Szerző:
Tíz-tizenöt éve még a digitális kezdeményezéseknek egy cégen belül az informatikai szervezet volt a szószólója és a fő támogatója. Ám ahogy ez a trend kezdett elfogadottá válni a vállalatok felső vezetői, üzleti vezetői számára is, egyre többször lehetett tapasztalni, hogy egy-egy digitalizációs igény már az üzleti területtől eredt, az ott dolgozók kezdeményezték, hogy bizonyos üzleti folyamatok digitálissá váljanak. Méghozzá a felhőalapú megoldások révén, amelyek egy-egy üzleti folyamat digitális támogatására fókuszálnak.
"Az üzleti terület sokkal önállóbban tud haladni egy projekttel, ugyanakkor természetesen továbbra is szükség van a belső informatika támogatására, többek között informatikai biztonsági és megfelelőségi szempontból. De már nem annyira IT-fajsúlyos egy-egy projekt, hanem sokkal inkább előtérbe tudnak kerülni az üzleti folyamatok és az azoknak való megfelelés” – véli Bárány Zsolt, az SAP digitális beszerzési megoldásokkal foglalkozó magyarországi üzletágának vezetője.
|
Az SAP 2011-12 környékén hajtott végre egy komoly fordulatot, s tűzte zászlajára a felhőalapú üzleti megoldások felé történő elmozdulást. Mára az informatikai vállalatóriás felhőmegoldásokból származó árbevétele megközelíti a hagyományos, vagyis az adatközpontba telepített (szakzsargonban: on-premise) megoldásaikét. |
Érdekes, hogy elsőként a vállalatok bevétel-, illetve nyereségtermelő üzleti folyamatai kezdtek digitálissá válni: az értékesítés támogatása, az ahhoz kapcsolódó különböző, akár logisztikai, akár marketingjellegű tevékenységek, párhuzamosan a közösségimédia-kapcsolatok előretörésével. A globális folyamatokhoz hasonlóan Magyarországon is a humán erőforrásoknál került sor komoly fejlesztésekre és projektekre, gyakorlatilag valamennyi hazai nagyvállalatnál.
A digitalizációból sokáig kimaradtak azonban a háttérben lévő, támogató üzleti folyamatok. Köztük is mindenekelőtt a beszerzések, amelyeket a legutóbbi időkig adminisztratív jellegűeknek tekintettek, olyan tevékenységnek, amely során be kell szerezni anyagokat, szolgáltatásokat ahhoz, hogy a termelés zavartalan legyen és az ügyfelek igényeit is maximálisan kiszolgálják.
Az utóbbi évtizedben azonban a beszerzési terület jelentősége, hozzáadott értéke egyre jobban nőtt. Ma már a beszerzési vezető a legtöbb cégnél befolyással bíró, komoly pozíció. A cégek ugyanis rájöttek arra, hogy bár rendkívül fontos, hogy növeljék az árbevételüket, a nyereségüket, de ha a beszerzési tevékenységüket nem kezelik stratégiai módon, akkor egyrészt emiatt rengeteg pénzt veszíthetnek, másrészt komoly kockázatok keletkezhetnek a beszállítói láncokban.
A koronavírus pozitív hatása
Ilyen kockázatot jelenthetnek az olyan előre nem látott események, mint például a koronavírus-járvány. A globális ellátási láncok meg-megremegtek, a határzárások, valamint annak hatására, hogy a covid-19 éppen milyen földrajzi területeket sújtott. Ezek számos cégnél fennakadásokat okoztak a gyártásban, a termelésben, ami kihatott a teljesítőképességükre is. Egyes szállítók a vírussal kapcsolatos gazdasági kihívások hatására ellehetetlenültek, tönkrementek, s előfordult, hogy egy nagyvállalat komplett alvállalkozói lába kiesett.
Felértékelődött tehát az ellátási láncban a kockázatkezelés jelentősége, ami egy beszerzési feladat. A járványhelyzet csak még jobban ráerősített arra, hogy az addig hagyományosan papíralapon lebonyolított beszerzési tevékenység digitalizációjára szükség van, ezáltal ugyanis viszonylag zökkenőmentesen lehet a home office-ra való átállást is lebonyolítani.
Ennek előnyét Bárány Zsolt szerint az SAP több magyarországi nagyvállalati ügyfele is visszaigazolta. Az is hozzájárult a beszerzés szerepének felértékelődéséhez, hogy a bevételek válság miatti csökkenése hatására a cégeknél előtérbe került a kiadások kordában tartása, márpedig ennek az első számú felelőse a beszerzési szervezet.
|
Világszerte és Magyarországon is egyre markánsabbá vált az igény a beszerzési folyamatok digitális támogatására. Ezt látva vásárolta fel az SAP a felhőalapú beszerzési megoldásokban vezető Ariba nevű céget, még 2012-ben. Az SAP-nak jelentős hagyománya van a beszerzési folyamatok támogatásában, de az SAP Ariba a legmodernebb, felhőalapú megoldásuk. A teljes beszerzési folyamatot lefedő, egységes digitális üzleti platform kezeli a beszerzés stratégiailag fontos üzleti aspektusait, mint például a szállító-menedzsmentet, a szállító kiválasztását, tendereztetését, a beszállítói szerződések kezelését, továbbá a beszerzés operatív részét is, amely a belső ügyfeleket érinti. |
„Ma már a belső munkavállalók is hozzászoktak az otthoni életükben, hogy ha kell valami, akkor az interneten vásárolnak. Ehhez biztosít az SAP egy modern, webshop-szerű igénylési felületet, úgy, hogy be vannak építve azok a szabályozók, kontroll-mechanizmusok, amelyek egy nagy cég esetében elengedhetetlenek. A szállítókkal való kommunikáció is digitálisan bonyolódhat: a megrendelések, visszaigazolások, szállítási információk, áruátvételek kicserélése, illetve a számla fogadása, végül pedig annak a feldolgozása és a pénzügyi rendezés” – hangsúlyozza Bárány Zsolt.
Fontos előnyök
Annak, hogy ezt a teljes folyamatot egy egységes platformon biztosítja az SAP megoldása, számos előnye van. Egyrészt egy rendszerből, egységes adatmodellel, könnyen, áttekinthetően lehet jelentéseket, üzleti kimutatásokat készíteni. Így a döntéshozók, az üzleti vezetők, a felsővezetők pontosan látják, hogy az adott cég mire mennyit költ, azt hány és melyik beszállítóval teszi. Márpedig ezek olyan információk, amelyek érdemben befolyásolhatják az üzleti döntéseket.
A másik előny, hogy egy ilyen rendszer a kontrollra is hangsúlyt fektet. Csökkenhet az olyan eseti, úgynevezett kalózbeszerzések aránya, amikor a cégen belül valakinek gyorsan van szüksége egy eszközre, de mivel úgy ítéli meg, neki nincs ideje arra, hogy ezt a cég belső beszerzési csatornáin keresztül végezze el, inkább megveszi „a sarki boltban”, gondolván, majd később ezt valahogyan elszámolja. Ez tipikusan az az eset, amikor ellenőrizetlenül folyik ki a pénz a cégből.
A Mol-nál is lépni kellett
A Mol-csoport 2018 végén határozta el, hogy átalakítja a beszerzési folyamatait, mivel azok nem voltak eléggé hatékonyak, egységesek, sztenderdizáltak. Ennek alapján indult el az a program, amely a Mol-csoport összes beszerzési szervezetét nemcsak digitálisan, hanem szervezeti szempontból is egy platformra helyezi.
Más integrátorokat is megvizsgáltak, végül Labancz Péter tájékoztatása szerint azért döntöttek az SAP Ariba mellett, mert a közép- és kelet-európai ökoszisztémában, ahol a Mol leginkább tevékenykedik, az Ariba jelenléte, lefedettsége a legnagyobb.
| Az SAP és a Mol együttműködése egészen az 1990-es évekig nyúlik vissza. A Mol pénzügyi, üzleti rendszerei már régóta SAP-platformon futnak, nagyon fontos szempont volt, hogy a beszerzési rendszernek a meglévő szisztémákhoz illeszkedniük kell, a lehető legkisebb zökkenővel és automatizált módon. Az SAP-nak voltak beszerzési, ellátási láncot biztosító szoftverei, ezeket használta a Mol is. De ezek nem olyan megoldások voltak, amelyek a beszerzést egységesen tudták kezelni. „Attól kezdve, hogy az SAP 2012-ben úgy döntött, hogy felvásárolja az Aribát és azt integrálja, a gondolatainkban mindig benne volt, hogy erre a Molnak is szüksége lehet” – mondta Labancz Péter, a Mol-csoport beszerzési igazgatója. |
A Mol-csoport Közép- és Kelet-Európa meghatározó cége, meglehetősen komplex informatikai környezettel, szervezeti struktúrával rendelkezik – jegyzi meg az SAP üzletág-vetetője. Szerinte az, hogy a Mol belevágott egy ilyen modernizációba, mind országosan, mind regionálisan iránymutató, és visszaigazolása annak, hogy az SAP Ariba-féle üzleti megoldásoknak van értelme és megtérülése. Mielőtt a Mol meghozta ezt a döntést, nagyon alapos üzleti elemzést végzett, amelyet számos felsővezetői fórumon kellett az előterjesztőknek megvédeniük és indokolniuk. Ez sikerült, s a megállapodás annak ellenére létrejött, hogy a Mol a koronavírus-járvány miatt több projektet átütemezett, ezt azonban tovább vitte.
|
Az SAP Ariba platform fontos része a szállítókkal való digitális, strukturált együttműködést biztosító Ariba Network. Ez a világ legnagyobb üzleti, kereskedelmi hálózata, amely 190 országban több mint 5 millió vállalatot hoz egy platformra, és mintegy 3460 milliárd dollár értékű tranzakciót bonyolít évente. Belépésével a Mol behozza a regionális beszállítói körét ebbe a rendszerbe, s ebből az összes többi magyar cég, amelyik úgy dönt, hogy ezt a platformot választja a beszerzési folyamatai digitalizálására, profitálhat – érzékeltette a Mollal való megállapodás jelentőségét az SAP digitális beszerzési megoldásokkal foglalkozó magyarországi üzletágának vezetője. |
Labancz Péter, a Mol-csoport beszerzési igazgatója szerint a Molnak az az érdeke, hogy ha egy új országban terjeszkedik, akkor legyen egy már jól kvalifikált beszállítói kör, amelynek tagjai az Ariba-rendszeren keresztül a Molhoz hasonló méretű és pénzügyi stabilitású nagyvállalatokkal működnek együtt. De fordítva is igaz, hogy ha egy Molhoz hasonló kaliberű külföldi cég terjeszkedik Magyarországon, akkor azok a szállítók, amelyek a Molon keresztül csatlakoztak a hálózathoz, a termékeiket nagyobb területen tudják értékesíteni.
Ezen az egységes platformon már most is elérhető a szállítók széles köre, akiket utána ők is tudnak választani, használni és akár új szállítókat megtalálni e rendszer segítségével. És végül, de nem utolsósorban ebből a szállítók is profitálnak, hiszen ők is egyre több magyar vagy regionális nagyvállalattal tudnak digitális platformon üzletelni. További előnyük pedig abból származhat, hogy eladóként a szállítók számára is megteremtődik a lehetősége annak, hogy akár olyan nemzetközi vásárlókkal kerüljenek kapcsolatba, akik ezt a rendszert használják globálisan a beszállítóik megtalálására, illetve a velük való kommunikációra.
Az SAP Ariba nemcsak a nagyvállalati struktúrákat szolgálja ki, hanem a beszállítókat is egy közös platformra hozza. Bárány Zsolt úgy véli, egy olyan regionális multinak a beszállása, mint a Mol, ahhoz is nagy lendületet fog adni, hogy e megoldások gyorsabban terjedjenek el Magyarországon, valamint a közép- és kelet-európai régióban. Persze az Ariba nemcsak egy ekkora méretű cég számára nyújt megoldást, hanem középvállalatok számára is életképes – erre már vannak is példák.
Számszerű transzformációs célok
Labancz Péter szerint a Mol beszerzés transzformációjának egyik célja, hogy legalább 30 százalékkal növelje a hatékonyságát, vagyis ennyivel kevesebb forrással kell tudni megoldaniuk a feladatokat, mint 2018-ban, egy tender átfutási ideje pedig körülbelül 15 százalékkal csökkenhet. „Márpedig e számokat az Ariba segítségével tudjuk hozni, ez derült ki a rendszer féléves próbaüzeme során. Számunkra az Ariba nem egy cél, hanem egy nagyon jó eszköz ahhoz, hogy elérjük a transzformációs céljainkat” – mutat rá a Mol-csoport beszerzési igazgatója.
Költséghatékonyságot jelent, hogy akivel a Mol elektronikusan együtt akar dolgozni, nem kell külön kifejleszteni egy felületet, az Ariba rendszernek köszönhetően ez készen áll. Egy olyan méretű cégnek, mint a Mol, szüksége van arra, hogy a mindennapi adatokat, tranzakciókat, szerződéseket, megrendeléseket, számlákat rendszerszerűen egy platformon tudja kezelni. Ahhoz ugyanis, hogy a döntéshozatal mind strategiai, tranzakcionális és operatív szinteken a lehető legprecízebb információkon alapuljon, nyilvánvalóan az szükséges, hogy az információk standardizáltan egy platformon legyenek.
A tartalom az SAP Hungary Kft. megbízásából, a HVG BrandLab közreműködésével jött létre, előállításában a hvg.hu és a HVG hetilap szerkesztősége nem vett részt.