Ma már számos, olykor kézenfekvő és nem is különösebben drága megoldás létezik, amelynek segítségével a korábbinak a töredékére csökkenthető a papírhasználat. Szakértők a következő ötleteket tartják megfontolandónak:
Szkenneljünk be, majd dobjunk ki minden papírt (még a kis jegyzetpapírokat is). Kisebb mennyiségnél ebben okostelefonos alkalmazások segítenek, nagyobb dokumentumokat pedig automata beolvasásra is alkalmas asztali lapolvasóval lehet digitalizálni.
Konvertáljunk minden digitalizált szöveges dokumentumot pdf formátumba, hogy aztán egy karakterfelismerő programon (OCR) átfuttatva ugyanúgy kereshetővé váljanak, mint a számítógépen készült egyéb anyagok. A pdf-ben tárolt fájlokat könnyű átolvasni képernyőn vagy e-könyv-olvasón.
Minden beszkennelt fájlt gondosan el kell nevezni, és átlátható rendszerbe tenni, hogy később is könnyen visszakereshető legyen.
A fájlokat tároljuk felhőben, és osszuk meg a munkatársak (családtagok) között, hogy minél kevesebb dokumentumot kelljen kinyomtatva szállítgatni.
Aminek csak lehet, használjuk a digitális megfelelőjét. Például számlatömb helyett elektronikus számlázószoftvert, papír naptár helyett webes kalendáriumot, illetve online feladat- és találkozószervezőt, iratgyűjtők helyett megosztott hálózati tárhelyet.
Amit lehet, kérjük elektronikus formátumban: ügyfelektől dokumentumokat és szerződéseket, szolgáltatóktól és bankoktól számlakivonatokat, újság-előfizetést digitális változatban.
A nyomtatókat és a fénymásolókat minél távolabb helyezzük el az íróasztaloktól.
Jegyzeteljünk elektronikusan! Számtalan okostelefonos szoftver segítségével lehet a szövegbe fényképeket, hangfelvételeket, kézzel írt és digitálisan értelmezett jegyzeteket, illetve az internetről elmentett anyagokat beszúrni. Az utóbbi években több gyártó – nem épp olcsó, 150 ezer forint felett induló – táblagépe szemkímélő elektronikus papíron kínálja ugyanezt, egyebek mellett gyors szövegkiemeléssel, érintőceruzával, profi rajzolási képességekkel, fájlkezelő rendszerrel kiegészítve.
