A válság miatt egyre népszerűbb a digitális dokumentummenedzsment

Az üzleti siker szempontjából nagyon fontos, hogy a lényeges dokumentumokhoz gyorsan és megbízható módon hozzá lehessen férni, mégis sok vállalatnak a fizikai és az elektronikus iratok archiválása és elérése is problémát jelent. A dokumentumok kezelésének tekintetében a két talán legfontosabb tényező az elérés és a költség. Ha a szervezetek megoldják, hogy irataikhoz bármikor költség hatékony módon hozzáférjenek, azzal lényegesen csökkenthetik a működési hiányosságokat.
Szakonyi András, az Iron Mountain Central Europe regionális ügyvezető igazgatója szerint a gazdasági válság nagy lökést adott a dokumentumkezelési üzletágnak, hiszen jelen helyzetben, amikor nagyon sok vállalatnál a költségcsökkentés került előtérbe a növekedéssel szemben, a vállalat- és cégvezetők többsége is úgy látja, hogy ma már a dokumentummenedzsment is egy külön szakma, ugyanúgy, mint az adótanácsadás, vagy éppen a követeléskezelés, aminek megvannak a professzionális képviselői idehaza és külföldön egyaránt.
„Tapasztalataink szerint elsődlegesen három ok miatt fordulnak hozzánk a különböző vállalatok, köztük a kkv-k” – mondja Szakonyi András. „Egyrészt rájönnek arra, hogy a látszat ellenére még egy nem igazán nagy méretűnek tekinthető cég esetében is nagyon komoly humán erőforrást igényel az adott társaságban található dokumentumok feldolgozása, archiválása, előhívása, egyszóval működtetése. A második gyakran említett ok a klasszikus kiszervezést (outsourcing-ot) támogató érv, amely szerint hiába áldoz emberi erőforrást egy cég a dokumentumainak, iratainak menedzselésére, digitális feldolgozására, hiába tartozik bizonyos munkatársak munkakörébe, hogy végezzék ezt a tevékenységet, a legtöbb esetben ezt a tevékenységet nem tudják megoldani házon belül, mivel ez nem az adott cég főtevékenysége.
A dokumentummenedzsment szolgáltatás díja körülbelül 25%-a a korábban tárolásra használt iroda, vagy raktár bérleti díjának.”
Természetesen ez a fajta kiszervezés vagy outsourcing megoldásokat biztosít a dokumentumkezelés talán legkényesebb problémáira, amikor vegyes tárolási környezetben papíralapú és elektronikus iratok is vannak, amikor keverednek az aktív és a passzív (ritkán hozzáfért) dokumentumok, illetve amikor az ügyfélnél és különböző külső szolgáltatóknál is tárolt anyagokhoz kapcsolódóan, egymással nem kompatibilis dokumentumkezelő rendszerek egyszerre működnek.

Szakonyi szerint az információkezelés folyamatának lényege, hogy a szolgáltató biztosítja a zavartalanul áramló integrált információk gyors és biztonságos elérését, bárhol és bármilyen formában is legyenek azok. Ennek köszönhetően a cégek, vállalatok jobban kihasználhatják meglévő eszközeiket (információikat), növelhetik termelékenységüket, csökkenthetik költségeiket, és ezzel felgyorsíthatják növekedésüket.