Könnyítések a gépi számlázásnál

A régi szabályozás szerint „A számlázó programnak a számla adattartalmának papírra való nyomtatása során biztosítania kell az összes számlapéldány sorszámozását, ha az előállítás az egyes számlapéldányok egymás utáni nyomtatásával történik, illetőleg annak feltüntetését, hogy a számla összesen hány példányban készül, ha az előállítás több példányos, összeszerelt és előnyomás nélküli papírra történik.”

 Eddig elég volt ráírni a kinyomtatott számlára, hogy hány példányos a leporelló. Ez az új szabályozásnak valóban nem felel meg. De csak ez esetben kell módosítani a számlázó szoftvereken. Ha több példányos (üres, nem előnyomott) leporellóra nyomtatunk, akkor a számlára nem kell (lehet) ráírni, hogy eredeti, de a másolati példányról egyértelműen ki kell tűnni, hogy másolat. Például kék az indigó színe. Ha az előnyomott, úgynevezett 1040 típusú leporellós számla-nyomtatványra nyomtatunk, az továbbra is használható.

Az új szabályozás megengedi azt is, hogy egy korábban már kinyomtatott számláról ismételten (ugyanazzal a számla-bizonylat számmal) másolati példányt nyomtassunk, de fel kell tüntetni a számlán, hogy „másolat”. A számlázó szoftverrel csak egyetlen „eredeti” megjelölésű számla nyomtatható. A jogszabálynak megfelelőségről a szoftver készítőjének kell névre (számla kibocsátójának) szóló nyilatkozatot kiadnia.

Ma már a nyomtatók döntő része lézernyomtató, amelyikben a leporelló nem használható. A jogszabály módosítás kimondva, kimondatlanul az egy példányos tintasugaras vagy lézernyomtatóra készült. Lényegesen enyhíti az eddigi követelményeket. A jogszabály csak azt írja elő, hogy az eredeti és a másolat megkülönböztethető legyen. Ez tintasugaras, illetve lézernyomtatónál úgy biztosítható, ha a számlázó program (!) ráírja, hogy eredeti  vagy másolat. Bélyegzővel való utólagos „ráírás” nem alkalmazható. Ha a számítógéppel nyomtatott számlára bármilyen jogszabályi tartalmi kelléket utólag kézzel vagy bélyegzővel ráírunk (pl. számla kelte), akkor az már nem minősül számítógéppel előállított számlának. Itt hibáznak legtöbbet az adózók. Leporellós nyomtatásnál nem kell ráírni, hogy eredeti vagy másolat. Előnyomott számla-nyomtatványon eleve rajta van a példányszám, üres leporellónál pedig a nyomtatási minőségből ki kell tűnnie a másolati példánynak.
 
Összefoglalva: figyelembe véve a technikai fejlődést, el kellene felejteni a mátrix nyomtatóval üres többpéldányos leporellóra való számla nyomtatást. Aki ragaszkodik a mátrixnyomtatós nem előnyomott leporellós számla nyomtatáshoz, az egy példányos üres leporellót vásároljon és a szoftver külön állítsa elő az „Eredeti” és külön a „másolati” példányt úgy, mintha lézernyomtatóra nyomtatnánk a számlát. A másik megoldás, hogy előnyomott (pl.1040-es típusú) többpéldányos leporellós számlanyomtatványt használunk.
 
Angyal József okleveles adószakértő, szoftverfejlesztő