„Nem is olyan régen az általános elgondolás az volt, hogy százfős iroda berendezéséhez kell 100 szék, 100 asztal, legalább egy tárgyaló és recepció, na meg egy konyha. Úgy gondolták, az alkalmazottak mindent csináljanak az íróasztaluknál vagy a tárgyalóban, de főleg az asztaluknál. Ez elég egysíkúan hangzik, de szerencsére egyre inkább a múltat idézi. Közelebbről megnézve a kérdést kiderül ugyanis, hogy a dolgozók napi szinten átlagosan mindössze 30–40 százalékban használják a munkaállomásukat. Nem azért, mert nem dolgoznak, hanem mert más jellegű feladataik is vannak, olyanok, amelyeket nem feltétlenül az asztalnál a legjobb elvégezni” – mondja Paukovics Gábor, a Kinnarps irodabútor-gyártó cég koncepció menedzsere. 

Cégre és személyre szabott terek

Új környezet kialakítása több egyszerű irodaátrendezésnél: lehetőség a megújulásra. „Az ideális iroda kialakítására nincs univerzális recept, a személyre szabott megoldás a legjobb, ami magába foglalja a jelenlegi fizikai tér, a menedzsment, a szervezet és a digitális környezet felmérését. A tér kialakítását a különböző osztályok csoportos és egyéni igényeiből kiindulva, a vállalat egységes céljaira építve kell megkezdeni. Könnyen rossz megoldásokhoz vezethet, ha olyan ember találja ki az irodát, aki nem dolgozik ott, és nem tud különösebben sokat a cégről” – folytatja Paukovics Gábor.

Ezért aztán fontos, hogy először körbenézzünk a szervezetben, és feltegyünk néhány alapvető kérdést. A különböző munkaterek tükrözik-e azokat a tevékenységeket, amiket a munkatársak végeznek? Mit csinálnak a cégnél dolgozók? E-mailekre válaszolnak? Kreatív megbeszéléseket vezetnek le? Ügyfelekkel tárgyalnak? Edzenek? Utaznak? Workshopokat szerveznek? Telefonhívásokat intéznek? Olvasnak? Írnak? Távmunkában dolgoznak? Kinek, mire és hol van szüksége a minél kellemesebb és hatékonyabb munkavégzéshez?

Ha nem jól használjuk ki az irodai tereket, akkor nem csak a kreativitásnak teszünk keresztbe. Gazdaságilag sem mindegy, hogyan használjuk ki a rendelkezésre álló alapterületet, és az valójában mennyire támogatja (vagy gátolja) a dolgozók napi munkáját. Az üresen álló íróasztal kidobott pénz, ráadásul elvonja a kreatív energiákat. Ha a kihasználatlan teret élettel teli hellyé alakítjuk át, azzal pénzt takaríthatunk meg, és energizálhatjuk a dolgozókat. A munkáltatók ugyanis egyre nagyobb fontosságot tulajdonítanak a vonzó munkakörnyezetnek. A folyamat az IT-cégeknél kezdődött, de már más iparágaknál is divatba jött, hogy a munkavállalók akár 2-3 próbanapot is eltöltenek a cégnél, csak azért, hogy teszteljék: együtt tudnak-e élni az adott környezettel.

A technológia szabadságot és kényelmet hoz

Paukovics Gábor vallja, hogy egyre fontosabbak a közösségi terek. A jelenlegi felmérések szerint a munkaidőnkben mindössze 30 százalékban dolgozunk elmélyülten, egyénileg. A maradék 70 százalékban másokkal együtt alkotunk, ami lehet értekezlet vagy egy csoportmunka.

A modern technológia képes arra, hogy kényelmesebbé tegye a munkakörnyezetet. Elég, ha csak a wifire és az online vagy hálózati projektszoftverekre, az elektronikusan tárolt információkra gondolunk. Ha nem vagyunk konkrét munkaállomáshoz kötve, szabadabban dolgozhatunk, és megkaphatjuk azt, ami éppen támogatja a hatékony munkavégzést. Ha elmélyülten szeretnénk valamin dolgozni, már nemcsak a jó öreg fülhallgató áll rendelkezésre, hanem elvonulhatunk valamelyik csendes zugban a kanapéra. Vagy akár az ebédlőbe, ami nem ablakmentes lyuk, hanem valódi, világos tér.

Fontosak a közösségi terek az irodában, de ez korántsem jelenti azt, hogy rakjuk teli funkciótlan gegekkel (például csúszdával), csak azért, mert a Google-ban ilyen van, de közben senki sem használja. Tudatosan megtervezett közösségi terekre van szükség, olyanokra, amelyeknek több funkciójuk is van. Nem kell nagy hókuszpókuszokra gondolni, ilyen például az említett ebédlő. Bizonyított tény, hogy a spontán megbeszélésekre alkalmas munkahelyen szárnyakat kap a kreativitás.

A technológia mindent megváltoztat: azt, ahogyan információkat szerzünk, ahogy kommunikálunk, a mobilitásról nem is beszélve. Manapság a dolgozóknak már nem kell egyfolytában az íróasztaluk fölött görnyedniük. A technológiai fejlődés a cégek szervezeti kultúráját is át fogja alakítani, és nagyobb szabadságot ad a munkavégzésben. A vezetők egyre inkább elhiszik, hogy a hatékony munkavégzés nem egyenlő az irodában eltöltött órák számával. Sőt, néha épp az ellenkezője igaz. Az irodában eltöltött idő helyett már sokkal komolyabb teljesítménymutatók vannak.

Persze mindez nem azt jelenti, hogy mindenkitől el kell venni a munkaállomását. Az ember alapvetően territoriális lény, és van, akinek nagy szüksége van arra, hogy legyen saját, fix helye, ahol lehorgonyozhat, ahol kiteheti személyes tárgyait. Van, aki ettől lesz hatékony, ezt is figyelembe kell venni a tervezéskor.

Nagy Melinda cikke eredetileg a HVG Extra Business 2018/4-es számában jelent meg.

Tisztában vagyunk vele, miért tesszük nap mint nap, amit teszünk? Mi a megoldás, ha a miértünk nem kapcsolódik a jelenlegi munkánkhoz? Hogyan hangoljuk össze csapatunk tagjainak miértjét szervezetünk közös törekvéseivel? Simon Sinek sztártanácsadó Találd meg a miérted! című könyve bemutatja, hogyan alkalmazhatjuk a miért-koncepciót a mindennapi életben. A könyvet itt rendelheti meg kedvezménnyel!