A technológia következő szintjét már nem feltétlenül egy újabb chatbot vagy gyorsabban elkészülő prezentáció jelenti. Az igazán látványos változás nem akkor kezdődik, amikor a technológia információt értelmez és javaslatokat ad, hanem amikor a vállalat egyes munkafolyamataiban a végrehajtás is automatizálhatóvá válik.
Fontos, hogy ez nem jelenti azt, hogy minden feladathoz mesterséges intelligenciára lenne szükség. Azonban sok vállalatnál ma is rengeteg munkaidőt visznek el olyan ismétlődő, szabályokkal jól leírható, adminisztratív lépések, amelyek nem igényelnek kreativitást vagy összetett emberi mérlegelést. Valaki adatokat másol egyik rendszerből a másikba, számlákat ellenőriz, dokumentumokból mezőket visz át egy vállalati alkalmazásba, illetve ugyanazokat a lépéseket ismétli több száz alkalommal.
Az ilyen feladatokra jöttek létre az úgynevezett szoftverrobotok, amelyek most a Yettel új vállalati szolgáltatásán keresztül – a UiPath technológiájára építve – váltak elérhetővé a hazai közép- és nagyvállalatok számára.
A robotok már a (gép)házban vannak
Az RPA, vagyis a robotizált folyamatautomatizálás (Robotic Process Automation) olyan megoldást jelent, amelyben egy szoftverrobot (azaz nem fizikailag létező, vas és drót eszköz, hanem egy számítógépes program – a szerk.) előre meghatározott szabályok szerint hajt végre digitális feladatokat, a már létező informatikai környezetben. Megnyitja a szükséges vállalati alkalmazásokat, bejelentkezik, adatokat keres ki, másol át, ellenőriz vagy rögzít, dokumentumokat dolgoz fel, és információkat továbbít különböző rendszerek között.
A lehetséges felhasználási területek köre széles: a pénzügyön számlafeldolgozási, egyeztetési, zárási vagy riportálási feladatokat végezhet el, a HR-en beléptetési adminisztrációban, adatfrissítésben vagy a bérszámfejtéshez kapcsolódó rutinfeladatokban segíthet. Emellett azonban akár ügyfélszolgálati környezetben jegykezelést, adatellenőrzést és háttéradminisztrációt végezhet, az IT-üzemeltetésben pedig felhasználókezelési vagy rendszerfelügyeleti lépéseket hajthat végre.
A beszerzésben és az ellátási láncban megrendelések, beszállítói adatok és dokumentumok feldolgozása is kerülhet egy-egy ilyen szoftverrobothoz. A közös pont minden esetben az, hogy a feladat ismétlődő, szabályalapú és digitális rendszerekben történik.
Nem minden automatizációhoz kell mesterséges intelligencia
Bár az AI és az RPA gyakran jelenik meg ugyanabban a mondatban, nem ugyanazt jelenti a két technológia. Az automatizáció egy-egy folyamat meghatározott lépéseit hajtja végre. A mesterséges intelligencia pedig akkor kapcsolódhat be, amikor az információt először értelmezni, osztályozni vagy valamilyen döntéshez kell előkészíteni.
Egy szoftverrobot például pontosan tudja, hogy egy adott mezőből melyik vállalati rendszer, melyik megfelelő helyére kell átmásolnia az adatot. Ha viszont az információ különböző felépítésű dokumentumokban található, előfordulhat, hogy először optikai karakterfelismerésre (OCR), majd AI-alapú értelmezésre és normalizálásra van szükség.
Az AI ebben az esetben „megérti”, hogy milyen információ ez, az RPA pedig elvégzi az előre meghatározott műveleteket. Egyszerű, jól formalizálható folyamatnál azonban erre az értelmező rétegre nincs feltétlenül szükség, itt a „hagyományos” automatizáció önmagában is megfelelő és költséghatékony megoldás lehet.
Ez fontos különbség olyan időszakban, amikor szinte minden vállalati problémára AI-megoldást próbálnak keresni. A technológiai döntésnek nem abból kell kiindulnia, melyik új eszköz a leglátványosabb, hanem abból, hogy milyen működési problémát akar megoldani a vállalat.
Részmunkaidős robot, teljes munkaidős probléma helyett
A nagyvállalati automatizáció egyik hagyományos belépési akadálya, hogy egy teljes robotlicenc megvásárlása akkor is jelentős költséget és komplexitást jelenthet, ha a robotra csak napi néhány órában vagy egy-egy feldolgozási időszakban lenne szükség.
A Yettel konstrukciójának egyik sajátossága, hogy az ügyfél nem feltétlenül teljes licenckapacitást vásárol, mivel a szolgáltatás a ténylegesen szükséges robotkapacitáshoz igazodik. Ha egy folyamat csak bizonyos napokon, időablakokban vagy időszakosan jelent nagyobb terhelést, a rendelkezésre álló kapacitás ehhez szabható.
Egy szoftverrobot így dolgozhat folyamatosan, akár napi 24 órában, de lehet „részmunkaidős” is: csak akkor indul el, amikor valóban szükség van rá. Ez alacsonyabb belépési küszöböt és rugalmasabb költségszerkezetet teremthet, különösen azoknál a vállalatoknál, amelyek egyetlen, jól körülhatárolt folyamattal kezdenék az automatizációt.
A bevezetés az adott vállalat működési problémájának felmérésével indul. A Yettel azonosítja az automatizálásra alkalmas folyamatokat, majd idő- és költségbecslés, illetve részletes megoldásterv készül. A fejlesztést és az implementációt specializált RPA-partner végzi, miközben az ügyfél elsődleges kapcsolattartója és első szintű, magyar nyelvű támogatója a Yettel marad. A szolgáltatás egyszerűbb folyamattal is elindítható, majd az eredmények alapján további területekkel bővíthető. Az igénybevételéhez nem szükséges hűségszerződést kötni.
Először saját magukon próbálták ki
A vállalati automatizáció egyik kulcskérdése, hogy a szolgáltató pusztán technológiát értékesít-e, vagy maga is szerzett gyakorlati tapasztalatot a bevezetésben. A Yettel a piacra lépés előtt saját működésében is alkalmazta a UiPath megoldását.
Az egyik belső folyamatban meghatározott szerződésekből kellett adatokat kinyerni, rendszerezni, majd vállalati szakrendszerekben rögzíteni. Az OCR a szerződésekből kiolvassa az egyedi paramétereket, az AI segít az adatok normalizálásában, a szoftverrobot pedig emberi beavatkozás nélkül rögzíti azokat a megfelelő rendszerekben. A technológia használatával az adott folyamat végrehajtási ideje harmadára csökkent.
„A digitalizáció, az automatizáció vagy az AI alkalmazása ma már üzleti versenyképességi kérdés” – mondta Fülöp Gábor, a Yettel üzleti értékesítési és marketingigazgatója. „Azt tapasztaljuk, hogy ügyfeleink egyre gyakrabban fordulnak hozzánk olyan igényekkel, amelyek már túlmutatnak a telekommunikáción. Ezért építjük ICT-portfóliónkat olyan szolgáltatásokkal, amelyek kézzelfogható eredményeket hoznak ügyfeleink működésében is. A UiPath esetében különösen fontos, hogy olyan új megoldást kínálunk, amelyet saját folyamatainkban is kipróbáltunk, használunk és bevált.”
Az adatok az ügyfélnél maradnak
Egy vállalati automatizálási projektben az adatbiztonság nem lehet utólagos szempont. A Yettel szoftverrobotjai az ügyfél saját környezetében futnak, az érzékeny üzleti adatok nem kerülnek át a szolgáltató szervereire.
A felhőben működő, úgynevezett orchestrátor, vagyis a robotok futását szervező komponens az indításért, leállításért, időzítésért és a kapacitáskezelésért felel. Ha a folyamathoz AI-komponens is szükséges, az az ügyfél infrastruktúráján vagy a UiPath által biztosított biztonságos környezetben működhet. Utóbbi ISO/IEC 27001 információbiztonsági irányítási rendszerrel rendelkezik. Ez a tanúsítás azt igazolja, hogy az információk védelme, a kockázatok kezelése és a biztonsági folyamatok szabályozott, rendszeresen felülvizsgált keretek között zajlanak.
Technológia helyett visszakapott munkaidő
A szoftverrobotok bevezetését könnyű pusztán sebességi kérdésként kezelni, a legfontosabb üzleti előny azonban nem feltétlenül az, hogy a gép hány másodperc alatt végez el egy feladatot. A valódi érték abban jelenhet meg, hogy csökken a manuális adminisztráció, a munkatársaknak kevesebb ismétlődő lépéssel kell foglalkozni, és több idejük marad azokra a feladatokra, amelyek emberi mérlegelést, ügyfélkapcsolatot, kreativitást vagy magasabb szintű szakértelmet igényelnek.
A vállalatok ma már egyre inkább gyorsan bevezethető, mérhető és skálázható megoldást szeretnének, konkrét üzleti problémákra. Ehhez nem minden esetben AI kell, és nem minden esetben indokolt a teljes folyamatot azonnal átalakítani. Sokszor éppen az jelentheti az első, jól mérhető lépést, ha egy szoftverrobot átvesz egy szűk, szabályalapú feladatot. A vállalat megméri a megtakarított időt és költséget, tapasztalatot szerez, majd eldönti, érdemes-e tovább bővíteni az automatizációt.
A Yettel számára a szoftverrobotok bevezetése az ICT-megoldások felé történő nyitás első kézzelfogható lépése. Nem kívánják elhagyni távközlési szerepüket, ehelyett arra törekszenek, hogy vállalati ügyfeleik visszakapjanak valamennyit abból az időből, amelyet ma még ismétlődő adminisztratív feladatokra fordítanak.
A tartalom a Yettel megbízásából, a HVG BrandLab produkciójában készült. A cikk létrehozásában a HVG hetilap és a hvg.hu szerkesztősége nem vett részt.
