Irodai alkalmazások

Bár sok offline Office-alternatíva létezik, és a Google Drive/Docs-ot is sok cégnek érdemes kipróbálnia, legtöbben mégis ragaszkodnak a számítógépükön futó Microsoft Office-hoz. Ennek lehetőségeit bővíti ki felhő-alapú szolgáltatással az Office 365 kisvállalatoknak szánt prémium verziója, ami a jól ismert programcsomag minden tagját teszi elérhetővé a pc mellett mobilokon és táblagépeken is. A kkv-s Office 365 felhasználóként, évente 135 euróba (kb. 38 ezer forintba) kerül.

Fájlszinkronizálás

Ha szóba kerül a fájlok szinkronban tartása, sokan a Dropboxra esküsznek, mi most mégis egy másik szolgáltatást ajánlunk. A Box.com céges csomagjáért havonta, felhasználóként 15 dollárt kell fizetni, cserébe viszont szinkronban tartja a gépen és az 1000 GB-os online tárhelyen lévő fájlokat – akárhányan is dolgozzanak, módosítsanak rajtuk –, melyeknél nem csak a legfrissebb verzióhoz férhetünk hozzá, hanem a korábbi változatokhoz is. Az egyenként maximum 5 gigás fájlokat a felhasználók mobilos alkalmazásból is könnyen elérhetik, ráadásul a kereső nem csak az állományon nevében, hanem teljes szövegében keres.

Biztonsági mentés, adattárolás

Az 1000 GB rengetegnek hangzik, de biztonsági mentésekhez vagy adatarchiválásra nem túl sok. Ráadásul feleslegesen is fizetne a Boxnak vagy bárkinek a felsorolt extra funkciókért az a cég, amelyik egyszerűen csak tárolni szeretnénk valahol a fájltömegeket. Erre sokkal gazdaságosabb megoldást jelent az Amazon Glacier, ahol havonta 0,011 dollárba (2,44 forintba) kerül 1 GB tárolása. Gyorsan kiszámolható, hogy ezzel több TB-nyi anyag tárolása is csak havi pár ezer forintba kerül a cégnek. A tárolt fájlmennyiség 5 százalékának letöltése (havonta) ingyenes, nagyobb letöltés esetén gigabájtonkénti, nagyságrendileg a fentihez hasonló díjat kell fizetni.

Hírlevélküldés

A “titkos másolatot kap”, rosszabb esetben a minden címzett által látható “másolatot kap” mezők segítségével való hírlevélküldésnek ugyanannyira nincs értelme, mint a hírlevélküldő programokért való fizetésnek. Van ugyanis jól használható ingyenes alternatíva: a MailChimp 2 ezer feliratkozóig és havi 12 ezer kiküldött e-mailig teljesen ingyenes. Ráadásul nem csak tömeges levélküldésre jó, hanem a kiküldést automatizálhatjuk és időzíthetjük, a hírlevelek hatását analitikával mérhetjük, feliratkozóinkról pedig egyedi profilokat alakíthatunk ki segítségével.

Projektmenedzsment

Ha egynél több ember dolgozik a cégnél, akkor máris van értelme projektmenedzsment-szoftvert használni. Ez könnyen kezelhetővé teszi a cégnél zajló munkafolyamatokat, a projektekhez tartozó egyes feladatok kiosztását és megbeszélését, átláthatóvá a folyamatok teljesítésének nyomon követését, így hatékonyabbá teszi a munkaszervezést és a cégnél zajló kommunikációt. Ilyen megoldásból rögtön kettőt is ajánlunk: az Asana 15 felhasználóig ingyenes, a Freedcampet az ennél nagyobb vállalatok is ingyen használhatják.