A cégautó a természetbeni juttatásnak minősül, ami után a cég köteles megfizetni a cégautó-adót, ennek SZJA összege az autó értékétől függően 6 – 112 ezer forint, amelyhez hozzáadódik még az eho és a munkaadói járulék. Ez egy 3,5 millió forint értékű autó esetében havi 32 ezer forintot jelent. Mint azt Barazsy Ákos, a Roadrecord.hu ügyvezetője a hvg.hu-nak elmondta: adófizetés helyett célszerű a vállalkozásnak útnyilvántartást vezetnie, ami 75 százalékkal kisebb kiadást jelent havonta. Aki megfizeti a magánutak üzemanyagköltségét és a magánfelhasználásra futott kilométerenkénti 9 forint karbantartási költséget, korlátozás nélkül használhatja a cégautót magáncélra úgy, hogy nem kell cégautó-adót fizetnie. Egy 2005-ös törvényben a jogalkotó azt is megfogalmazta, hogy a cégautó használata során mi minősül személyes használatnak.

Az útnyilvántartó programok mellett szól az is, hogy használatukkal sokkal jobban nyomon követhető az alkalmazottak "kocsikázása", míg a cégautó-adó esetében ez kevésbé ellenőrizhető. Ráadásul a céges gépjárműveket költséghatékonyabban lehet használni, ha a szoftverekhez tartozó térképek új útvonalakat kínálnak a sofőr számára, figyelmeztetnek a szervizek időpontjára, vagy akár az olajcserére is. A hvg.hu útnyilvántartó-szoftvereket összehasonlító tesztjében a Google keresőjében véletlenszerűen kiadott találatok közül próbált ki  négy szoftvert.

Közös bennük az APEH kompatibilitás

A rEvolution rendszerház Mérföldkő szoftverének költségelszámoló-lapja az APEH előírásnak megfelelően tartalmazza a kilométeróra állást. A program minden útszakaszhoz alapértelmezett kategóriát rendel, így a kimutatásoknál minden utat látni fog. A kategóriák egyénileg alakíthatóak, annak megfelelően, hogy miként szeretné csoportosítani az útvonalakat és költségeket.

A RoadRecord program  is APEH-kompatibilis nyilvántartást készít. Tartalmazza az összes magyarországi település közötti, és településeken belüli távolság adatbázisát (Atlas térképből beimportálható, tulajdonképpen egy digitális térkép, amely gombnyomásra kiszámítja bármely két magyarországi pont között az útvonalbeli távolságot háztól-házig). Képes a belföldi utakon kívül külföldi utak kezelésére is. Minden menüpontot értelemszerűen, könnyen meg lehet találni, nem tévedünk el a menü útvesztőjében.

A Kilométer elszámoló program képes az üzemanyagköltség norma vagy átalány szerinti számítására, valamint útnyilvántartás készítésére folyamatosan vagy automatizált módban is. Demó verziójában szinte minden opció elérhető, sőt, ha emellett döntünk, akkor a korábban már felvitt adatok és elszámolások az éles verzióban is megmaradnak. A szoftvert folyamatosan fejlesztik, a felhasználók számára igény szerint egy fórum is lehetőséget nyújt a tapasztalatok megosztására.

A Roadregister szoftver shareware (letölthető az origo szoftverbázisából), 30 napig ingyenesen használható, és természetesen az APEH által megadott formátumú útnyilvántartás készíthető vele. Felülete barátságos, kezelése egyszerű. A gombok (honnan, hova, kihez, járművek, üzemanyag, cégadatok) segítségével az összes szükséges funkciótegyszerűen lehet  beállítani, illetve módosítani.

A Kilométer szoftvert, mely a jogszabályoknak megfelelő elszámolást biztosít, több felhasználó alkalmazhatja egyidejűleg. A program gombnyomásra frissíti az éppen aktuális benzinárakat a szerverről. Felhasználóbarát, mivel az elszámolásokat  tételesen ki lehet nyomtatni. A szoftver egyszerűen kezelhető, nagy cím-adatbázissal rendelkezik, mely bővíthető. A különböző (gépjármű, cím, időpont, partnerek, dolgozó) törzsadadatok elmentésével automatizálható a rendszer. Az opciók menüpontban megadhatjuk, hogy milyen szorzóval (téli/nyári, vidéki/városi) számolja a program a megtett kilométerhez szükséges üzemanyagot. Például, ha Budapesten használjuk az autókat, akkor a legmagasabb ez a szorzó. Az elszámolást dolgozónként el lehet elvégezni, illetve fix időponthoz és helyszínhez kötni a „rutin-járatokat”.

A rEvolution rendszerház nemcsak a Mérföldkő útnyilvántartó, hanem egyéb irodai alkalmazásokat is készített, melyek egymással kompatibilisek, az adatok átmozgathatók egyik szoftverből a másikba. A szoftver figyelmeztet minket például arra, hogy mikor jár le a zöldkártya. Az útvonaltervezés funkcióval könnyedén megtervezhető, hogy egy adott időszakban a megadott üzemanyag, távolság, vagy összeg alapján mely partnerekhez lehet eljutni. A tervező funkcióval még hatékonyabban és személyre szabottan tervezhetőek az utak.

A program automatikusan ellenőrzi az autók, vezetők és partnerek hozzáférhetőségét. A megadott időintervallumban a tervező a lehetőségekhez mérten egyenletesen osztja el az utakat. Az eseménynaptárban megadhatók az ünnepnapok, és a gépjárművezetők szabadsága. Lehetőség van a posta és benzinkút letiltására, ha oda mindig egyedileg meghatározott időpontban megyünk. A program az útvonaltervezésnél az autók elérhetőségét is figyelembe veszi. Ez azt jelenti, hogy a szerviz és műszaki vizsga idejére nem tervez be utakat.

A RoadRegister szoftver esetében lehetőség van az adatbázis archiválására, valamint újratöltésére is. A szoftver ismeri az összes magyar település közötti távolságot, melyet akár az internetről is tudunk frissíteni, az üzemanyagár és a városfrissítés mellett.  Képes elszámolni az üzemanyag számla alapján is, valamint tetszőleges mennyiségű szorzó felvételét is lehetővé teszi. Intelligensen kezeli a napidíjat belföldi kiküldetési rendelvényen, valamint a nyilvántartás nyomtatásánál már automatikus sortörést végez. A számla alapú elszámolás esetében a norma beállítás is elérhető, ezzel időt spórolva meg a könyvelőnek.

A RoadRecord programban igény szerint beállítható a fogyasztási norma, alapnorma, vagy alapnorma-átalány (korrekciós számításokkal), az üzemanyag típusa, valamint az átlagfogyasztási értékek. A program intelligens, ajánlásokat is kérhetünk útvonalainkra, ha észszerűbb sorrend, vagy útvonal is elérhető, sőt beépített ellenőrző rendszer gondoskodik a logikai ütközések kiszűréséhez is. A szoftver gombnyomásra frissül az Internetről, az APEH által meghatározott üzemanyagárakkal együtt.

A Kilométer program könnyen elérhető, viszonylag alacsony ráfordítással. Néhány tízezer forintos kiadással azonban nem jutunk hozzá olyan kiegészítő extra szolgáltatásokhoz, mint a programkövetés, mely számos könnyebbséget nyújt a hosszú távú felhasználás során. A programkövetés plusz költséget is jelent, ez a megvásárolt program árának öt százaléka havonta. A program felülete nem annyira tetszetős, a menüpontok között az eligazodás nehézkes, de mindent összevetve jó és használható.

A Mérföldkő szoftverben a fejlesztők a korábbi verzióhoz képest nagyobb hangsúlyt fektettek a külalakra, így felhasználóbarát szoftvert kapunk.

Az eddigi programok közül a legbarátságosabb kezelőfelülete a RoadRegister-nek van.  Kezelőfelülete a Microsoft Excel táblázatkezelő és az Access adatbáziskezelő felületére emlékeztet. A többi szoftverhez hasonlóan itt is megadhatók a törzsadatok, melyekkel a szükséges kalkulációkat elvégezhetők. Újdonság a korábbi szoftverekhez képest, hogy magyar és angol nyelven is működik, s két nyelvű adatbázis is tartozik hozzá.

A RoadRecord szoftvernek van azonban a legtöbb funkciója. Jár hozzá egy ingyenes helyszíni oktatás az ország egész területén, illetve három év ingyenes programfrissítési és on-line ügyfélszolgálati csomag. A cég 60 napos pénzvisszafizetési garanciát vállal a programra, amely a nagy tárhely-igény ellenére egyszerűen telepíthető, külalakra mindenképpen tetszetős. A Kilométer, és a Mérföldkő programban a menüpontok között nehéz eligazodni, de mindkettő egyformán használható.

A döntés a felhasználó kezében: több funkcióra vagy felhasználóbarát kezelőfelületre van nagyobb szüksége.