Hogyan e-mailezzük okosan és hatékonyan?

Napjainkban az emberek úgy küldözgetik az e-maileket, mint ahogy sokan nem figyelnek oda a szemetelésre vagy a műanyaghasználatra – mindkettő egyfajta környezetszennyezés. Míg utóbbiak a bolygónkban tesznek kárt, előbbiek mások idejét és energiáját nem tartják tiszteletben. A folyamatos e-mailezés miatt aztán a legproduktívabb óráink szétszabdalódnak, a figyelmünk elaprózódik.

Intelligens e-mailezés

Sok e-mail célja pusztán a figyelem kiérdemlése. Ezek nem másról szólnak, mint hogy „Nézd, nézd, mit küldtem! Hiszem, hogy ez legalább olyan fontos és érdekes lesz számodra, mint nekem.” Nos, a legtöbbször nem így van. Ebbe az üzenet küldőjeként is érdemes belegondolni.

De fogadóként is ránk fér a fegyelem. Érdemes átgondolni, veszítünk-e azzal bármit, ha nem olvasunk el valamit, nem küldjük el valakinek az adott üzenetet, netán leiratkozunk a legtöbb hírlevélről. Egyre több vezető alakítja át drasztikusan az e-mailezési szokásait, sőt egyes cégeknél már munkaidőn kívül tilos az e-mailezés.

Egyik véglet sem jó. De vajon le lehet-e szokni a folytonos e-mailezésről? Nehéz elengedni, de érdemes legalább részben megpróbálni. Sok e-mail lényegében egy másik ember által számunkra delegált feladat. A prioritási listánkat viszont mindig szem előtt kell tartanunk, és elsősorban a saját feladatainkra kell fókuszálni. Ezért csak akkor kezdjük el feldolgozni az e-mailjeinket, ha már végeztünk feladatainkkal.

Így kezdtem rendszerezni

Ami engem illet, a bejövő leveleket igyekszem automatikusan rendszerezni. A kéretlen reklámok kiszűrésére a spamszűrőkön túl extra szoftvereket használok, amilyen az unrollme.com, így kevesebb levelet kell áttekintenem. A valóban nekem szánt, lényegi tartalommal érkező leveleket tovább szűröm – olyan kritériumokkal, mint hogy kitől jön a levél, milyen téma lehet, melyik e-mail-fiókomra.

Máskor egyszerű és gyakran ismétlődő kérdések megválaszolásához előre megírt sablonüzeneteket használok. Automatikus emlékeztetőket is beállítok magamnak arra az esetre, ha valaki nem válaszolna, és gyakran alkalmazom az időzített e-mail-küldés funkciót, hogy a legjobb időben érkezzen a másik fél számára a levelem.

A találkozóimat egy mesterséges intelligencia magától iktatja a naptáramba (az e-mailekből vett információk alapján), és nem nekem kell egyeztetnem őket. Sőt telefonon még gesztusalapú applikációkat is használok, hogy gyorsabban tudjam rendezni a leveleimet. Ez úgy néz ki, hogy először a telefonomon átnézem gyorsan a leveleket, és egyszerű mozdulatokkal balra-jobbra tudok húzni egy levelet, és ezzel például az előre általam beállított mappába kerül.

Ezek segítségével öt-tíz perc alatt rendszerezni tudom, mivel szeretnék aznap foglalkozni, vagy ha egyes levelekre egy-két mondatos válaszok adhatók, ott helyben meg is írhatom őket, a kevésbé fontos üzeneteket pedig későbbre hagyom.

Automatizálás: keresés és sablonok

Ha mások e-mail-címét szeretnénk megtalálni, használjunk olyan eszközöket, mint a VoilaNorbert és az E-mail Hunter. A segítségükkel azok e-mail-címét is megtudhatjuk, akiknek csak a teljes nevét és a céges e-mail-domainjét ismerjük.

Hasonló, a LinkedIn-es keresésekre épülő szolgáltatás a Found.ly, amelyet használhatunk Google vagy más keresőmotorban célzott leadlista építésére is, amikor valamilyen célcsoportot szeretnénk elérni. Az alkalmazás egy adott céghez vagy személyhez megtalálja az elérhetőséget, plusz a legutóbbi nyilvános Facebook- vagy Twitter-bejegyzéseit, és a szoftver mindezeket egy listába rendezi a számunkra.

A sablonok használatával is rengeteg időt spórolhatunk, elmentett üzenetként érdemes tekinteni rájuk, amelyeket néhány másodperc alatt testre szabhatunk. Ezek alapján hasonló e-mailek tömegét tudjuk kiküldeni. Figyeljük meg, milyen válaszokat írunk újra meg újra, és azokra hozzuk létre a sablonjainkat.

Szeressük meg újra az e-mailezést!

hvgkonyvek.hu

Az e-mailek menedzselésében a natív számítógépes szoftvert és a Gmail-kiegészítéseket egyszerre is segítségül hívhatjuk. A Spark nevű alkalmazás például automatikusan kategorizálja a leveleinket fontos-, értesítés- és hírlevél-csoportokba. Az előszűrés végére kiderül, hogy mire akarunk válaszolni.

Ezután a GTD-ben megismert kétperces szabályt, majd az ott alkalmazott lépéseket használom. Először a kitűzött vagy megcsillagozott e-mailekkel foglalkozom: amire két percnél gyorsabban tudok válaszolni, arra egyből válaszolok is.

Konkrét példával: napi 100-150 e-mailt kapok, ebből nagyjából húsz fontos üzenet. Húszból tizenötöt két percnél kevesebb idő megválaszolni. A maradék öt feldolgozásához három stratégiám van:

- a projektet jól ismerő csapattagnak delegálom az e-mail megválaszolásának feladatát;
- én írom meg a válaszokat legfeljebb egy óra alatt;
- ha egy e-mail egy nagyobb projekthez kapcsolódik, akkor annyit válaszolok, hogy köszönöm, megkaptam az üzenetet, és XY időpontra készen leszek a feladattal, majd elteszem a válaszadás feladatát a Következő lépés/Naptár/Projektek listámra.

A Gmail kiegészítései közül pedig az alábbiak a kedvenc funkcióim, amelyeknek köszönhetően a leghatékonyabban tudok dolgozni:

- Később küldés: ez azt jelenti, hogy az e-mailemet a Gmail majd akkor fogja elküldeni, amikor szerintem a legjobb a címzettnek megkapnia.
- Elolvasás-követés (open tracking): látom, hogy valaki kinyitotta-e a levelemet, vagy sem.
- Emlékeztetők és automatikus utánkövetés: ha senki nem válaszol az üzeneteimre, beállíthatok egy emlékeztetőt vagy egy automatikus utánkövető üzenetet.

A fenti cikk Szántó Péter Válj valóra! című könyvének szerkesztett részlete.

Hogyan vágjunk bele álmaink megvalósításába? Milyen időbeosztással tudunk hatékonyan elvégezni minden fontos feladatot? Miként élvezhetjük a kemény munka közben az életünk? Szántó Péter könyvét itt rendelheti elő kedvezménnyel.