Az egyes vállalatok túlélésében ugyanolyan fontos szerepet játszik az, hogy kezeljék óvatosabban a kiadásokat, amikor a dolgok rosszul alakulnak, mint az, hogy lássák a fényt az alagút végén és készüljenek fel a növekedési pályára történő visszaállásra. Mindemellett az üzleti döntéshozóknak állandóan „játékban kell maradniuk”, ami egyúttal azt is jelenti, hogy biztosítaniuk kell a folyamatok átláthatóságát. Egy vállalatvezető akkor lesz képes olyan döntéseket hozni, amelyek a valóságnak, illetve ügyfelek és szállítók igényeinek leginkább megfelelnek, ha nem a médiából, a politikusoktól és a közismerten ingatag tőzsdékből áramló információkra hagyatkozik, hanem ha ismeri saját vállalata belső folyamatait, eseményeit.

Bár szűkös időkben a költségcsökkentés elkerülhetetlen, rendelkezésre állnak olyan eszközök is, amelyek segítenek a szokatlan helyzetekből történő kilábalásban anélkül, hogy teljesen felemésztenénk erőforrásainkat, mire a recesszió véget ér. A folyamatok automatizálása erre az egyik legjobb példa. A pénzügyi informatikai rendszer felfrissítésére fordított kis befektetéssel folyamatos cashflow növekedés érhető el, amely még nagyobb hasznot hoz majd a válság végeztével és jobb méretgazdaságosságot is eredményez. Másszóval a válság kezelése első sorban azt jelenti, hogy legyünk a lehető leghatékonyabbak. Ez ugyanúgy vonatkozik az IT rendszerekre, mint a vagyonkezelésre, a termelésre vagy a szállításra.

Vállalatvezetési praktikák válság idején

Mivel gazdasági válság idején minden cég ösztönös reakciója a költségek csökkentése, a legfontosabb feladat a készpénzállomány szigorúbb kontrollja. Melyek tehát a forgóeszközök minimalizálásának, illetve a bankoktól való függetlenedés legfontosabb eszközei?

Kössön olyan szerződéseket, amelyek jobban támogatják a jövőbeni eladásokat: a szerződésekbe foglaljon olyan kedvezményeket, amelyek hosszú távon jelentenek előnyöket partnerének. A kedvező szerződési feltételek egyúttal csökkentik a vitás kérdések felmerülésének esélyét. Csak akkor derül ki, hogy a szóban forgó üzlet profitot – és készpénzt – fog-e termelni, avagy épphogy csak megtérül, ha pénzügyi informatikai rendszere segítségével előzetesen alapos elemzéseket végez.

Hangsúlyosabb kintlévőség kezelési funkció – Ha eddig még nem tette, a kintlévőségeket kezelő osztály tagjait nevezze ki teljesjogú „Account Manager”-ekké. Ügyfeleikkel kapcsolatban számos információhoz hozzá kell jutniuk, nem csupán a kibocsátott számlákhoz. Egységes kezelési felületet kell biztosítani számukra a különböző részfeladatot ellátó, sokféle megjelenésű és logikájú pénzügyi szoftverek együttes alkalmazására, munkájuk során pedig a lehető legtöbb figyelmeztető üzenetet kell generálniuk az illetékesek felé. Ezek révén adatok bányászata helyett szaktudásukat és kapacitásukat sokkal fontosabb feladatok elvégzésére fordíthatják.

A vitás ügyek felterjesztési folyamatának kidolgozása – A fizetési viták rendezése szinte teljes mértékben felemésztheti a forgótőkét, ám ha ezeket mihamarabb a menedzsment tagjai (vagy akár maga a vállalatvezető) elé terjesztik, gyors döntések születhetnek a lehetséges fizetési konstrukciókkal, az ügyfelekkel folytatott tárgyalásokkal vagy az esetleges jogi lépésekkel kapcsolatosan. A pénzügyi informatikai rendszeren belül a lejárt számlák tulajdonjogáról egyértelmű információk kell, hogy rendelkezésre álljanak, amelyek már önmagukban is automatikus választ adhatnak bizonyos fennálló vitás kérdésekre.

Beszerzés – A forgótőke kezelése a beszerzési folyamat szempontjából nem azt jelenti, hogy 90 napra kezdünk el fizetni a szállítóknak, amint meghalljuk a recesszió szót. Persze érdemes azért kicsit „feltuningolni” a tartozások-modult a pénzügyi rendszeren belül. A számlák kifizetéséhez kapcsolódó költségek – pl. felesleges papírmunkák, nem konszolidált beszerzések vagy nem engedélyezett kiadások – minimalizálása azonnali készpénznövekedést eredményez.