Ki ne hallotta volna már a sóhajt:

„Húzzunk el az irodából pár napra valami kis csapatépítő bulira!”

Az ezt követő lépések kiszámíthatók: szállást foglalunk a kedvenc wellness szállodánkban, felfogadjuk azt a vicces tanácsadót, aki mindenféle szabadtéri játékokat szokott szervezni, és kiküldjük az értesítőt a csapat tagjainak.

Ez egy kicsit cinikusan hangzik, de nem véletlenül. Mert ahhoz, hogy egy csapatépítő elvonulás eredményes legyen, a zavartalan környezet és néhány csapatépítő játék nem elég. Ahhoz, hogy jól sikerüljön, az elvonulást alaposan meg kell tervezni.

1. Tisztázzuk az okokat!

Írjunk listát az okokról, amelyek miatt meg akarunk szervezni egy elvonulást! Ha megoldható, vonjuk be a csapattagokat is! Íme néhány kiindulópont:

- Vannak-e problémák a csapatban?

- Vannak-e új tagok a csapatban?

- Lemaradásban vagyunk-e a projekttel?

- Van-e konfliktus az egyes tagok között?

- A felsővezetés elégedett-e a csapat munkájával?

- Volt-e az elmúlt egy évben olyan megbeszélés, ahol a tagok személyesen találkoztak egymással?

2. Mérjük fel az igényeket!

Az ilyesfajta adatgyűjtés célja, hogy mélységeiben is feltárjuk az okokat, pontosítsuk, és bővítsük a listát. Íme, néhány lehetőség:

- Megbeszélhetjük a témát az egyik szokásos megbeszélésen is.

- Kiküldhetünk a tagoknak egy kérdőívet, amelyben névtelenül elmondhatják véleményüket és észrevételeiket a csapat hatékonyságáról.

- Felkérhetünk egy HR-es kollégát, hogy beszélgessen el a csapattagokkal, és tudja meg, mi a véleményük a csapat működéséről, mennyiben tartják eredményesnek a közös munkát, és szerintük hogyan lehetne javítani a csapat teljesítményén!

Majd ezen adatok birtokában próbáljuk meghatározni a tervezett csapatépítő elvonulás célkitűzéseit!

3. Fogalmazzuk meg a célokat!

Az igények felmérése után - a kiindulópontként használt listából - már össze tudjuk állítani a csapatépítő elvonulástól várt eredmények listáját. Azáltal, hogy leszűkítjük a megoldandó feladatok körét, egyértelművé tesszük a csapatépítő tréning célját és irányát.

4. A csapatépítő elvonulás legyen gyakorlatias és aktuális!

Nem baj, ha jól is érezzük magunkat, de arra azért figyeljünk, hogy azokon a feladatokon legyen a hangsúly, amelyek előreviszik a csapatot! Találjuk meg az egészséges egyensúlyt a szórakozás és az eredményes munka között! Általános szabályként kössük ki, hogy az időnk 60–75%-át a kitűzött célok elérését szolgáló munkával töltjük, míg a fennmaradó időben jöhetnek a könnyedebb programok!

5. Készítsünk programtervet (de ne rugalmatlan menetrendet)!

Kitűztük a célokat, tudjuk, milyen eredmény felé szeretnénk terelni a programot, de azért ne hagyjuk figyelmen kívül a csapat energiáját sem! Más szóval, ha akad olyan téma vagy feladat, ami kimondottan felvillanyozza a csapatot, hagyjuk, hadd csinálják, amíg a beszélgetés a cél felé visz! Ne aggódjunk, hogy kifutunk az időből, mielőtt minden, előre eltervezett témával foglalkoztunk volna!

6. Ne feledkezzünk meg az utókövetésről sem!

Egy csapatépítő elvonulást nem egyetlen, különálló eseménynek, hanem sokkal inkább a csapatfejlesztési folyamat részének kell tekintenünk. Következésképpen fontos, hogy a csapatépítő elvonulás végén még legyen idő megbeszélni a következőket:

- Eredmények: mit sikerült teljesíteni?

- Következő lépések: mit kell csinálni ezután?

- Utókövetés: hogyan valósítsuk meg a terveket?

- Megbízatások: ki a felelős az egyes feladatokért?

- Értékelés: sikeres volt-e a csapatépítés?

7. Olyan helyszínt válasszunk, amely segíti a célok elérését!

A csapatépítő tréning helyszíne - bár nagyban hozzájárulhat a célok eléréséhez - el is vonhatja a figyelmet. Ha egyik célja az, hogy a csapattagok kreatív megoldásokat találjanak valamely problémára, ne ültessük be őket egy sivár szálloda sivár konferenciatermébe! Egy adott helyszín fizikai és szellemi aspektusai összefüggnek. A kreativitást, a bátrabb kockázatvállalást és a nyugodt hangulatú problémamegoldást elősegíti, ha kényelmesek és mozgathatók a székek, sok a fény (lehetőleg természetes), mindig van valami egészséges vagy szokatlan enni- és innivaló, esetleg kisebb játékszerek és más, kézbe fogható tárgyak vannak körülöttünk.

A fenti cikk A tökéletes megbeszélés című könyv szerkesztett részlete.

Minden szervezet életében az egyik legmeghatározóbb élmény a megbeszélés. Sok múlik az előkészítésen, a levezetésen, a lezáráson és az utókövetésen. A tökéletes megbeszélés szerzői többéves tapasztalataik alapján a legjobb módszereket gyűjtötték össze. A könyvet itt rendelheti meg kedvezménnyel.