Más Google szolgáltatásoknál (Docs, Reader)  már korábban is használhattuk azt a megoldást, ami a számítógépünkre másolta a szervereken tárolt adataink egy részét, így akkor is tudtunk szerkeszteni egy dokumentumot vagy elolvasni egy feed-et, amikor éppen nem volt internet-kapcsolatunk.
A kísérleti kiegészítő alkalmazások között,  a Google Labs-ban már korábban is megtalálhattuk és bekapcsolhattuk a Gmail offline változatát. Most már külön fül van a bekapcsoláshoz, és ez a magyar változatból is elérhető. A szolgáltatás Internet Explorer 6.0+, Firefox 1.5+, Safari és Chrome böngészővel működik.
Használatához a következő lépéseket kell elvégezni:

1. lépés: Töltsük be a Gmailt, és a menjünk a  Beállítások/Offline (Settings/Offline) oldalra.

2. lépés: Ha a korábban még nem tettük meg, akkor most töltsük le és telepítsük a Szinkron bővítményt (Gears)

3. lépés: Kattintsunk az Offline Gmail engedélyezésére. Itt azt is láthatjuk, hogy a Gmail rendszerében tárolt leveleink közül visszamenőleg mennyit fogunk tudni offline is olvasni. Ez főként attól függ, hogy mekkora tárterületet használunk.

4. lépés: Az oldal alján található gombbal mentsük el a változtatásokat.

Az Offline Gmail engedélyezését a Beállítások között találjuk

Ezután a Gmail főablakának jobb felső részén megjelenik egy új ikon, ami a szinkronizálás állapotát jelzi. Ha fölé visszük az egeret, akkor azt is láthatjuk, hol tart a szinkronizálás, azaz hány levél került már a gépünkre. Fontos tudni, hogy az offline változatot csak azokon a gépeken használhatjuk, amelyeken ezt  beállítottuk.   

Követhetjük, hogy hol tart a szinkronizálás

Ha bekapcsoltuk az offline használati módot, akkor a www.gmail.com internetcímet mindig beírhatjuk a böngészőbe, akár van hálózati kapcsolatunk, akár nincs. Ez utóbbi esetben a számítógépünkön található tárból fogja a rendszer betölteni a leveleket. Ezeket olvashatjuk, címkézhetjük, kereshetünk közöttük. Használati szokásainkhoz igazodva, egy nyilvánosságra nem hozott algoritmus válogatja ki, mikor és milyen leveleket szinkronizáljon a Gmail, így nagy valószínűséggel mindig el fogjuk tudni olvasni azokat az üzeneteket, amikre szükségünk van, pedig nem is tároljuk a teljes levelezést a gépünkön.

Az offline változatban elképzelhető, hogy nem tudjuk elérni a régi levelek csatolmányait

Offline módban válaszolhatunk is a levelekre vagy újakat is írhatunk. Ezek az elküldendő üzenetek mappába fognak kerülni, és az első adandó alkalommal, amikor van online kapcsolat, elküldi azokat a program.