© sxc.hu

"Spóroljon velünk milliókat!"; "Takarítsa meg egyhavi számláját nálunk!" - ilyen s ehhez hasonló reklámszlogeneket  tonnaszámra dobnak ki az internetes  keresők a spórolni kulcsszóra. A reménykedő cégvezetők azonban kissé csalódottak lesznek, amikor a figyelemfelkeltő ígéretekre kattintva egy-egy  online szolgáltatást kínáló oldalon találják magukat. 

A hívószó  ennek ellenére nem veszített csáberejéből, a marketingesek nagy része  előszeretettel használja a kifejezést.

A költséghatékonyság egyik legfontosabb elve: a spórolni, de nem mindenáron.  Ennek ellenére a kisebb cégek vezetői megtakarításaik során hajlamosak olyan fontos szempontokat mellőzni, mint a szükséges munkaeszközök és körülmények biztosítása. Pedig a meggondoltlanság jelentősen csökkenti az alkalmazottak lojalitását, munkaerejük hatékonyságát.

1) Adjon több döntési jogosítványt munkatársainak!

A cégvezetőknek előbb vagy utóbb be kell látniuk, hogy egyedül nem megy - hangsúlyozza D. Kovács István, a Cégalku internetes portál cégtanácsadója. Fel kell hagyniuk azzal a téves kényszerképzettel, hogy csak ők hozhatnak döntéseket minden területen – az irodaszerek beszerzésétől kezdve a rekreációs költségek meghatározásán át a szabadságolásokig. Ki kell engedniük a kezükből mind az ellenőrzési, mind az optimalizálási folyamatok irányítását, s döntési kompetenciával kell ellátni alkalmazottaikat.

A cégvezetők mindaddig csupán ráérzésből irányítanak, amíg nincs, aki  előkészítse  számukra a  döntéseket. A rosszul értelmezett takarékosság elve miatt gyakran  olcsó, s nem kreatív, szakmailag képzett munkaerőt alkalmaznak. Az alkalmatlan munkavállalók bérét ugyanúgy ki kell fizetniük, miközben sem idejük, sem energiájuk nem marad új üzletek kötésére s valódi profittermelésre. Ennek eredménye az abszolút szervezetlenség, időpocsékolás.

© legalja.hu

Legjobb példák erre a folyamatos, ám mégis eredménytelen útépítési munkálatok.

- Hat ember támasztja a lapátot, a gépes alszik a markolóban, a csoportvezető beszélget a másik három csoportvezetővel arról, hogy mikor jön már a főnök, aki még reggel elment öt zsák cementért a cég raktárába. Igaz, hogy az építkezés a Ferihegyi úton van, a cég telephelye meg Dunaújváros előtt, de a távolság nem számít, hiszen mindenki ráér –meséli D. Kovács István.

Szerinte ennél már csak a szándékos időhúzás a költségesebb. Megeshet, hogy az alvállalkozó szándékosan tartja vissza az elkészült munkát azért, hogy nagyobb összeget számlázhasson.

Rezsiköltségek

Kifizetés előtt célszerű csoportosítani a rezsiköltségeket. Fontossági sorrendben az első kategória a termeléshez feltétlenül szükséges kiadásoké, mint például a fűtésé, világításé. A második kategóriába  a termelékenységet növelő eszközök, mint mondjuk az üzemanyag, faxpapír tartozik. A harmadikba pedig az összes olyan eszköz, amely a kényelmet biztosítja. Céges tartozás esetén prioritást élveznek a termeléshez kapcsolódó anyagköltségek és alvállalkozói díjak. Utána következnek az első kategóriás rezsiköltségek, valamint az alkalmazottak megélhetését biztosító alap- és teljesítménybérek, illetve az adók. A második kategóriás alapbérek vannak a következő szinten. A harmadik a fontossági sorrendben a második kategóriás rezsiköltségek és az egyéb adók. A legvégén vannak a kevésbé szorgalmas dolgozók prémiumai, a harmadik kategóriás rezsiköltségek, a tartalékok, a garanciális alapok, az infláció és az osztalék. Forrás: Polló László, a Rakd rendbe a pénzügyeidet!

A kis- és középvállalatok rezsiköltségeinek elemzésére és csökkentésére szakosodott Business Cost Management (BCM Budapest Kft.) számításai szerint egy 100 fős cég évi 4-6 milliót spórolhat a rezsiköltségei kezelésével, beszerzései optimalizálásával.

2) Ésszerűsítse napi kiadásait!

A tanácsadó cég tapasztalatai azt mutatják, hogy a tulajdonosok többsége nem tud elegendő figyelmet fordítani cége rezsiköltségeire, holott ezeken keresztül egy kisebb cégnél  éves szinten akár egy jól felszerelt  autó ára illan el észrevétlenül a bankszámláról.

Az állandó piaci verseny miatt a cégek elsőként a legnagyobb költségeikből próbálnak lefaragni. Az alapanyagok, a munkabér és az alvállalkozók megbízási díjai csökkentése után azonban egyszerűen nem marad idejük a rezsiköltségekre. Emiatt anélkül, hogy utánaszámolnának, kifizetik az irodaszer, a telekommunikációs vagy az energiaköltségeket. A legnagyobb baj Tősér Sándor ügyvezető igazgató szerint az az automatizmus, ahogyan a cégek kezelik a rezsiköltségeiket. Nem is gondolják, hogy itt is jelentős megtakarítási lehetőségek rejlenek.
 
3) Figyelje a piacot!

A rutin tehát az egyik legnagyobb baklövés, nemcsak a napi kiadásoknál. Végzetes hiba lehet az is, ha egy cég hozzászokik egyetlen  bizonyos termékhez vagy szolgáltatóhoz, s akkor is ragaszkodik hozzá, ha nem az adja a legkedvezőbb ajánlatot a piacon.

Nem célszerű megszokásból ragaszkodni egy szolgáltatóhoz  azért sem, mert azok jól bevált stratégiája az apránként történő áremelés. Egy két-három százalékos árnövekedés gyakran  nem számít a megrendelőnek, főként  egy megbízható szolgáltató esetében. Talán még az sem tűnik fel egy cégnek, amikor  a következő évben ugyanennyivel nő a díjszabás, de hosszú távon ez jelentős pluszköltséget jelent.

4) Kutasson fel új technológiákat!
 
A piaci szereplőknek gyakran nem marad idejük új technológiák felkutatására, pedig ez az egyik leghatékonyabb költségcsökkentő módszer lehet. Az új munkaeszköz a gyártásban ugyan nagy egyszeri kiadást jelent, de többszörösen behozhatja az árát. Például egy keményfémbetétes vágószerszám sokkal drágább a gyorsacél késnél, ám az élezési költségek éves szinten még a szerszám árával együtt is a harmadára eshetnek. 

5) Mellőzze a felesleges beszerzéseket!

A cégvezető kiemelt feladata, hogy megszüntesse a túlszámlázásokat és a felesleges költségeket. A céges mobiltelefonok miatt gyakran kihasználatlan marad a vezetékes vonal.  Az alapdíj viszont továbbra is ketyeg, közben vonalanként évi 40 ezer feletti pluszkiadást jelent a cégnek. Ugyanakkor még mindig kevesen használnak VOIP rendszert, azaz céges szinten kevesen élnek az internetes telefonálás adta spórolási lehetőséggel, ami távolsági és külföldi hívások esetén 60-80 százalék is lehet.

Hiába vonzó a telefontarifa, ha percalapú a számlázás, és például 61 másodperc  2 percbe kerül. Hogy mennyire hatékony ez az adott cégnek, csak a telefonálási szokások analízise alapján dönthető el. 

Aktuális adókérdés, hogy az evás vállalkozások esetében személyi jövedelemadót kell fizetni a céges magántelefon használata után. A bevételi nyilvántartást vezetőknek azonban nem kell elkönyvelni a költségszámlákat,  a kettős könyvelést vezetők estében viszont igen. Érdemes ezért a telefon-előfizetéseket felülvizsgálni. 
 
6) Koordinálja a munkafolyamatokat!

Gyakori hiba, hogy a cégek rosszul koordinálják rendszeres beszerzéseiket. Alkalomszerűen, egyszerre több helyről vásárolnak például nyomtatványokat, tisztítószereket. Van, hogy nem is egy ember, hanem különböző osztályokon, vagy szobákban dolgozók végzik ugyanazt a feladatot, ezért aztán végül senki sem látja át, mire mennyit költ a cég valójában.

7) Egységesítse beszerzéseit!

Jelentős kedvezményeket lehet kialkudni, ha az adott területhez tartozó termékeket egy helyről szerzi be, vagy ugyanattól a szolgáltatótól rendeli meg rendszeresen. A beszerzései egységesítésével akár 10-15 százalékot is spórolhat a vállalat. Például a cégek gyakran az egyik nyomdából szerzik be csomagolóanyagaikat, egy másikból a bizonylataikat, a harmadikból a marketinges anyagaikat. Mindent onnan, ahol az a legolcsóbb. Ha ehelyett megkeresi azokat a nyomdákat, amelyek minden szükséglete előállítására képesek, az egyesített rendelésállomány jelentősen javíthatja alkupozícióját, és az összköltség is csökkenni fog.

8) Ellenőrizzen folyamatosan!

A költségcsökkentésnek csak akkor van értelme, ha a cég képes tartósan alacsonyan tartani kiadásait. Ehhez elsősorban folyamatos  ellenőrzésre van szüksége ahhoz, hogy a költségek fél év múlva ne érjék el a korábbi, magasabb szintet. Erre célszerű kijelölni egy személyi felelőst, vagy külső cégre bízni a feladatot.

9) Váltsa ki a cégautó adóját!

© sxc.hu

A könyvelők és adószakértő egybehangzó véleménye, hogy nem lehet kibújni az adókötelezettségek alól. A kevés kivétel közé tartozik a cégautóadó, amely az egyik olyan adónem, amelyet kivált az egyszerűsített vállalkozói adó (EVA). Az evások tehát anélkül használhatják a cégautót magáncélra, hogy adóznának utána – tájékoztat Béres Molnár Gergely adószakértő. Szerinte a cég tevékenységét bizonyos esetekben megéri szétválasztani két – egy evás és egy általános szabályok szerint adózó - adóalanyra. Az evázó körbe az alacsony költségű tevékenységeket érdemes csoportosítani, a  tevékenységek után az általános szabályok szerinti vállalkozásban adóznának.

A cégautóadó a gépjármű értékétől függően 6-112 ezer forint szja, amelyhez hozzáadódik még az eho és a munkaadói járulék. Ez egy 3,5 millió forint értékű autó esetében havi 32 ezer forintot jelent. Mint azt Barazsy Ákos, a Roadrecord.hu ügyvezetője a hvg.hu-nak elmondta: adófizetés helyett célszerű a vállalkozásnak útnyilvántartást vezetnie, ami 75 százalékkal kisebb kiadást jelent havonta.

Aki megfizeti a magánutak üzemanyagköltségét és a magánfelhasználásra futott kilométerenkénti 9 forint karbantartási költséget, az korlátozás nélkül használhatja a cégautót magáncélra úgy, hogy nem kell cégautó adót fizetnie. Egy 2005-ben hozott törvényben a jogalkotó azt is megfogalmazta, hogy a cégautó használata során mi minősül személyes használatnak.
 
10) Spóroljon a büntetésen!

Fizetési határidők

Minden hónap 12. – járulékok illetve, nyugdíjpénztári tagdíjak befizetése. Minden hónap vagy negyedévet követő 20. - áfa és társasági adóelőleg. szeptember 15. – iparűzési adóelőleg befizetése.

Az adót célszerű időben befizetnie minden cégnek, hiszen az ellenőrzés során feltárt hiányok megfizetése sokkal többe kerülhet  - figyelmeztet Kanalas Katalin, a Big 7 könyvelőcég tulajdonosa:
 
• Ehhez minden cégvezetőnek javasolt néhány nappal korábbi időpontra feljegyeznie a fizetési határidőt.

• Érdemes egy helyen gyűjtenie a számlákat, bizonylatokat, és figyelnie arra, hogy ne legyen hiányos az iratanyag.

• Időben el kell juttatnia a leveleket a könyvelőnek, hogy az dolgozhasson velük.

• A munkavállalókkal kapcsolatos információkat a legrövidebb időn belül el kell küldenie a számfejtést végző személynek.

Kanalas szerint fizetéskor mindenképp elsőbbséget élveznek a munkavállalóktól levont járulékok és a nyugdíjpénztári tagdíj. A nyugdíjpénztár nem hatóság, ezért hivatalból kell küldenie egy megkeresést az illetékes adóhivatalnak, ha nem érkezik meg időben az összeg. Amikor a hatóság magánnyugdíj-pénztári végrehajtást kezdeményez, akkor  egyszerre több adónemet is vizsgál. Előfordulhat, hogy a mulasztó duplán megfizet a feltárt hiányosságokért.

A  felmérések szerint a céges szintű tartozások évről évre növekvő tendenciát mutatnak, a  kormány megszorító intézkedései pedig várhatóan tovább rontják a statisztikákat.   A vállalkozásokat  szeptembertől folyamatosan sújtó a járulékfizetési kötelezettségek miatt sok cégvezető érzi úgy, hogy csak hitelből tudja fedezni növekvő kiadásait.  Pedig  az egyik leghatékonyabb   módszer a költségek finanszírozására nem a kölcsön, hanem a kiadáscsökkkentés.