A témában kevéssé járatosaknak komoly fejtörést okozhat a megfelelő számlázó program kiválasztása, hiszen rengeteg termék található a piacon, amelyek többsége más-más funkcionalitással rendelkezik. Mégis, mire érdemes figyelni, amikor egy vállalkozás úgy dönt, hogy működtetése egy részét rábízza egy ilyen típusú szoftverre?

Az első kérdés, ami nyilvánvalóan felmerül egy vállalkozásnál, hogy mindez mennyibe kerül. Induló cégeknek vagy vállalkozó kedvű vállalkozóknak, akik szeretnének megismerkedni a számlázó programok alapvető funkcióival, ideális választás lehet egy ingyenes szoftver. Többféle gyártó termékeiből válogathatunk, sőt olyan program is létezik, amelynek az alapfunkciói ingyenesek, és később a vállalkozás tevékenységéhez igazítva modulokkal bővíthetőek.

A második eldöntendő kérdés: mire szeretnénk használni a szoftvert. A „kényelmi funkciókon” (sablonok, a szerkesztés bármikor folytatható stb.) kívül egy program minimális tudása közé tartozik, hogy kezelni tudja az áfa-kulcsokat, a partnerek, termékek, szolgáltatások adatai eltárolhatók legyenek a számla készítése közben, beállítható legyen a fizetési határidő, biztonsági mentést lehessen készíteni, a számlák listája lekérhető, exportálható, nyomtatható legyen, de ami talán a legfontosabb: megfeleljen a hatályos törvényi előírásoknak. Fontos tehát odafigyelni arra, hogy miután jogszabályi módosításkor a díjmentes szoftverek általában nem frissülnek automatikusan, a felhasználók mindig az elérhető legfrissebb verziót telepítsék.

Ha túljutottunk ezeken a kérdéseken, vagy időközben megbarátkoztunk a számlázó program használatával, mérlegelhetjük azt is, hogy egyáltalán milyen szolgáltatásokat várunk el irodai segítőnktől. Ahogy növekszik a vállalkozás, és egyre több számlát kell kiállítani, már érdemes lehet beruházni egy nagyobb tudású programba. Nem csupán azért, mert egy fizetős szoftver bevezetéséhez hozzátartozik a szakmai segítségnyújtás, hanem azért is, mert a további kényelmi szolgáltatások nem kevés pénzt, időt és energiát spórolhatnak meg a vállalkozásnak.

Eltérő igények, különböző számlatípusok

A vállalkozás méretétől függően fontos szempont az is, hogy elegendő-e az, ha a számlázó program egy gépen fut, vagy több felhasználónak kellene egyidejűleg használnia? Felmerülhet az az igény is, hogy egy számlát bárhol, bármikor el lehessen készíteni. Ebben az esetben egy online számlázó program lehet a megoldás, ami nem igényel telepítést, sőt léteznek már mobileszközökön elérhető ügyviteli szoftverek is.

Mivel egy helyi szolgáltatói iparban tevékenykedő cég például más típusú számlákat állít ki, mint egy külföldi forgalmat is bonyolító vállalat, esetükben kérdés lehet például az is, hogy a program csak belföldi, forint alapú számlákat kezel-e, vagy alkalmas külföldi, deviza alapú átutalások kísérésére is. Azt sem árt előre átgondolni, hogy fog-e díjbekérő számlákat kiállítani a felhasználó, illetve szüksége van-e arra, hogy a telepített szoftver ismerje a fordított áfa használatát.

Nem utolsó szempont az sem, hogy a szoftverből feladás készíthető-e más szoftverek felé. Magyarul: eljuttathatjuk-e az egyszeres és kettős könyvelési programok felé az adatainkat?

Egyedi számlaszolgáltatások

Az archiválás szempontjából fontos megvizsgálni azt, hogy milyen típusú bizonylat kiállítását igényli majd a vevő. Léteznek már olyan programok, melyek felkínálják a távnyomtatás lehetőségét. Ebben az esetben a számla digitális formában jut el a vásárlóhoz, amit később neki saját otthonában kell kinyomtatnia. A távnyomtatás tehát egy átmenetet jelent a hagyományos és az elektronikus számlázás között, a kiállítónak lehetőséget adva arra, hogy nem kevés postaköltséget spóroljon.

Vannak egyúttal olyan számlázó szoftverek is, amelyek képesek e-számla kiállítására. Az így létrejövő digitális bizonylat teljesen hiteles, rögtön kontírozható, s több évig elérhető az ilyen szolgáltatást nyújtó cég központi szerverén: tehát sem az eladónak, sem a vevőnek nem kell többé sem az archiválás, sem a nyomtatás feladatával foglalkoznia.

Az egyedi igények sokfélék lehetnek, de a gyártók részéről sokfélék az arra adott válaszok is. Melyik számlázó programot válasszuk tehát? Összeállításunkban csak a legfontosabb kérdéseket vetettük fel, a kiválasztásnál arra kell törekedni, hogy a felhasználó olyan termék mellett döntsön, amely a lehető legjobban fedi az általa képviselt cég tevékenységi körét.

A legnépszerűbb magyar számlázó programok között megtalálható a távnyomtatásra is képes eKalmár, a Kulcs-Soft és az Infocentrum Számlázó.