Hogyan dolgozzunk hatékonyan bárhonnan a világon?

Ránézzünk az e-mailjeinkre reggeli előtt, vagy akkor szakítsunk rá egy kis időt, mielőtt leülnénk otthon a számítógép elé? Biztos, hogy mindennap beszélnünk kell mindegyik beosztottunkkal, akik szintén otthonról dolgoznak, vagy bízhatunk benne, hogy haladnak a feladataikkal? Szánjunk egy külön napot az emlékeztető megírására, vagy próbáljuk meg beszuszakolni a dolgot az online megbeszélések közötti szünetekbe? Muszáj bekapcsolnunk a kamerát a következő Zoom-híváshoz, vagy elég, ha hallgatjuk, és közben csendben mosogatunk?

Ilyen és ezekhez hasonló problémákkal szembesülünk nap mint nap, ha otthonról dolgozunk. Ez sokunknál új helyzet, amelybe a Covid–19 miatt kényszerültünk, és még mindig reménykedünk benne, hogy csak átmeneti állapotról van szó. Vannak viszont olyanok is, akik már évek óta teljes vagy részmunkaidőben távmunkában dolgoznak. Akárhogy is, egy olyan világban kell boldogulnunk, amelyben a távmunka talán még nem jelenti a szabályt, de többé már semmiképpen sem számít kivételnek.

Ilyen környezetben komoly kihívást jelent az egyes szokások és együttműködési stratégiák elsajátítása, amelyek révén távmunkában dolgozóként a lehető leghatékonyabbak lehetünk. Csakhogy mi nem egyszerűen távmunkában dolgozunk: mi vagyunk a Távmunka Zrt. Ez azt jelenti, hogy magunkévá tesszük az „egyszemélyes cégnek” nevezett felfogást. Akár pályakezdők vagyunk egy nagy szervezetnél, akár egy kis csapatot vezetünk, akár szabadúszó vállalkozóként tevékenykedünk, meg kell próbálnunk átvenni egy kis vállalkozás tulajdonosának gondolkodásmódját és szokásait.

Mégpedig azért, mert minden home office lényegében önálló cégként értelmezhető. A főnökünk tulajdonképpen az ügyfelünk, mi pedig gyakorlatilag az eladó vagy beszállító pozícióját töltjük be. A vezetőnk termékeket és szolgáltatásokat rendel tőlünk, és a mi dolgunk, hogy ezeket a rendeléseket időben és a költségvetés keretein belül teljesítsük. Ez azt jelenti, hogy a munkánkat megbízások sorozataként kell felfognunk: minden egyes feladatért felelősek és számonkérhetőek vagyunk, legyen szó egy termékindítás marketingtervéről, egy szoftver új funkciókkal való ellátásáról vagy a céghez újonnan felvetteknek szóló etikai kézikönyv megírásáról.

A Távmunka Zrt. felfogás annyit tesz, hogy bár egy cégvezető felelőssége nehezedik a vállunkra, rendelkezünk annak rugalmasságával és függetlenségével is. Azt jelenti, hogy menetrendek és elszámolható munkaórák helyett eredményekben és leszállítandó termékekben gondolkodunk. Azt jelenti, hogy a folyamatok ütemezését és időzítését saját céljainknak és prioritásainknak megfelelően szervezzük, és nem a prioritásainkat próbáljuk úgy alakítani, hogy belegyömöszölhessük őket a modern, „kilenctől ötig” munkaidő kényszerzubbonyába.

A Távmunka Zrt. jegyében kifejlesztett hatékonyságnövelő képességek és gondolkodásmód ugyanakkor nem korlátoznak arra, hogy egy életen át otthonról kelljen dolgoznunk; az itt megszerzett tudás jól jön majd, ha visszatérünk az irodába, még akkor is, ha csak részmunkaidőben tesszük. A tulajdonosi szemléletnek köszönhetően hatékonyabbá és céltudatosabbá válunk, és az időnket is sokkal jobban menedzseljük majd, így jóval többet kihozhatunk a napjainkból.

Ugyanennyire fontos továbbá, hogy ha egyszemélyes cégként gondolkodunk, azzal munkáltatónk és ügyfeleink számára is értékesebbek leszünk. Egy térben szétszórt és állandó felügyeletet igénylő csapat irányítása minden szervezet számára komoly megterhelést jelent, de ha a távmunkában dolgozó alkalmazottaknak napi vagy akár óránkénti rendszerességű útmutatásra van szükségük ahhoz, hogy hatékonyan használják ki az idejüket, akkor ezt nem lehet kikerülni.

Az egyszemélyes cég gondolkodásmód elsajátításával azonban az otthonról dolgozó alkalmazottak következetesen magas színvonalú eredményeket produkálnak majd, miközben sokkal kevesebb irányítást és infrastruktúrát igényelnek. Célunk, hogy a Távmunka Zrt.-t főnökünk kedvenc segédjévé tegyük: hogy úgy gondoljon ránk, mint alvállalkozóra, akiről tudható, hogy mindig kezdeményezően lép fel, hatékonyan működik együtt a többiekkel, és nagyszerű eredményeket tesz le az asztalra.

A távmunka problémájának megoldása

HVG Könyvek

Ahhoz, hogy olyan gyakorlati stratégiákat és eszközöket kaphassunk a kezünkbe, amelyek hatékonyabb távmunkássá tesznek és felértékelnek bennünket munkáltatónk vagy ügyfeleink szemében, először is meg kell vizsgálnunk, miben különbözik a távmunka a hagyományos munkahelyi környezettől, illetve mely konkrét kihívásokkal kell mindenképpen foglalkoznunk, hogy a lehető legtöbbet hozhassuk ki magunkból az irodán kívül.

A modern munkahely, amelynek gyökerei az ipari forradalom és a gyári termelés elterjedésének korára nyúlnak vissza, egyetlen alapprobléma megoldását szolgálja: Hogyan koordinálhatunk egy különböző emberekből álló csoportot annak érdekében, hogy együtt többet teljesítsenek, mint amennyire külön-külön képesek lennének? Erre a kérdésre sokáig a központosított munkahely jelentette a legjobb választ. Gyűjtsünk össze mindenkit ugyanabba az épületbe, vagy állítsuk be a dolgozókat egymás mellett sorakozó dobozokba, mert így könnyebben tudnak információt cserélni (papíron), ötletekkel előállni (szemtől szembe) vagy együttműködni (egy táblán).

A számítógépek és az internet megjelenése azonban átírta ezt a receptet. Alig néhány évtized alatt lehetségessé vált az azonnali információcsere (e-mailen, linkekkel vagy chaten keresztül), a távoli ötletgyártás (Zoomhívások során vagy a Slacken) és a globális együttműködés (a Miro vagy a Google Dokumentumok segítségével).

Először a nagyvállalatok aknázták ki a világméretekben integrált munkaerő lehetőségét, és belső hálózatokkal kapcsolták össze a központilag szervezett, de a világban szétszórt munkahelyeket. Olyan volt ez, mint a kerékagyból kiinduló küllők. Egy idő után azonban a vállalatok rájöttek, hogy ha egy manhattani központ ilyen távkapcsolatban állhat berlini és bengalurui irodákkal, akkor a bostoni vagy birminghami fiókokkal is megteheti ugyanezt. Beköszöntött tehát a távmunka kora.

Bár a Covid–19-járvány felgyorsította az erre a munkaszervezésre való áttérést, a távmunka térhódítása elkerülhetetlen következménye az olyan információs technológiáknak, amelyek jobb alternatívát kínálnak a központosított vállalati szervezettel szemben. A technológia lehetővé teszi, hogy összehangoljuk a munkavégzést másokkal; azt azonban ki kell még találni, hogyan lehet ezt megtenni, technikai értelemben és társas viselkedés szempontjából egyaránt. Ha bent vagyunk az irodában, a koordináció problémáját megoldja, hogy mindenki ugyanakkor ugyanazon a helyen tartózkodik. Ha azonban otthon dolgozunk, az összehangolás már a mi feladatunk.

És itt jön be a képbe a Távmunka Zrt. című könyv. A távmunka tanult képesség: időt és erőfeszítést igényel, hogy kihasználhassuk az otthoni munka kínálta potenciális hatékonysági előnyöket. Aki azonban egyszer eljut idáig, az határozottan előnyben fogja részesíteni a távmunkát. Ahhoz, hogy eljuthassunk ide, el kell kezdenünk Távmunka Zrt.-ként gondolkodni, vagyis magunkévá tenni azt a szemléletmódot és azokat a képességeket, amelyek révén tökélyre fejleszthetjük egyszemélyes cégünket.

A Távmunka Zrt. segít felépíteni a szükséges kulcskompetenciákat, amelyekkel a legtöbbet hozhatjuk ki a távmunkából. Az itt javasolt konkrét stratégiák és módszerek azon az elven nyugszanak, hogy alapvetően meg kell változtatnunk a munkavégzésről alkotott felfogásunkat, és úgy kell dolgoznunk, mintha a saját vállalkozásunkat vezetnénk.

A fenti cikk a Távmunka Zrt. című könyv szerkesztett részlete. Miként érjük el, hogy csapatunk tagjai jól haladjanak a feladataikkal? Miért tekintsünk a főnökünkre is fontos ügyfélként? Hogyan hozzuk ki a legtöbbet az online megbeszélésekből? Hogyan zárjuk ki a zavaró tényezőket az otthoni munkavégzés során? Robert C. Pozen és Alexandra Samuel hatékonyság-szakértők szerint úgy kell menedzselnünk saját időbeosztásunkat, munkavégzésünket és kommunikációnkat, mintha egyszemélyes cégként működnénk. A könyvet itt rendelheti meg kedvezménnyel.