szerző:
HVG Könyvek
Tetszett a cikk?
Értékelje a cikket:
Köszönjük!

Érezte már, milyen jó lenne kapni néhány extra órát egy nap? Elképzelhető, hogy az e-mailezési szokásaival van a gond.

Napjainkban az emberek úgy küldözgetik az e-maileket, mint ahogy sokan nem figyelnek oda a szemetelésre vagy a műanyaghasználatra – mindkettő egyfajta környezetszennyezés. Míg utóbbiak a bolygónkban tesznek kárt, előbbiek mások idejét és energiáját nem tartják tiszteletben. A folyamatos e-mailezés miatt aztán a legproduktívabb óráink szétszabdalódnak, a figyelmünk elaprózódik.

Intelligens e-mailezés

Sok e-mail célja pusztán a figyelem kiérdemlése. Ezek nem másról szólnak, mint hogy „Nézd, nézd, mit küldtem! Hiszem, hogy ez legalább olyan fontos és érdekes lesz számodra, mint nekem.” Nos, a legtöbbször nem így van. Ebbe az üzenet küldőjeként is érdemes belegondolni.

De fogadóként is ránk fér a fegyelem. Érdemes átgondolni, veszítünk-e azzal bármit, ha nem olvasunk el valamit, nem küldjük el valakinek az adott üzenetet, netán leiratkozunk a legtöbb hírlevélről. Egyre több vezető alakítja át drasztikusan az e-mailezési szokásait, sőt egyes cégeknél már munkaidőn kívül tilos az e-mailezés.

Egyik véglet sem jó. De vajon le lehet-e szokni a folytonos e-mailezésről? Nehéz elengedni, de érdemes legalább részben megpróbálni. Sok e-mail lényegében egy másik ember által számunkra delegált feladat. A prioritási listánkat viszont mindig szem előtt kell tartanunk, és elsősorban a saját feladatainkra kell fókuszálni. Ezért csak akkor kezdjük el feldolgozni az e-mailjeinket, ha már végeztünk feladatainkkal.

Így kezdtem rendszerezni

Ami engem illet, a bejövő leveleket igyekszem automatikusan rendszerezni. A kéretlen reklámok kiszűrésére a spamszűrőkön túl extra szoftvereket használok, amilyen az unrollme.com, így kevesebb levelet kell áttekintenem. A valóban nekem szánt, lényegi tartalommal érkező leveleket tovább szűröm – olyan kritériumokkal, mint hogy kitől jön a levél, milyen téma lehet, melyik e-mail-fiókomra.

Máskor egyszerű és gyakran ismétlődő kérdések megválaszolásához előre megírt sablonüzeneteket használok. Automatikus emlékeztetőket is beállítok magamnak arra az esetre, ha valaki nem válaszolna, és gyakran alkalmazom az időzített e-mail-küldés funkciót, hogy a legjobb időben érkezzen a másik fél számára a levelem.

A találkozóimat egy mesterséges intelligencia magától iktatja a naptáramba (az e-mailekből vett információk alapján), és nem nekem kell egyeztetnem őket. Sőt telefonon még gesztusalapú applikációkat is használok, hogy gyorsabban tudjam rendezni a leveleimet. Ez úgy néz ki, hogy először a telefonomon átnézem gyorsan a leveleket, és egyszerű mozdulatokkal balra-jobbra tudok húzni egy levelet, és ezzel például az előre általam beállított mappába kerül.

Ezek segítségével öt-tíz perc alatt rendszerezni tudom, mivel szeretnék aznap foglalkozni, vagy ha egyes levelekre egy-két mondatos válaszok adhatók, ott helyben meg is írhatom őket, a kevésbé fontos üzeneteket pedig későbbre hagyom.

Automatizálás: keresés és sablonok

Ha mások e-mail-címét szeretnénk megtalálni, használjunk olyan eszközöket, mint a VoilaNorbert és az E-mail Hunter. A segítségükkel azok e-mail-címét is megtudhatjuk, akiknek csak a teljes nevét és a céges e-mail-domainjét ismerjük.

Hasonló, a LinkedIn-es keresésekre épülő szolgáltatás a Found.ly, amelyet használhatunk Google vagy más keresőmotorban célzott leadlista építésére is, amikor valamilyen célcsoportot szeretnénk elérni. Az alkalmazás egy adott céghez vagy személyhez megtalálja az elérhetőséget, plusz a legutóbbi nyilvános Facebook- vagy Twitter-bejegyzéseit, és a szoftver mindezeket egy listába rendezi a számunkra.

A sablonok használatával is rengeteg időt spórolhatunk, elmentett üzenetként érdemes tekinteni rájuk, amelyeket néhány másodperc alatt testre szabhatunk. Ezek alapján hasonló e-mailek tömegét tudjuk kiküldeni. Figyeljük meg, milyen válaszokat írunk újra meg újra, és azokra hozzuk létre a sablonjainkat.

Szeressük meg újra az e-mailezést!

©

Az e-mailek menedzselésében a natív számítógépes szoftvert és a Gmail-kiegészítéseket egyszerre is segítségül hívhatjuk. A Spark nevű alkalmazás például automatikusan kategorizálja a leveleinket fontos-, értesítés- és hírlevél-csoportokba. Az előszűrés végére kiderül, hogy mire akarunk válaszolni.

Ezután a GTD-ben megismert kétperces szabályt, majd az ott alkalmazott lépéseket használom. Először a kitűzött vagy megcsillagozott e-mailekkel foglalkozom: amire két percnél gyorsabban tudok válaszolni, arra egyből válaszolok is.

Konkrét példával: napi 100-150 e-mailt kapok, ebből nagyjából húsz fontos üzenet. Húszból tizenötöt két percnél kevesebb idő megválaszolni. A maradék öt feldolgozásához három stratégiám van:

- a projektet jól ismerő csapattagnak delegálom az e-mail megválaszolásának feladatát;
- én írom meg a válaszokat legfeljebb egy óra alatt;
- ha egy e-mail egy nagyobb projekthez kapcsolódik, akkor annyit válaszolok, hogy köszönöm, megkaptam az üzenetet, és XY időpontra készen leszek a feladattal, majd elteszem a válaszadás feladatát a Következő lépés/Naptár/Projektek listámra.

A Gmail kiegészítései közül pedig az alábbiak a kedvenc funkcióim, amelyeknek köszönhetően a leghatékonyabban tudok dolgozni:

- Később küldés: ez azt jelenti, hogy az e-mailemet a Gmail majd akkor fogja elküldeni, amikor szerintem a legjobb a címzettnek megkapnia.
- Elolvasás-követés (open tracking): látom, hogy valaki kinyitotta-e a levelemet, vagy sem.
- Emlékeztetők és automatikus utánkövetés: ha senki nem válaszol az üzeneteimre, beállíthatok egy emlékeztetőt vagy egy automatikus utánkövető üzenetet.

A fenti cikk Szántó Péter Válj valóra! című könyvének szerkesztett részlete.

Hogyan vágjunk bele álmaink megvalósításába? Milyen időbeosztással tudunk hatékonyan elvégezni minden fontos feladatot? Miként élvezhetjük a kemény munka közben az életünk? Szántó Péter könyvét itt rendelheti elő kedvezménnyel.

VELETEK VAGYUNK – OLVASÓKKAL, ÚJSÁGÍRÓKKAL!

A hatalomtól független szerkesztőségek száma folyamatosan csökken, a még létezők pedig napról napra erősödő ellenszélben próbálnak talpon maradni. A HVG-ben kitartunk, nem engedünk a nyomásnak, és minden nap elhozzuk a hazai és nemzetközi híreket.

Ezért kérünk titeket, olvasóinkat, hogy tartsatok ki mellettünk, támogassatok bennünket, csatlakozzatok pártolói tagságunkhoz, illetve újítsátok meg azt!

Mi pedig azt ígérjük, hogy továbbra is minden körülmények között a tőlünk telhető legtöbbet nyújtjuk a számotokra!
Életveszélyessé vált egy társasház Angyalföldön, egy napjuk volt kiköltözni a lakóknak

Életveszélyessé vált egy társasház Angyalföldön, egy napjuk volt kiköltözni a lakóknak

Az Apple lecserélte az Intelt, mert méretre és feladatra készülnek az új chipek

Az Apple lecserélte az Intelt, mert méretre és feladatra készülnek az új chipek

Koronavírus-fertőzésben meghalt a svéd drámaíró, Lars Norén

Koronavírus-fertőzésben meghalt a svéd drámaíró, Lars Norén