Nagyon sok mindent meg lehet tudni egy cégről vagy munkavállalóiról a kidobott hulladékuk alapján – állítják a takarító cégek alkalmazottai egy friss Szinapszis-kutatásban. Munkájuk során a takarítók fele hozzájut bizalmas információkhoz, mert a cégek nem fordítanak kellő figyelmet a megfelelő iratmegsemmisítésre. Elöl hagyott szakmai anyagokkal 62 százalékuk találkozott már, több mint felük kezébe került bizalmas, személyes adatokat tartalmazó dokumentum. A megkérdezett takarítóknak szintén a fele mondta azt, hogy ha akarna, betekintést nyerhetne a személyes és hivatalos levelezésekbe, amelyekből magánjellegű és természetesen szakmai információk is birtokukba kerülhetnének. A cégek pénzügyi helyzete sem marad rejtve előlük, itt is több mint a felük mondta, hogy az erre vonatkozó információkat tartalmazó iratok gyakran szem előtt maradnak, vagy megsemmisítés nélkül landolnak a kukában, legyen szó bevételi eredményekről, bérjegyzékekről, üzleti tervekről.

A válaszadók csaknem fele látott a takarítás közben az összes személyes adatot tartalmazó önéletrajzokat és szerződéseket, körülbelül harmaduk bérpapírokat, partner- és ügyfélkör-adatokat, valamint a cég üzletmenetét, stratégiai terveit érintő dokumentumokat és körülbelül negyedük banki kivonatokat, folyószámla-egyenlegeket is.

Ehhez képest mindössze 8 százalékuk számolt be arról, hogy a megbízó cég legalább megkérte arra, hogy semmisítse meg a leselejtezett dokumentumokat, amelyek tartalmazhattak személyes adatokat, bizalmas információkat. 88%-kal ilyen még soha nem fordult elő és nem hallott ilyen esetről kollégái körében sem, illetve 4 százalékuk nem emlékezett ilyen kérésre.

A megkérdezett takarítók szerint az őket foglalkoztató cégek 90%-ánál van olyan belső szabályzat, amely a bizalmas információk kezelésére vonatkozik. Ezek a szabályok szinte minden esetben kitérnek a számítógépekre, illetve az asztalon lévő papírokra, de már csak a cégek háromnegyede fordít figyelmet a nyomtatóknál lévő iratokra, a földön talált papírokra, a konyhában, mellékhelyiségben felejtett vagy a szemétben lévő dokumentumokra is. Mindössze 62 százalékuk adott utasításokat a takarítóknak a flipchartokon, táblákon, faliújságon található információkkal kapcsolatban.

Miközben a takarítók a nem megfelelően kezelt és megsemmisítés nélkül kidobott üzleti iratokon kívül akár a munkavállalók és vezetőik személyes adataihoz is hozzájuthatnak, képet kaphatnak fogyasztási szokásaikról is. 82%-uk számolt be ilyen jellegű tapasztalatairól, de még olyan kényes, magánjellegű információk is gyakran a birtokukba jutnak, mint például az egészégi állapot, amire pl. a kidobott gyógyszeres dobozokból lehet következtetni.

A hanyagul kezelt, kidobott, de nem megsemmisített dokumentumok komoly visszaélésekre adhatnak alkalmat, amelynek jogi, sőt büntető jogi következményei is lehetnek, nem beszélve az üzleti vagy reputációs veszteségekről.