Felügyelt e-projektmenedzsment

Manapság egy vállalatnál korántsem mindegy, hogy mikor milyen fejlesztésbe, beruházásba fog, hiszen az egyes projektek számos vállalati terület együttműködésén alapulnak, így fontos, hogy tervezhető legyen a szükséges humán és pénzügyi erőforrás, mikor kinek kell részt vennie a projektben, továbbá a válság által sújtott gazdasági környezetben létfontosságú, hogy össze lehessen hasonlítani az egyes projektek várható hasznát. A projektek mérete is igen tág skálán mozog: egy új munkavállaló számára a megfelelő eszközök biztosításától egészen az akár százmilliós nagyságrendű infrastrukturális beruházásokig, vagy egy új irodaház építéséig terjed a spektrum. Az sem mindegy, hogy a felmerülő igényeket hol és milyen kritériumok alapján gyűjti össze a cég: van-e központi projektigény-nyilvántartó, ki és mi alapján dönt a projektek megvalósításáról, honnan biztosítják a szükséges erőforrásokat.

Hasonló problémákkal találta szembe magát az MKB Bank is: a projektjei során számos szervezeti egységnek kellett együttműködnie, a bankfiókok üzemeltetésétől kezdve a kockázatkezelésen át egészen a bankbiztonsági részlegekig számos érintett közös erőfeszítéseire volt szükség ahhoz, hogy sikeresek legyenek a közös feladatok. Az együttműködést korábban nehezítette, hogy az egyes területek más-más nyilvántartást alkalmaztak a projektek felügyeletére, amely nem csupán az egyes projektek közötti priorizálást nehezítette meg, hanem a projektek lezárultával a szükséges módosítások, hibajavítások nyomon követése is nehézkes volt. A bank ezért 2007-ben olyan rendszer bevezetése mellett döntött, amellyel egyrészt központilag kezelt, átlátható és szabályozott folyamatok mentén lehetett rögzíteni minden egyes projektkezdeményezést, tervezhetővé váltak a projektek, mérhetővé a megvalósításhoz szükséges erőforrások, illetve modellezni lehetett a projekt megvalósításával létrejövő eredményt. Emellett valamennyi üzleti terület számára egységes munkafolyamatokat lehetett létrehozni, így egy projekt során minden résztvevő számára egyértelműen láthatóvá vált, hol is tart a projekt, mi lesz a következő lépés, kinek és meddig kell végrehajtania azt. Az MKB Bank végül a HP és az IDOM Zrt. közös megoldását választotta, amely a HP Project and Portfolio Management megoldásán alapul. 

A megvalósítás több mint egy évet vett igénybe, ám a 2009. májustól-júniustól élesben is működő rendszer számos kézzelfogható előnyt kínált a banknak. Egyrészt azóta minden projektnek minden kapcsolódó adata egy központi helyen érhető el, ráadásul a projektgazdák, vagy az éppen érintett egyéb szakemberek azonnal láthatják, hol is tartanak a projektek. Fontos előny, hogy láthatóvá vált, mikor és ki volt a kezdeményező egy-egy módosításnál, de az sem elhanyagolható szempont, hogy a rendszer kikényszeríti az előre meghatározott munkafolyamat betartását, így nem fordulhat elő, hogy egy módosítást vagy eredményt nem rögzítenek, ráadásul az érintett társosztályok azonnal értesülnek a projekt előrehaladtáról, vagyis a kommunikáció is lényegesen könnyebbé, hatékonyabbá vált.

Ugyancsak említésre méltó eredmény, hogy a projekthez a jövőben szükséges vagy a jelenleg éppen igénybe vett erőforrások tervezhetők és láthatók, ráadásul utólag egy kontrolling szakember könnyen elvégezheti a projekthez kapcsolódó gazdasági számításokat: ki, mikor, mennyi időt foglalkozott az üggyel, a projektfeladatokkal. A projektek egymás mellett élése is könnyebbé vált, hiszen a rendszerből azonnal látható, ha a szükséges erőforrások éppen ütköznek, például egy szakembernek egyszerre két helyen kellene lennie, vagy éppen pénzügyi korlátokba ütközik a megvalósítás következő szakasza. A bank közvetlen haszna pedig a jövőben a következő területeken válhat számszerűsíthetővé: a rendszer csökkenti a projektek végrehajtásához szükséges informatikai költségeket, redukálja a költségkeret-túllépéseket, illetve egy tervezési fázisban lévő projektről a szükséges információk alapján gyorsan kideríthető, mennyire illeszkedik a pénzintézet üzleti stratégiájába, mennyire fontos, vagy éppen elhanyagolható. Mindemellett természetesen egy hosszú távon számszerűsíthető eredményt is hozhat: fejleszti a cégkultúrát, az egyes részlegek közötti kommunikációt és együttműködést, így az egész cég működése hatékonyabbá válik. Az MKB Bank ezért a rendszer további bővítését tervezi, így a jövőben lehetőség nyílik a projektek teljes életciklusán átívelő pénzügyi vizsgálatra, portfolió- és programmenedzsmentre, ráadásul a kiépített projektmenedzsment rendszer kiterjeszthető lesz más, a banki operáción kívüli területekre is.