1. Az egyik csapdahelyzet az üzleti és a pályázati projekt közötti összhang hiánya lehet. A meghirdetett pályázatok fényében ezért ajánlott megvizsgálni a vállalkozás üzleti projektjének rugalmasságát, kerülni kell azonban a túlzott árbevétel-vállalásokat és egyéb irreális kötelezettségeket, mert az eredeti tervek radikális megváltoztatása az egész projekt sikerét veszélybe sodorhatja - figyelmeztet Márkus Csaba, a Deloitte EU-tanácsadási üzletágának igazgatója összegyűjtötte a kkv-szektor .

2. Veszélyeket rejthet a pályázati konstrukciók változása is, ezért célszerű folyamatosan nyomon követni ezeket, és megfelelően reagálni rájuk. Egyes népszerű pályázatoknál a vállalkozások pénzt és sok fáradságot spórolhatnak meg például azzal, ha a meghirdetett pályázati véghatáridőt megelőző felfüggesztésekről időben tájékozódnak, és ennek megfelelően felgyorsítják, vagy átütemezik projektjüket.

3. A cég figyelmeztet arra is, a legújabb pályázati kiírások és legfrissebb jogszabályok sem fedhetik le (egyelőre) mindenben a támogatási rendszerben alkalmazott új szabályozási környezetet, a nem teljesen egyértelmű esetek tisztázása pedig gyakran hosszas procedúrát, időigényes állásfoglalásokat tesz szükségessé.

4. A közbeszerzéssel kapcsolatban a tanácsadó cég kiemeli, hogy a pályázók csak akkor kerülnek a közbeszerzési törvény hatálya alá, ha ténylegesen támogatást is kapnak. Éppen ezért, amennyiben a támogatás mértéke miatt - vagyis 50 százaléknál magasabb támogatásintenzitás esetén - a pályázónak közbeszerzési kötelezettsége van, ezt csupán a támogatásról szóló döntést követően kell lefolytatni. 

5. Az előzetes helyszíni szemlére érdemes előre felkészülni, mert a vizsgálat során minden, a pályázati adatlapon feltüntetett adatot ellenőrizhetnek, például a költségvetés, a különböző vállalások, árajánlatok és engedélyek bemutatását is kérhetik. 

6. A pályázóknak gondolnuiuk kell arra is, hogy a támogatásról szóló döntés és a szerződés megkötése között akár több hónap is eltelhet, így áthidaló hitelekre is szükségük lehet a projekt sikeres megvalósításához. A támogatási szerződést ajánlatos minden esetben alaposan átvizsgálni, mert előfordulhatnak eltérések a pályázat tartalmához képest, leggyakrabban a vállalások mértékére és a forrásösszetételre vonatkozóan - hívja fel a figyelmet a Deloitte. 

7. Az üzleti környezet változásaiból fakadóan még a támogatási szerződés megkötése előtt megváltozhatnak a projekt egyes paraméterei, így egyebek között a költségek és a megvalósításba bevont eszközök listája is.

8. Számítani kell arra is, hogy a közreműködő szervezet a pályázatban eredetileg megadott paraméterekkel fogja megkötni a támogatási szerződést, és a szerződés módosítására csak az után biztosít lehetőséget. A változtatási igényekkel ezért érdemes előre felkészülni, hogy a hatályba léptetett szerződés azonnal, késlekedés nélkül módosítható legyen. Az elszámoláshoz a számlamásolatokat, banki kivonatokat, szerződések másolatait minden esetben cégszerű aláírással kell hitelesíteni, ami az elszámolható költségtételek nagy száma esetén jelentős időráfordítással jár - hívja fel a figyelmet a Deloitte.

9. A leggyakoribb pályázati buktatók egyike, hogy hosszabb megvalósítási idejű projektek esetében, a szerződéskötés elhúzódásakor a dokumentációs kötelezettség részét képező "Projekt Előrehaladási Jelentés" útmutatója szerint a kedvezményezett már a szerződéskötést megelőzően kötelezetté válhat a jelentés benyújtására, miközben aláírt szerződés híján ilyen irányú kötelezettsége ebben a szakaszban még nem is keletkezhetne. Márkus Csaba szerint azonban jó előkészítéssel meg lehet előzni a projekt egy részének, vagy egészének az elhúzódásához vezető helyzeteket, amivel rengeteg adminisztratív tehertől, költségtől lehet megóvni a cégeket.