Előfordul, hogy évekig nincs gond az Outlook Express levelezőprogrammal, tízezres nagyságrendű levélheggyel is könnyedén megbirkózik. Aztán egyszer csak arra ébredünk, hogy a leveleink nyomtalanul eltűntek. Hogy mi történt, arról sejtelmünk sincsen. Fáradságos munkával elkezdhetjük keresni a hiba okát, visszavarázsolni az elveszett mappákat, üzeneteket.
A bajt jobb megelőzni, ám ha a program export funkciójával próbálkozunk, nem azt kapjuk, amit szeretnénk: az Outlook Express csak Outlook vagy Exchange formátumban hajlandó menteni az üzeneteinket.

Érdekes, hogy az Outlook Express nem támogatja a saját formátumát

Egyszerűbb, ha megkeressük az üzenetmappákat tartalmazó fájlokat, és azokat kiírjuk CD-re vagy DVD-re (esetleg külső merevlemezre). A mappák helye általában a C:\Documents and Settings\<felhasználó neve>\Local Settings\Application Data\Identities\{A9526511-D73D-4CD4-8D26-6789E75ABDF5}\Microsoft\Outlook Express mappa (a fenti szám gépenként változó). Az egyes mappákat .dbx fájlok tárolják, ezeket kell archiváláskor másik adathordozóra menteni (például a Total Commander programmal).
A szóban forgó mappa rejtett, így csak akkor tudjuk megnyitni, ha előtte beállítjuk a rejtett fájlok/mappák megjelenítése opciót a Windows Explorer (Intéző), illetve a Total Commander konfigurációs menüjében.
Fontos teendő még mentés előtt az üzenetmappák tömörítése, hiszen így esetenként drasztikusan csökkenthető a menteni kívánt .dbx fájlok mérete.
Két esetben lehet szükség a mentett állományokra: eltűnnek a leveleink, illetve másik gépre költözünk, és szeretnénk magunkkal vinni a teljes levelezésünket.
A teendő ilyenkor a következő: indítsuk el az Outlook Expresst, és hozzuk létre egyenként a kívánt üzenetmappákat. Az Outlook automatikusan létrehozza az ezekhez tartozó .dbx fájlokat, a már ismert mappában. Ha létrehoztuk az összeomlás előtti mappaszerkezet pontos mását, lépjünk ki az Outlook Expressből, és a Total Commander segítségével írjuk felül az újonnan létrehozott .dbx fájlokat az archív állományokkal. Az Outlook Express újraindításakor hiánytalanul viszontláthatjuk teljes levelezésünket.
Természetesen ügyeljünk arra, hogy pontosan adjuk meg az új mappák nevét, különben az Outlook Express nem fogja látni az üzeneteket. Ha tehát volt például egy Humor elnevezésű mappánk, amelyet a levelezőprogram a humor.dbx fájlban tárol, az új mappa neve nem lehet például Hunor (hiszen ennek a hunor.dbx fájl felel meg).