A legveszélyesebb dolog, ha csak tétlenül várunk a csodára. Nagy terveket szövögetve gyakran elképzeljük, hogy mindennap lefutunk egy maratont, de ez nyilván nem fog megtörténni. A célba érve viszont látni fogjuk, hogy sosem jutottunk volna odáig, ha nem tesszük meg az első lépést annak idején.

A GTD-módszer – Get Things Done, avagy végezz el mindent! – egy kipróbált rendszer a napi teendők rendszerezéséhez és a hatékony időmenedzsmenthez. Azoknak nyújt megoldást, akik képesek lennének hagyni, hogy csak úgy elsodorja őket a napi teendők áradata, és nem tudják ösztönösen kontrollálni és kitalálni, miként tudnának hatékonyan előrejutni az életükben. A módszert David Allen részletesen ismerteti Hatékonyságnövelés stresszmentesen – GTD című könyvében.

Íme a módszer lényege röviden!

Agyunk nem arra teremtetett, hogy minden egyes feladatot észben tartson. Írjunk hát le minden felmerülő feladatot, bármilyen apróság legyen is az, és így kitisztíthatjuk az elménket. A felírt feladatokat később rendszerezzük különböző listákra és allistákra, így minden feladatnak előre megtervezett helye lesz a napjainkban.

Egy újonnan felmerülő dolgot először rögzíteni kell feladatként, majd tisztázni, milyen típusú feladat, és utána rendszerezni, mi is vele a teendő. Időről időre reflektálni kell a listákra, vagyis módszeresen át kell tekinteni teendőink gyűjteményét, végül pedig ideje cselekedni.

A következő lépések szerint érdemes haladni:

1. Minden feladat alapból bekerül a Gyűjtőkosár nevű listába (rögzítés).

2-3. Hozzunk létre különböző listákat, amelyekbe rendszerezhetjük a feladatainkat, és ezek alapján végezzük el a rendszerezést!

- Gyűjtőkosár: Ide kerül egyből minden teendő. Tegyük fel a kérdést: Igényel cselekvést a dolog? Ha nem, akkor a Cselekvést nem igénylő dolgokhoz kerül, később annak valamely allistájára. Ha cselekvést igénylő dologról van szó: elvégezhető-e a feladat 2 perc alatt? Ha van olyan, ami 2 percen belül letudható, akkor tudjuk le azonnal!

- Cselekvést nem igénylő dolgok: Ha olyan dologról van szó, amely nem is igényel közvetlenül cselekvést, akkor e lista valamely allistájára kerül. Lehet, hogy Ellenőrző listát kell csinálni belőle (egy konkrét helyzethez, például egy utazáshoz a teendők és elpakolandók listája), vagy éppen mehet a Valamikor / Talán allistára. Ez utóbbi lehet egy terv, vágy, például hogy a „gyermekemnek megmutatom Disneylandet”. Ha több mint 30 napig ezen az allistán marad az adott feladat, akkor törölhetjük.

- Cselekvést igénylő dolgok: Ha cselekvést igényel egy dolog, de nem végezhető el 2 perc alatt, akkor el kell dönteni, hogy nekünk kell-e megcsinálni, vagy rábízhatjuk másra (Várakozás allista). Az előbbi esetben nem mindegy, hogy egy nagyobb projekt része (már megy is a Projektek allistára), vagy egy egyszerű, további döntést nem igénylő Következő lépés.

- Projektek: Ha csak több lépcsőben végezhető el egy feladat, akkor külön projekteket célszerű létrehozni, amelyekben annyi kisebb feladatra, vagyis lépésre bontjuk a munkát, amennyire csak lehet. Ezt nevezzük tervezésnek. Fontos megjegyezni, hogy mindig kell lennie „következő lépés” nevű részfeladatnak minden tervünkben, ez majd átkerül mindig a Következő lépések allistába.

- Következő lépés: Ha egyszerűen elvégezhető feladatról van szó (és tovább tart, mint 2 perc), akkor tegyük a „következő feladat” mappába. Eldönthetjük, hogy a lista alapján megyünk végig a feladatokon, vagy meghatározunk egy időpontot az elvégzésükre.

- Várakozás: Az előző mappáéhoz hasonló a funkciója, de a benne lévő feladat egy másik emberre vár; itt rendszerezhetjük ezeket, és rendelhetünk hozzájuk határidőket.

4. Reflektáljunk napi és heti rendszerességgel a listákra

Naponta nézzük át a Következő lépések allistát és a Naptárat, szükség esetén aktualizáljuk őket! Szánjunk 30 percet minden héten arra, hogy kiürítsük a Gyűjtőkosarat, és áthelyezzük az adott feladatokat a megfelelő helyükre. Hetente érdemes ellenőrizni és aktualizálni a Projektek allistában szereplő tételeket is.

5. Tegyük meg, amit az adott pillanatban meg kell tenni

Ahogy telik az idő, számos projektbe kezdünk majd bele, és a saját ritmusunkban végrehajtjuk őket – vagyis megteszünk minden következő lépést, és egyszer csak elfogynak. Minden dolog, amely elvarratlan szálként lefoglalná az elménk, a helyére kerül, és akkor fogunk rá időt és energiát szánni, amikor annak itt az ideje.

A fenti cikk Szántó Péter Válj valóra! című könyvének szerkesztett részlete.

Hogyan vágjunk bele álmaink megvalósításába? Milyen időbeosztással tudunk hatékonyan elvégezni minden fontos feladatot? Miként élvezhetjük a kemény munka közben az életünk? Szántó Péter könyvét itt rendelheti elő kedvezménnyel.