Privát e-mailek kezelése a munkahelyen

A magánlevelezés kockázatos is lehet © sxc.hu

A munkavállaló a munkájával kapcsolatos e-mail levelezéseit a munkaszerződésben rögzített kötelezettségei keretei közt intézi. A munkaadónak itt, mint minden más egyéb munkahelyi levelezés esetén, betekintési joga van az elküldött és fogadott e-mailekbe. Ha a dolgozó szabadságon van, kérheti vagy utasíthatja a munkaadót, hogy egy másik munkatárs a távollét ideje alatt hozzáférjen a távollévő kolléga beérkező üzeneteihez – vagy közvetlen hozzáféréssel a postafiókhoz, illetve az elektronikus levelezés egy céges címre történő átirányításával. A privát e-mailekre a munkahelyen mindenekelőtt ugyanaz érvényes mint a magánjellegű telefonbeszélgetésekre: alapvetően nem engedélyezett, kivéve, ha a munkaadó ezt külön kijelenti. Problémát okozhat, ha az egyik kolléga távollétében a beérkező üzeneteket megnyitják és elolvassák. Az üzleti és magán e-mailek között sokszor nem könnyű különbséget tenni, mivel az üzenetküldő felismerése és a tárgy nem mindig teszi egyértelművé, hogy miről is van szó az e-mailben.

Üzleti e-maileket az ügyintéző a címzett beleegyezése nélkül is megnyithatja. Ha mégis sor kerül privát levelek megnyitására, az egyben a levéltitok megsértését jelenti, méghozzá akkor is, ha a magánjellegű e-mailhasználatot a munkaadó nem egedélyezte. Azonban nem várható el a munkaadótól, hogy csak „kérésre” szerezzen tudomást a munkahelyi címekre érkező levelekről. Végtére is érdekelt abban, hogy üzleti titkok ne kerüljenek illetéktelen személyek kezébe, és hogy a céges számítástechnikai rendszert ne terhelje felesleges levelezés, s persze a felesleges költségekkel járó haszontalan e-mail forgalmat is szeretné elkerülni.

Az ilyen jellegű érdekellentétek megoldására több lehetőség van. A munkaszerződésben leírt kötelezettségek tisztázásához a munkaadónak lehetősége van arra, hogy munkahelyi utasításban, üzemi megállapodásban vagy egyéni szerződéses szabályozásban  letiltsa a magánlevelezést (és a privát telefonbeszélgetést egyaránt) a munkaidő alatt és a munkaszerződésben rögzített kötelességek gyakorlása közben.

Ez ugyan még mindig nem jelenti azt, hogy a privát elektronikus levelezést a munkaadó bármikor megnyithatja és elolvashatja. De megvan rá a lehetősége, hogy a belső szabályozás megszegése esetén a munkavállalót megrója vagy ismételt szabálysértés esetén akár fel is mondjon neki. A munkaadó például úgy is szabályozhatja a a munkahelyi magánlevelezést, hogy kiköti egy magán és egy üzleti e-mail cím használatát. Egy harmadik megoldás lehet, hogy a munkavállalónak a magánlevelezését egy almappában, külön erre a célra létrehozott helyen kell elmentenie, és minden oda elküldött üzenetről köteles másolatot tartani. Ennél a megoldásnál a munkaadónak kötelessége külön felhívni a munkavállaló figyelmét arra, hogy a magánlevelezést a minimumra kell korlátozni, térítésköteles oldalak látogatása nem megengedett és büntetendő tartalmú levelek (mint pl. gyerekpornográfia) fogadása és küldése ugyancsak tilos.

Végül a munkaadó utalhat arra is, hogy a magánlevelezés ugyan nem kerül megnyitásra, de ennek költsége összesíthető. Ha nincs megfelelő megállapodás az internet használatáról és a privát levelek kezeléséről, ezek túlzott használata esetén a munkaadó élhet felmondási jogával.

A munkaadónak alapvetően először írásbeli figyelmeztetésben kell részesítenie a munkavállaló megengedhetetlen magatartását és egyértelműen a tudomására kell hoznia, hogy az ilyesfajta tevékenységét nem tolerálja és ez akár az alkalmazott állásába is kerülhet.