Ezeket az appokat használják a legjobb cégvezetők

Azoknak a cégvezetőknek, akik saját vállalkozásukat építik és irányítják, egyszerre több területen is helyt kell állniuk. Koordinálniuk és felügyelniük kell a napi feladatokat, átlátni a pénzügyeket, ellenőrizni a futó projekteket és az alkalmazottak munkáját, valamint megfelelő marketingeszközökkel biztosítani a vásárlók és ügyfelek számának folyamatos növelését. A kisvállalkozások gördülékeny irányításához mindenekelőtt a vezetői hatékonyságot kell fokozni, törekedve a felmerülő problémák azonnali megoldására. Ennek megkönnyítésére már számos alkalmazás áll rendelkezésünkre, amikkel egyszerűen láthatjuk el mindennapi vezetői feladatainkat. Legyen szó egy sürgős munka delegálásáról miközben épp kiszállítunk, a bevételek és kiadások gyors ellenőrzéséről a beszerző körúton, vagy akár egy aktuális hír megosztásáról cégünk média platformjain útban a következő tárgyalásra.

Összeválogattuk kedvenc alkalmazásainkat, amelyek a kisvállalkozások vezetésének különböző területein nyújtanak hatékony és kényelmes megoldásokat.

Projektmenedzsment – hogy mindenki mindig tudja a dolgát (JustDoo, Basecamp, Asana)

A JustDoo egy magyar fejlesztésű projekt- és feladatkezelő szoftver mikro- és kisvállalkozások számára (1-től 50 főig). Az alkalmazás a Reggeli Tervezés módszertanát alapul véve már a munkanap kezdetén feladatainak átgondolására, csoportosítására, priorizálására és ütemezésére kéri a felhasználót. A feladatokat hozzárendelhetjük különböző projektekhez, határidőt állíthatunk be hozzájuk, de akár ki is oszthatjuk azokat csapatunk valamelyik tagjának. Különböző dokumentumokat, fájlokat csatolhatunk a projektek feladataihoz más felhő alapú szolgáltatásokból, a naptárba pedig integrálhatjuk saját Google naptárunk eseményeit is.

A Basecamp egy olyan felületet biztosít, amelyen az egész csapat egyszerre dolgozhat egy-egy projekten. Az üzenőtáblán ötleteinket oszthatjuk meg és kommentelhetjük adott témán belül, a gyors munkavégzést, munkaszervezést és információáramlást pedig a beépített chat biztosítja. A to-do list segítségével az elvégzendő feladatokat tudjuk nyomon követni, a határidők betartásáról pedig egy beépített ütemezés modul (Schedule) gondoskodik.

A kisebb vállalkozások munkaszervezésének megkönnyítésére kifejlesztett Asana (15 főig ingyenes) segítségével létrehozhatunk projekteket, azokon belül pedig feladatokat. A feladatokat delegálhatjuk munkatársainknak, határidőt rendelhetünk hozzá, és ha kell, további részfeladatokra is bonthatjuk azokat. Feltölthetünk hozzájuk releváns dokumentumokat a számítógépünkről, Google Drive-ról, de akár Dropboxból is. Jogosultságokat adhatunk arra, hogy egy-egy projektet ki láthat, és beérkező üzeneteinkről azonnal értesítést kapunk e-mailben.

Csapatkommunikáció támogatása – a szó elszáll, az írás megmarad (Slack)

A Slack a cég belső kommunikációját könnyíti meg, minden eddigi, e célra használt platformot egy egyszerűen használható applikációba sűrítve. Nem kell többé azon gondolkodnunk, vajon hol is küldte munkatársunk azt a bizonyos fájlt át: Facebookon, Skype-on, esetleg a céges levelezésben van benne? A Slackkel egyszerűen tudunk üzeneteket, dokumentumokat és képeket megosztani az adott témában létrehozott csatornán. Így minden releváns információ egy helyen marad, könnyen visszakereshető, illetve jogosultságok hozzáadásával létrehozhatunk zárt és nyílt csoportokat is. Ha pedig valaki közvetlenül nekünk szán egy-egy kérdést vagy kommentet, arról azonnal értesítést kapunk.

Hatékony és gyors dokumentáció, könnyű adminisztráció (Camscanner)

Néha megesik, hogy az irodán kívül, út közben van szükségünk egy-egy fontosabb szerződés vagy számla beszkennelésére azért, hogy azonnal továbbítani tudjuk azt a megfelelő személynek. A CamScannerrel csak lefényképezzük a dokumentumot, amit az alkalmazás automatikusan körbevág, és egy jól olvasható digitális verzióvá alakítja. Az alkalmazás egy további funkciójával a pdf-eket akár szerkeszthetjük is.

Hogy ne vesszenek kárba a nagyszerű ötletek (Evernote, Candy)

Főleg kreatív területeken dolgozóknak, marketingeseknek és kontent guruknak jöhet jól a szintén magyar fejlesztésű Candy. Nem kell többé 25 ablakot nyitva tartanunk, külön dokumentumba másolni a fontos linkeket, miközben egy-egy témában keressük az adott projekthez szükséges információkat, tartalmakat. Csak mentsük el az oldalakat vagy érdekes szövegrészleteket, kategorizáljuk azokat projektek és témák szerint, adjunk hozzájuk megjegyzéseket és rendezzük őket a tetszésünk szerinti sorrendbe. Az így kapott, rendezett és könnyen átlátható tartalom-gyűjteményeket pedig bármikor megoszthatjuk kollégáinkkal, vagy integráljuk azokat más alkalmazásokba.

A felhő alapú Evernote használatával biztosan nem feledkezünk majd el ötleteinkről, feladatainkról. Jegyzeteinket, fényképeinket és feltöltött dokumentumainkat kategóriákba is rendezhetjük, könnyedén kereshetünk közöttük és címkékkel is elláthatjuk őket. A létrehozott Notebookokat megoszthatjuk munkatársainkkal, így segítve az akadálymentes információáramlás csapatunk tagjai közt.

Ki, hol, mikor és mit? (Mycartracks, Toggl)

Mindig érdemes - és felettébb kifizetődő - nyomon követni azt, hogy alkalmazottaink épp milyen feladatokon dolgoznak, azzal mennyi időt töltenek akár az irodán belül, akár terepen, például szállítás vagy kiszállás közben.

A Mycartracks egy mobiltelefon-alapú nyomkövető rendszer, melynek segítségével pontosan ellenőrizhető a céges flotta. A sorőrök telefonjára letölthető applikáció segítségével visszamenőleg és valós időben láthatjuk a járművek helyzetét, valamint a megtett kilométereket. Az útvonalak és a megtételükhöz szükséges időtartamok elemzésével optimalizálhatjuk költségeinket, valamint riportokat, jelentéseket és statisztikákat is készíthetünk a flotta teljesítményéről.

A Toogl egy nagyon trendi, pofonegyszerű munkamenet-mérő alkalmazás, amelyen az egy-egy projekttel eltöltött munkaórákat mérhetjük le. Hatalmas segítség a számlázható munkaórák megállapításában, a feladatok valós időigényének feltérképezésében, és az ennek megfelelő díjazás kialakításában.  Végül, de nem utolsó sorban növeli a feladatot végző produktivitását, hisz míg a számláló ketyeg, valóban az adott feladatta kell koncentrálni.

Átlátható pénzügyek (DollarBird)

Pénzügyeink áttekintésében lehet hasznos társunk a Dollarbird. Kiadásaink besorolására magunk is létrehozhatunk egyéni kategóriákat, és megadhatjuk a rendelkezésre álló keretet, amin belül gazdálkodhatunk. Az applikáció naptárában könnyen követhetőek a napi és havi kiadások, az egyenleg változása, valamint emlékeztetőket is beállíthatunk az aktuális számlák befizetéséről.

Hatékony on-line marketing (Canva)

A Canva kisebb vagy induló vállalkozásoknak nyújt segítséget ahhoz, hogy profi szakember nélkül is kreatív és szép kivitelű grafikai megoldásokkal jelenjenek meg közösségi oldalaikon. A Canva több ezer kész sablont kínál a különböző platformokon használt képanyagok elkészítéséhez (Facebook, Instagram, Twitter stb.), de elkészíthetjük vele éttermünk menüjét, meghívót, könyv- és albumborítót, szóróanyagot, sőt, akár névjegykártyánkat is.

Az oldalon elhelyezett tartalom a Telekom közreműködésével jött létre, a cikket egy független szerkesztőség írta, előállításában és szerkesztésében a hvg.hu szerkesztősége nem vett részt.