Főnökök zsebében a cég jövője

A digitáliseszköz-használati kultúra fejlődése révén a nagyvállalati szegmensből jövő felhasználók számára is nyilvánvalóvá vált, hogy készülékeik és azok funkcióinak egységesítésével, újragondolásával sokkal hatékonyabban végezhetik munkájukat. A produktivitás mellett ráadásul emberi és üzleti kapcsolataink minőségére is nagy hatással van digitális életünk és viselkedésünk.

Egy vezetőről például nagyon sokat elárul, miként kommunikál üzleti partnereivel, esetleg éppen kollégáival a virtuális térben, illetve bizonyos szituációkban megfelelően használja, vagy éppen nem használja a technológiát. A Time magazin harmincöt ismert amerikai cégvezetőt kérdezett mindennapi szokásairól, olyan digitális „rutinmozdulatokról”, melyek vezetőként eredményesebbé, magánemberként pedig kiegyensúlyozottabbá teszik őket. Egyfajta közös nevezőként kiderült, hogy az átgondolt időgazdálkodás rendkívül fontos számukra, ennek szellemében pedig virtuális életük minden órája is precízen tervezett. Többek bevált módszere, hogy napi programjukba mindig beterveznek egy időkeretet, amit kizárólag az e-mailek megválaszolására szánnak, egyéb időpontokban viszont csak halaszthatatlan ügyekben reagálnak rögtön. Állítják, hogy ez nem csupán azért hasznos, mert a kiszámíthatatlanul érkező levelek ellenére is megmarad a munkanap szervezettsége, hanem a munkaidőn túli email-váltások kiiktatása miatt nem érzik úgy, mintha egész nap dolgoznának.

Más a kötelezően a szabadban töltött pihenőidőre esküszik. Szabályként fektette le saját magának, hogy naponta legalább egy órát a természetben kell töltenie, a napszak és a tevékenység nem számít. Mint fogalmaz, a friss levegő segít pihenni, oldja a stresszt és mentálisan felkészít a következő kihívásokra. S ha már kihívások: bár cégvezetőként sokszor elkerülhetetlen a „multitask” munkavégzés, tanácsos egy napra maximum két-háromféle feladattípust csoportosítani, ez növeli a hatékonyságot. Az idő- és feladatbeosztás megtervezését, betartását számos mobilalkalmazás segíti, ezeket azonban mindig a felhasználó tölti meg tartalommal – nem árt megfontolni, hogy mivel és milyen prioritással.

Az élet nélkülözhetetlen része

S hogy mennyire fontos szerepet töltenek be napjaink cégvezetőinek életében a mobiltelefonok, remekül bizonyítja a Harvard Business School kutatása, melynek eredményeiből az Entrepreneur szemezgetett. Az 1600 menedzser megkérdezésével  készített felmérésből egyebek mellett kiderült, hogy a vezető beosztásban dolgozók 70%-a a reggeli felkelést követő egy órán belül ellenőrzi a mobilját, 56%-uk pedig ezt lefekvés előtt is megteszi. A válaszadók 48%-a hétvégén, ráadásul még szórakozás közben, péntek és szombat éjszaka is folyamatosan online a telefonján keresztül; szabadság alatt pedig 51% ez az arány. A vezetők 44%-a mondta azt, hogy nagy szorongással járna számukra, ha elveszítenék a telefonjukat és azt nem pótolnák egy hétig.

A mobilozási szokásokat kutatók sorából természetesen a britek sem maradhattak ki, ők azonban arra voltak kíváncsiak, melyek azok a tevékenységek, amik legjobban irritálják az embereket. A felmérés során 2000 felnőttet kérdeztek meg, válaszaikból pedig kiderült, hogy a legzavaróbb dolgok tízes listáján számos, a cégvezetőkre is jellemző mobilozási szokás is szerepel. A gyakori rövidítések és mozaikszavak a válaszadók 21%-át zavarják, míg az úgynevezett telefonsznobizmus az 32%-át irritálja. A társas helyzetekben történő telefonnyomkodás 62%, a tömegközlekedés során lebonyolított beszélgetések pedig 67% számára bizonyultak idegesítőnek.

Elérhetőnek maradni

Egy cégvezetőnek persze – különösen, ha a vállalat életében meghatározó jelentőségű, operatív döntési jog- és feladatkörrel bír – nem árt folyamatosan elérhetőnek lennie, legyen szó hívás- és email-fogadásról, illetve az immár mobilokon is elérhető CRM- vagy folyamatirányítási rendszerekben szükséges vezetői beavatkozásokról. Bár jó ideje törekvés, hogy a cikkünk elején felvetett „egy ember több mobillal” problémát a céges és privát telefonok integrálásával enyhítsék, ezen a ponton, a céges rendszerek és adatok biztonságát féltve sok vállalat ma is hezitál a döntést illetően.

Egy vezető beosztású dolgozó esetében a lojalitás és a hatékonyság növelésére pedig – persze a megfelelő bérezést leszámítva – kevés jobb módszer létezik a magáncélra is használható céges mobil biztosításán kívül. Nem nehéz belátni, hogy egy megfelelő konstrukció esetén a „legalizált” privát mobilhasználat gyakorlatilag egyetlen plusz forintjába sem kerül a cégnek, ugyanakkor hatalmas hozadékkal bír: a munkavállaló bármikor elérhető, valószínűleg szabadidejében is szemmel tartja céges ügyeit, s ezzel akaratlanul is meghosszabbítja munkaidejét.

Kérdés persze, hogy morálisan és munkajogilag ez milyen megítélés alá esik, ám általános tapasztalat, hogy amíg az ilyen mobilhasználat nem elvárt a cég részéről, hanem arra csupán egyfajta extra hozadékként tekint, addig az ilyen engedményekkel mindenki jól jár. A munkajogász szerint egyébként, ha a munkaidőn kívül rendelkezésre állási, illetve a munkára képes állapot fenntartására vonatkozó kötelezettsége nincs a munkavállalónak – s ez a főnökre éppúgy vonatkozik, mint a beosztottra –, semmilyen szankció nem érheti, ha a munkáltató által biztosított telefonon munkaidőn kívül nem érhető el.

Iroda a zsebben

Az okosan használt céges mobiltelefonnal tehát a vállalat és a munkavállaló is jól jár. Egy vezető esetében pedig különösen fontos, hogy ne csupán a készülék, hanem az ahhoz társuló szolgáltatások is hatékonyan segítsék munkája elvégzésében és innovatív ötletei megvalósításában. Egy mobil ma már nem „csupán” a hang-, videóalapú és írott üzleti kommunikáció legfőbb eszköze, de a cégek gyakorlatilag komplett informatikai rendszereiket is leegyszerűsíthetik, mobilizálhatják használatával.

A telefonokon ma már teljes vállalatirányítási és készletgazdálkodási rendszerek is kezelhetők; ezekből riportok, kimutatások, prezentációk készíthetők; a leggyakrabban használt irodai alkalmazások kivétel nélkül elérhetők a mobilokon is; a munkafolyamatokba pedig a kollégák is bevonhatók – akár a világ másik feléről is.