A számlák, céges kiadványok, névjegykártyák elkészítése akár havonta milliós költséget jelent a nagy mennyiségű nyomtatvánnyal dolgozó vállalatoknál. Korábban egyértelmű volt, hogy ezeket a nyomatokat nyomdáktól vagy külső, nagy nyomtatási kapacitással rendelkező szolgáltatóktól rendelték meg a cégek. Mindezzel semmi gond sem volt egy ideig, a nyomtatástechnológia jelenlegi állásánál azonban már korántsem ez a legjobb megoldás.
A japán OKI számításai szerint a selejt és a fel nem használt nyomatok nagy száma miatt a megrendelők hamar elveszítik a kezdeti, látszólagos előnyt. Ezt támasztja alá a Centre for Economics and Business Research (cebr) 2009-es jelentése, mely szerint az EMEA régió (Európa, Közel-Kelet és Afrika) cégei a jelenleg kihelyezett nyomtatási funkciók házon belüli megvalósításával évente 5,4 milliárd dollárt tudnak megtakarítani a selejtanyagokon, mivel csak kellő mennyiségben nyomtatnak, akkor és ott, amikor és ahol arra éppen szükség van.
Nemcsak a hardve-r, hanem a szoftverfejlesztések is minden korábbinál egyszerűbbé tették a jó minőségű nyomtatványok előállítását. Kifejezetten házon belüli kiadvány- és nyomatszerkesztésre fejlesztett szoftver például az OKI januárban megjelent Template Manager 4.0 segédprogramja. Korábbi verzióját csak 2009-ben 12 ezren töltötték le, és a magyarul is elérhető szoftver már százezres felhasználótáborral büszkélkedhet – számolt be tapasztalatairól Érdi-Krausz Gábor, az OKI hazai leányvállalatának vezetője.
A szoftver névjegyek, többoldalas kiadványok vagy akár A3-as, 1200 mm hosszú bannerek tervezését előre beállított sablonokkal támogatja. Legújabb, 4.0-s verziója különféle információkat, vonalkódokat is képes beszúrni a sablontervekbe, a változó adatokat − cím- és névlisták, stb. − a forrásadatbázisból önműködően a sablonba illeszti. A házon belüli nyomtatás tehát már nem jelent minőségi kompromisszumot, és ugyancsak kiszélesedett az irodai nyomtatás fogalomköre – hangoztatta a szakértő.
Mindehhez hozzájárul, hogy az elkészült nyomatok azonnal hozzáférhetők, mégpedig a nyomtatás kiszervezése esetén fellépő nyomdai hibák, selejtek, mennyiségi korlátok és átfutási idők nélkül. Érdemes tehát újraszámolni és átgondolni, valóban megéri-e házon kívül elkészíttetni az anyagokat, vagy nem érdemesebb-e inkább házon belül végezni a kivitelezést.