Szerző:
A válasz az, hogy sehogy. Legtöbbünk nem tud ezek miatt olyan minőségű munkát végezni, ami elvárható lenne. A Kalifornia Egyetem kutatócsoportja azt találta, hogy egy átlagos irodai dolgozó mindössze 11 percet tölt egy feladat elvégzésével, mielőtt valaki félbeszakítaná őt egy másik feladat miatt. Amint egy munkafolyamat félbeszakad, 23 percig tart, hogy újra visszatérjünk hozzá – magyarázza a kutatás vezetője, Gloria Mark. Azonban létezik néhány trükk arra, hogyan nyerjük vissza a fókuszunkat, és tartsuk sakkban a munkánkat folyton megzavaró „időbanditákat”.
Első számú produktivitás gyilkos: a kollégáink
Minden irodában van egy beszédes kolléga, aki nem által „gyors” kérdéseket feltenni, és legalább 30 perces kiselőadásokat tartani kedvenc sorozata elmúlt esti epizódjáról. A monológ annyira kizökkent minket a munkából, hogy legalább 23 percig tart, míg „visszaszocializálódunk”, ezért majdnem egy órára kiestünk a feladatunkból. Mit tehetünk?
1. Álljunk fel! – Amikor egy kollégánk megáll az asztalunk előtt, és beszélgetést kezdeményez, mi is álljunk fel a székünkről, és így kommunikáljunk vele. Sokkal könnyebb rövidre vágni a társalgást álló helyzetben, mintha kényelmesen ülve azt a benyomást keltenénk az illetőben, hogy ráérünk.
2. Ne csábítsuk magunkhoz őket – Egy „ne zavarjanak” kiírás – akár a chat alkalmazásban beállítva, akár egy tábla formájában fellógatva az irodánk ajtajára – sokat tehet a munkánkért. Azt is figyeljük meg, mi hogyan járulunk hozzá beszédes kollégáink rossz szokásához. Ha például cukorkákat tartunk az asztalunkon, akkor azzal sok embert vonzunk magunkhoz. Rejtsük el az ilyen hívójeleket!
3. Ne szóródjunk szét – Lehet egy beszélgetés a munkával, például a beszerzéssel, vagy a legutóbbi ügyfélszolgálati irányelvekkel…stb. kapcsolatos, attól még nem engedhetjük meg, hogy kiessen az irányítás a kezünkből. Ha valakivel rengeteg ismétlődő kölcsönhatásban vagyunk, mint például bizonyos kollégákkal vagy a főnökünkkel, akkor kialakulhat bennünk az igény, hogy mindent vitassunk meg velük is. Ahelyett, hogy külön-külön e-mail küldenénk valamiről, inkább csoportosítsuk a kérdéseinket, tennivalóinkat, vitapontjainkat egy e-mailbe.
Második számú produktivitás gyilkos: saját magunk
Nem okolhatjuk minden zavaró tényezőért a kollégáinkat. Az időnk másik felében bizony mi magunk zavarjuk magunkat, például azzal, hogy Instagram vagy Facebook függőségtől szenvedünk. Szerencsére sok dolgot tehetünk azért, hogy hosszabb távon is azon tartsuk a figyelmünket, ahol szükséges.
4. Válasszuk meg a háttérzajt – A tengerentúlon az irodák 70%-a nyitott terű, de már nálunk is egyre elterjedtebbek az egy légterű, szerkesztőségszerű irodák. Ennek oka egy téves hiedelem, amely szerint ez az elrendezés növeli az együttműködést és segíti a kommunikációt. Az „open office” azonban nem engedi meg az elvonulást, és zavaró alapzajnak ad teret. Számos tudományos kutatás és anekdotikus bizonyíték is azt mutatja, hogy az open office típusú megoldás gátolja a teljesítményt és a kreatív gondolkodást, eltereli a figyelmet.
Ha zavar minket egy zajos kolléga, vegyünk fel egy fejhallgatót, és válasszunk olyan háttérzenét, amely nem zavar a munkában. Az instrumentális, szöveg nélküli zeneszámok segítenek megnyugtatni a limbikus rendszert (agyunk azon területét, ahol az érzelmeink születnek).
5. Felejtsük el a multitaskingot – Akár feladatról feladatra váltunk néhány percenként, akár a Facebook hírvonalát nézegetjük telefonálás közben, a többfeladatosság szokásával akadályozzuk a produktivitásunkat. Szakértők szerint az „egyfeladatosság”stratégiája arra motivál minket, hogy a legfontosabbal foglalkozzunk, illetve csökkenti a stressz szintjét. Nem kell arra kényszerítenünk magunkat, hogy mindent elvégezzünk a feladatlistánkról, elég egyszerre csak a következő ponttal foglalkozni, és megoldani azt. Egy munkanap legfeljebb három kiemelt feladattal dolgozzunk.
6. Szükségünk van holtidőkre – A józanésznek ellentmondó dolognak tűnik, de tanulmányok mutatták ki, hogy a fókuszálás korlátozottan rendelkezésünkre álló erőforrás, és minél keményebben dolgozik az agyunk azon, hogy befejezzen egy figyelemigénylő feladatot, annál figyelmetlenebbek leszünk. Ez a jelenség egy energiatakarékos mechanizmusnak köszönhető, amely lefoglalja a mentális erőnket. A legtöbb ember ezért 90 percet tud egyhuzamban dolgozni, mielőtt a produktív energiaszintje csökkenni kezd. Amikor ez megtörténik, egy rövid szünet segíthet újratölteni ezt a szintet. Ám ahelyett, hogy a tabletünket vagy az okostelefonunkat nyomkodnánk, egyszerűen csak hagyjuk elkalandozni a gondolatainkat. Az agyunknak szüksége van némi csendre ahhoz, hogy újra fókuszált figyelmet teremtsen.
7. Kerüljük a túlórát – Ha 90 perc után szükségünk van egy kis szünetre, képzeljük el, mennyi pihenésre van szüksége a testünknek egy 5 napos munkahét után. Egy tanulmány szerint a túlórától egyáltalán nem válunk hatékony munkaerőkké, sőt heti 50 óra munka után a teljesítményünk jelentősen csökkeni kezd. A rendszeres túlóra ráadásul stresszhez, alvási problémához, kiégéshez és egy sor egészségügyi problémához vezethet. Fogadjuk el tehát azt, hogy a legjobb dolog, amit a munkánkért tehetünk, ha nem dolgozunk annyit.
A Business Insider cikke nyomán