Az irodai dolgozók naponta átlagosan 200 e-mailt kapnak és tizenötször ellenőrzik a postaládájukat, így közel 2,5 órát töltenek a leveleik elolvasásával és megválaszolásával. A postafiók gyakori frissítése - akárcsak a multitasking - visszaveti a hatékonyságot. A Samsung európai országokat vizsgáló legfrissebb kutatásából az is kiderül, hogy napi szinten átlagosan 1,6 órát használjuk magáncélra a céges mobiltelefonunkat, a nyolcórás munkaidő alatt pedig nagyjából 32 percet szörfölünk a közösségi oldalainkon.

Mivel az emberek mindössze 2,5 százaléka tud valóban hatékonyabban dolgozni, ha a figyelme több feladat között oszlik meg, a könnyebb elintéznivalók esetén 8, míg az összetettebb feladatok esetén akár 25 percre is szükségünk lehet ahhoz, hogy ugyanolyan hatékonyan végezzük a munkánkat, ahol abbahagytuk. Éppen ezért célszerűbb nem megszakítani a teendők elvégzését, hanem tömbösítve, például a munkaidő elején, közepén és végén átolvasni az e-maileket és ellenőrizni a közösségi csatornákat.

A közlekedésre fordított idő nem része a munkaidőnek, pedig egy ingázó átlagosan napi 56 percet tölt utazással. Nem szükségszerűen kell ennek az időnek kihasználatlanul telnie, a mobiltelefonoknak köszönhetően már ezeket az üresjáratokat is hatékonyan tölthetjük. Az európai dolgozók például átlagosan 1,4 munkaórát már ingázás során teljesítenek, köztük is élen járnak a svájci munkavállalók, akik heti 1,9 órát dolgoznak közlekedés közben.

Egy munkavállaló átlagosan havi 62 megbeszélésen vesz részt, ezek közül minden második időpazarlásnak bizonyul, 31 órányi haszontalanul töltött munkaórát termelve. A hatékony meetingek előre meghatározott napirend mentén haladnak, tiszteletben tartják a kiszabott időkorlátokat és kizárólag azok a kollégák vesznek részt rajtuk, akiknek tényleg közük van a témához.

Kutatások kimutatták, hogy 30 perc elteltével a jelenlévők több mint negyede már nem tud odafigyelni a megbeszélés témájára, ezért érdemes rövid, akár negyedórás, álló meetingeket összehívni. Ekkor nincs lehetőség elnyúlni a székben, így a résztvevők is motiváltabbak és hatékonyságra törekszenek.