A projektmenedzsment módszerek és szoftverek terjedése az egyre több információ és az így kaotikusabbá váló cégen belüli kommunikáció miatt gyakorlatilag elkerülhetetlen. A KPMG friss adatai szerint a vizsgált szervezetek csupán 31 százaléka tudta időben teljesíteni a projekteket, emiatt gyakori igény az irányítás átláthatóságának javítása, illetve a folyamatos és kiszámítható teljesítés.

Nem csoda tehát, hogy egyre élesebb a projektmenedzsment szoftverek közötti verseny. Iparági kutatások szerint 2018-22 között megsokszorozódhat az opciók száma, kérdés, melyik szoftvert érdemes választani, például vannak közöttük ingyenesek is. A digitális transzformáció időszakában kritikus, hogy a menedzserek megértsék: nem a szoftveren múlik egy projekt sikere, hanem a csapat számára megfelelő módszertanon.

Azt javaslom a cégvezetőknek, hogy nézzenek őszintén magukba, és gondolják át, mennyire fogja a csapat használni az adott rendszert, vagy hogy asztali gépen, esetleg mobil appon keresztül segítené-e jobban a munkájukat. Ne feledjük, hogy minden csapat csak olyan erős, mint a leggyengébb láncszeme.

Ha végiggondolta, milyen módszer feküdne a csapatának, az alábbi szempontok szerint válasszon szoftvert: legyen könnyen kezelhető, felhőalapon működjön, és az egyes feladatokhoz személyeket és határidőket lehessen rendelni. Utóbbi funkció különösen fontos az operatív vezető és a főnök szempontjából, hiszen ez képezheti a későbbiekben a számonkérés alapját. Ha világosan adott a feladat, akkor logikus és kétségbevonhatatlan annak számonkérése is. Bizonyos esetekben akár a dolgozó is meghatározhatja a határidőket, vannak olyan munkavállalók ugyanis, akik így jobban teljesítenek. 

A jobb feltérképezés érdekében – és pusztán kíváncsiságból is – érdemes lehet kipróbálni a Myers–Briggs-fél MBTI személyiségtesztet, mely a munkaszervezés szempontjából fontos tulajdonságokat fed fel. Végezetül íme a leghatékonyabb projektmenedzsment-szoftverek listája, érdemes szemezgetni belőlük: Asana, Trello, Wunderlist, Google Spreadsheet, Things (Mac-es), Evernote.

Szántó Péter, Productivity Hacker, a SpringTab alapítója, vlogger