint az, hogy „laptopok”. Egy jól megtervezett napirend alapján az emberek jobban fel tudnak készülni.
A találkozó alatt
1. Kezdjük időben a találkozót és jutalmazzuk a pontosságot.
2. Ismételjük át a megbeszélés menetét. Szükség esetén fektessünk le néhány alapszabályt és határozzuk meg a döntéshozás formáját (konszenzus, szavazás vagy autokratikus döntés).
3. Legyen egy jegyzőkönyvvezető, aki rögzíti a döntéseket és a kulcspontokat, amelyek a döntéshez vezettek. Ennek alapján készül majd el a találkozó jegyzőkönyve. A jegyzőkönyv nem a találkozó történéseit írja le, hanem a döntéseket és ezek okát.
4. Használjuk a napirendet a találkozók szerkezetének kialakításához. Ha egy téma túl nagy ahhoz, hogy a tervezett időn belül meg lehetne oldani, vagy ha az egész csoport nem feltétlenül szükséges a megoldáshoz, dolgozzunk ki egy tevékenységi tervet, és kezeljük a kérdést a találkozón kívül.
5. Vezessük a megbeszélendő kérdéseket eredményre. Foglaljuk össze a hozzászólásokat, és késztessük a csoportot döntéshozásra.
6. A megbeszélés alatt egy moderátornak szabályozni kell a hozzászólásokat. Ha a közös megegyezés a cél, a találkozó vezetőjének vagy moderátorának elő kell segítenie az egyenlő részvételt.
A találkozó befejezése
1. Foglaljuk össze a találkozót a döntések és a tevékenységek áttekintésével.
2. Hirdessük ki a következő találkozó időpontját.
3. Zárásként röviden értékeljük a találkozó folyamatát. Egy egyszerű és gyors módszer: a plusz–delta. Rajzoljunk egy táblázatot a következő címszavakkal:
+ (pozitív) vagy X (változás). Kérje meg a találkozó résztvevőit, hogy készítsenek két listát: mi az, ami jól működött a találkozón (pluszok) és mi az, amin változtatni szeretnének (delták).
4. Zárjuk időben a találkozót vagy kérjük a csoport engedélyét a későbbi befejezéshez.
A találkozó után
Küldjük szét a találkozó jegyzőkönyvét. Minél hamarabb készül el a jegyzőkönyv, annál valószínűbb, hogy a csapattagok elolvassák és válaszolnak rá.
A fenti irányelvek követésével kimutatjuk a csoport iránt tiszteletünket azzal, hogy a lehető legeredményesebbé tesszük a találkozókat.