Semmiképpen se pánikoljunk. Véletlenül se roskadjunk magunkba, váltsunk inkább ritmust – ezt üzeni Ezópusz egyik meséje is a számunkra. Ha megnyugodtunk, akkor pedig kezdjünk hozzá a feladatok rendszerezéséhez. Ehhez kínál egyszerű, de nagyszerű megoldást a japán kanbantábla. Hírlevelünk e heti részében két tippet adunk arra, hogyan kezeljünk, ha hirtelen túl sok lett életünkben a multitasking.
Az elmélyülés a legbiztosabb módja annak, hogy soha ne fásuljunk el. Meg persze, annak is, hogy valamit, amit elterveztünk, valóban véghez tudjuk vinni. Két újságíró, a Stockholmban született Mikael Krogerus és a svájci Roman Tschäppeler 2021-ben jelentették meg a 41 megvalósítási modell című könyvüket, amelyben rövid szövegekkel és ötletes rajzokkal igyekeznek ötletet adni az olvasónak, hogy miként jusson el az elhatározástól, önmaga noszogatásán és az akadályok leküzdésén át terve megvalósításáig. Legyen szó gyereknevelésről, lakásfelújításról, egy üzleti terv összeállításáról vagy egy reklámkampány lefuttatásáról, egyszerű, mégis éppen az egyszerűségük miatt nagyszerű modelljeik sokféle helyzetben működőképesek lehetnek. Hírlevélsorozatunkban ezek közül a módszerek közül válogatjuk ki a szerintünk legszélesebb körben alkalmazhatókat. Tizedik rész.
Mindenki számára ismerős érzés, hogy annyi projekten dolgozunk, hogy azt sem tudjuk, hol kezdjünk bele, de már most látjuk, hogy soha nem fogunk elkészülni, mert folyamatosan újabb és újabb dolgok merülnek fel.
Az ilyen túlterhelés (to-do-overload) gyakran teljesen lebénít („Soha nem fogom megcsinálni!”), vagy egy fárasztó, cseppet sem hatékony multitasking-akcionizmushoz vezet, amikor az ember minden feladatba belekezd, és egyiket sem fejezi be rendesen. A probléma egyik oka a „Zeigarnik-hatás”, amely szerint a tervezés több stresszel jár, mint a végrehajtás.
Egy rendszerető japán férfi, Óno Taiicsi az 1950-es években kifejlesztett egy egyszerű módszert arra, hogy kevesebbet tervezzünk és többet végezzünk, így küzdve le az akadályokat a termelésben.
Lényegében két alapelvről van szó:
Ezt a banálisnak tűnő megközelítést kanbannak hívják. A Toyota munkamódszerének forradalmasítása, és évek óta az első számú munkaszervezési intézkedésnek számít a startupok és különféle csapatok körében. Érdekes módon nemcsak ipari folyamatokra, hanem kis léptékben és munkacsoportok esetében is alkalmazható.
Rajzoljunk egy jókora papírra vagy táblára három oszlopot: tennivalók (to do), folyamatban (doing) és kész (done). Most vegyük számba és bontsuk részfeladatokra az előttünk álló projekteket. Lássuk például az „esküvő” nevű projekt részfeladatait. Meghatározni a helyszínt, kitűzni az időpontot, meghívókat küldeni stb. Írjuk fel az egyes részfeladatokat post-it cetlikre vagy kártyákra (japánul kanban). Minden egyes részfeladatnál tegyük fel magunknak a kérdést: Mennyi ideig tart elvégezni? Meg tudom-e oldani egyedül, vagy segítségre van szükségem? Sürgősebb-e valamelyik a másiknál?
A feladatok céduláit ragasszuk be a tennivalók első oszlopába. A kanbantábla a munkafolyamatot ábrázolja. Amint elkezdünk egy feladatot, az fizikailag jobbra kerül – ez nagyon fontos –, és a folyamatban oszlopban lesz a helye. Ha elvégeztük, a cédula tovább vándorol jobbra, a kész oszlopba. A munkanapunk így állandó mozgásban, azaz flow-ban lesz, és a tervezésről átváltunk a megvalósításra – ez a kanban központi eleme.
Eddig a módszer nem sokban különbözik egy fekvő formátumú teendőlistától. Ez azonban még nem minden: az oszlopokba csak korlátozott számú, a work in progress– vagy WIP-limit által megadott cetlit ragaszthatunk be. Főleg a folyamatban oszlopban érdemes alacsonyan tartani a WIP-limitet: itt ne legyen több három-négy feladatnál. Jobb, ha egyszerre csak egy vagy egészen kevés tevékenységgel foglalkozunk. Így agyunk a feladat elvégzésére összpontosítja erőforrásait, és nem a már megkezdett munkák észben tartására. Néhány elvégzett részfeladat hasznosabb, mint sok megkezdett. Miért? Mert a kiadó kész könyveket akar szállítani, a nyomda kész oldalakat szeretne kinyomtatni, a grafikus szívesebben dolgozik kész szövegekkel és képekkel, a kiadói szerkesztő pedig jobban szereti, ha minden adat együtt van a szerkesztés előtt. (Saját tapasztalat!)
A róka és a macska azon vitatkoznak, melyikük az okosabb.
– Fogadjunk – mondja a róka a macskának –, hogy több trükköt tudok, mint te.
– Az lehet – feleli a macska –, én tényleg csak egy trükköt ismerek. De az jobb, mint a te összes trükköd együttvéve.
Ebben a pillanatban meghallják a közeledő vadászkutyák ugatását. A macska villámgyorsan felmászik egy fára, míg a róka habozva áll, és azonnal körbeveszik a kopók.
– Ez az én trükköm – kiáltja oda neki a macska. – Te melyik trükködet választottad?
Az ókori költő, Ezópusz mesegyűjteményének 605. darabja számos feldolgozásban ismert. De vajon miről szól a történet? Nem arról, amire először gondolnánk: hogy elég, ha csak egyetlen jó trükk van a tarsolyunkban. Inkább azt mondja, hogy egy helyzet alapos elemzése és a különböző lehetséges megoldások mérlegelése fontos és helyes ugyan, de amikor életről vagy halálról van szó, megbéníthat minket.
„Aki analizál, az paralizál” – így jellemezte Arthur Ashe amerikai teniszező azt a jelenséget, amikor a játékosok – akár a legprofibbak is – elveszítik az önbizalmukat, miután valamilyen hibát követtek el. Még az önuralom nagymestere, Roger Federer is átélte ezt a 2019-es wimbledoni döntőben. Két kihagyott meccslabda után nyugodtan mondhatta volna magának: négy pontot nem fogok elveszíteni egymás után, még Djokovics ellen sem. De nem, ehelyett egyszerűen magába roskadt. A mesebeli rókához hasonlóan számos nagyszerű lehetősége lett volna, hogy kilábaljon a helyzetből, de egyikben sem tudott igazán hinni.
Válsághelyzetben (vagy egy vereség után) tehát nem az a lényeg, hogy megszállottan végiggondoljunk minden alternatívát, hanem az, hogy visszanyerjük a saját képességeinkbe vetett, macskaszerű önbizalmunkat. Erre két lehetőségünk is van:
Váltsunk ritmust. Ne próbáljuk meg kikényszeríteni a pontot, inkább kapcsoljunk ki rövid időre. Akár a pókerasztalnál, akár tárgyaláson vagy állásinterjún: bármikor megállhatunk, elhagyhatjuk a szobát, vehetünk néhány mély lélegzetet, és mindjárt másképp térünk vissza.
Higgyünk az esélyekben. Ha megint minden ellenünk fordul, mondjuk azt magunknak, hogy „oké, elrontok egy prezentációt, egy szervát, egy érvet, de négyet egymás után biztosan nem. Statisztikai alapon nemsokára valami jónak kell jönnie.” Ebben bízhatunk. Különben nem lennénk ott, ahol most vagyunk.
Nyitóképünk illusztráció. Forrás: AFP / Martin Barraud
A minisztériumnak világossá kell tennie, hogy Gustav Klimt Afrikai herceg című festményének kiviteli engedélyeztetési folyamata során becsapták őket, vagy ők hibáztak. Enélkül rajtuk marad a gyanú, hogy valami még súlyosabb dolog történt – állítja Molnos Péter művészettörténész.
Azt nem tudtuk meg, hogy ki, hol és mikor jelenti be az eredményt.
Az őrmestert a történtek után eltiltották minden szakmai és nyilvános szerepléstől, és a tervezett előadásait sem tarthatta meg.
Hideg ételre lehet majd költeni az utalványt, pénzre nem váltható át.
Az okok most egyértelműek.
A BKV belső vizsgálatot indított.
