14 jó tanács pénzügyi szoftverek telepítéséhez

Szerencsére ma már számos olyan módszer érhető el a piacon, amelyek segítenek a fenti feladat zökkenőmentes végrehajtásában. Általában hasonló elvekre épülnek, így ezek figyelembe vételével csökkenteni lehet a kapcsolódó alkalmazások telepítésének negatív hatásait, illetve a bevezetés során felmerülő problémák számát.

Paul Harding, a CODA tanácsadója, a napi gyakorlatból merített tapasztalatai alapján foglalta össze azokat a legfontosabb lépéseket, amelyekre szükség lehet ahhoz, hogy az egyes vállalatok valóban problémamentessé tehessék egy új pénzügyi rendszer bevezetését.

Még a szoftver bevezetési folyamat kezdete előtt meg kell határozni a projekt szereplőinek szerepét és felelősségét.
Egy új pénzügyi rendszer bevezetésekor a pénzügyi osztálynak kell vezetnie a projektet, az IT részleg támogatásával, nem pedig fordítva. Legalább két magasabb beosztású pénzügyes szakembernek kell vezetnie a projektet, egyikük a projekt felelőse, a másik pedig a jövőbeni felhasználók képviselője.
Azt, hogy valójában mennyi időt kell a projekt megvalósítására fordítani, az IT részleg bevonásával érdemes meghatározni.

Olyan érthető és mérhető célokat kell felállítani, amelyekkel minden érdekgazda egyetért.
Célszerű meghatározni a folyamat legfontosabb állomásait, folyamatos tájékoztatást kell adni a részeredményekről, hogy a felhasználók megértsék a projekt menetét és bekapcsolódhassanak annak folyamatába.
A szoftverbevezetés feladatainak fontossági sorrendbe állításakor mérlegelni kell a várható üzleti feladatokat is, illetve azt, hogy milyen hatással lesznek ezek a projektfeladatok ütemterv szerinti megvalósíthatóságára.
A szoftverbevezetéskor fel kell mérni a potenciális üzleti kockázatokat, el kell dönteni, hogy összhangban van-e a rendszer az üzleti szükségletekkel, a projektvezetési elvekkel, a szabályozási környezettel és az egész vállalatot érintő feladatokkal.

Egy másik rendszerre való áttéréskor meg kell határozni az új rendszerrel kapcsolatos elvárásokat, és persze azt, hogy melyek azok a funkciók, amelyeket meg szeretnének tartani a régi rendszerből.
Már ebben a szakaszban is érdemes bevonni a szoftverszállítót a folyamatokba, hiszen a segítségével meg lehet tudni, milyen lehetőségekkel kecsegtet az új rendszer, s agy akár addig ismeretlen megoldásokra is fény derülhet.
A rendszer teljes körű bevezetése előtt érdemes feltérképezni a projektvezetők és a felhasználók betanítás iránti igényét. 

A jó változásmenedzsment jelenti a rendszerbevezetési folyamatok sikerének alapját, és meghatározó jelentősége van a célok elérése szempontjából. Ehhez erős vezetésre, jó kommunikációra, a HR-es csapat bevonására és tréningekre is szükség lehet.

Gondoskodni kell arról is, hogy a bevezetésért felelős csapatnak legyen elég ideje és kapacitása a projekt elvégzéséhez. Bármilyen jók is a rendszerszállító tanácsadói vagy a külsős szakértők, csak a belső munkatársaik bevonásával lehet elérni, hogy az új pénzügyi rendszer valóban úgy legyen kialakítva, ahogy azt eredetileg is elképzelték.

Egy próbaüzem nem csupán arra jó, hogy teszteljék az új rendszert, hanem lehetőséget kínál arra is, hogy kiszűrjék a használat során felmerülő, nem megfelelő folyamatokat. Érdemes a meglévő rendszerrel szemben nagyon szigorú szempontok szerint szembeállítani az újat, és feltérképezni a továbbfejlesztési lehetőségeket!
Az IT projektek végrehajtása sohasem könnyű, és gyakran komoly problémák merülnek fel a megvalósításuk során. Fontos felismerni azt, hogy a rendszer-bevezetési folyamat alatt bármikor felléphetnek olyan gondok, amelyek, szélsőséges esetben, rosszindulatú szóbeszédeket indíthatnak el a vállalaton belül. Ez természetesen megnehezíti az alkalmazottak átállását a folyamat legvégén. Ezért nagyon fontos a bevezetési folyamat egyes részeredményeinek házon belüli kommunikációja, így kisebb az esélye a negatív pletykák elterjedésének. Ebben a szoftverszállító is gyakran segítséget nyújt, hiszen neki is érdeke a projekt sikeres befejezése.