Majdnem szabályozott pénzügyek helyett biztos pillérek
A vállalkozások belső problémáiból eredő pénzügyi válságok jelentős része elkerülhető lenne. Mutatjuk hogyan.
Építőipari dokumentum- és munkafolyamat-kezelő rendszert fejleszt a rEVOLUTION a Kameleon platformon. A platformon fejlesztett termékek komplexitásukban és felhasználási területüket tekintve nagyon különbözőek, közös előnyük, hogy biztosítják az állandó és automatikus kontrollt a kritikus munkafolyamatokon.
A rEVOLUTION Software az Új Széchenyi terv keretében nyert kutatás-fejlesztési támogatással olyan kontrolleszközt biztosító rendszert kívánt megvalósítani, amely nemcsak dokumentumok tárolására és visszakeresésére ad lehetőséget, hanem például automatizáltan feladatokat ad ki és ellenőrzi a határidők betartását. A hamarosan elkészülő Kameleon platform különböző motorikus elemekből, így például űrlapkezelő, dokumentumkezelő, dokumentumgeneráló vagy munkafolyamat-kezelő motorokból áll. A vállalat a platformon – elsősorban a kis- és középvállalati szektort megcélozva – olyan termékek fejlesztését tervezi, amellyel például az építőiparban tevékenykedő cégek kaphatnak megoldást munkafolyamataik optimalizálására.
A fejlesztő
„Egyik ilyen tervezett termék az építőipari cégek sajátosságainak figyelembevételével kialakított dokumentumkezelő és work-flow rendszer, amely képes az iparágban a sztenderd működés során keletkező nagy mennyiségű dokumentumot több szempont szerint, több szinten tárolni, leíró adatokkal ellátni és kezelni” – mondta Juhász Zsolt, a rEVOLUTION egyik fő tulajdonosa és üzletfejlesztési igazgatója. „A hagyományos, egy szempont szerint strukturált könyvtárrendszerhez szokott építőipari vállalatok dokumentumaikban tartalmi kereséseket is végezhetnek, a tárolt anyagok több szempont alapján történő tipizálásának, címkézési lehetőségének köszönhetően.”
A rendszer a megszokottnál sokkal több lehetőséget biztosít az építőipari cégek számára különösen fontos jogosultság-kezelés, valamint a verziókezelés tekintetében is. A változások és verziók kezelése – különösen olyan szerződéseknél, ajánlatoknál, amelyek több kolléga közös munkájának eredményeként jönnek létre – szintén elvárásokat támaszt a dokumentumkezelő rendszerekkel szemben. Normál esetben az egyes változtatások csak a dokumentum nevének verziószámával válnak követhetővé, de előfordulhat az, hogy az azonos verziószámú dokumentumban ketten kezdenek dolgozni. Ezt követően az újabb verziószámú mentés duplikációt eredményez, és nehézzé válik az dokumentumokban történt változtatások nyomon követése, annak meghatározása, hogy ki mivel módosított azt.
A rendszer arra is alkalmas lesz, hogy egy elkészült, aláírásra váró szerződést a rendszeren belül több személynek küldjön el végső jóváhagyásra. Ez az igény a számlázás során is jelentkezik. A szerződésekhez gyakran nagy összegű szállítói számlák kötődnek, amelyek befogadásához, illetve kifizetéséhez a rendszer a szükséges, akár több szintű jóváhagyásokon túl automatikusan meg tudja követelni azt is, hogy csatolva legyen az elfogadott teljesítési igazolás.
Fontos megjegyezni, hogy a legtöbb esetben a kivitelezési projektek a pénzügyi központtól akár jelentős távolságban zajlanak, az aláírt teljesítési igazolás azonban a rendszernek köszönhetően mégis azonnal eljuttatható a központba egy vidéki, vagy akár külföldi építési területről is, nagyon meggyorsítva ezzel a számlázást. Emellett olyan munkafolyamatok is beállíthatóvá válnak, amelyek a projekt lezárását követően figyelik az egyes kivitelezések garanciális időszakait, és azon időszakok lejártára figyelmeztetik a vállalkozást, amely a szükséges bejárásokat így a megfelelő időben teheti meg.
