A munka törvénykönyve (Mt.) mindösszesen ennyit mond a munkaidő-nyilvántartás módjáról:
134. § (1) A munkáltató nyilvántartja
a) a rendes és a rendkívüli munkaidő,
b) a készenlét,
c) a szabadság,
d) a 109. § (2) bekezdés, valamint a 135. § (3) bekezdés szerinti megállapodás alapján teljesített rendkívüli munkaidő,
tartamát.
A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is [Mt. 134. § (2) bekezdés]. Az (1) bekezdés a) pontja szerinti nyilvántartás – a (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően – az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető [Mt. 134. § (3) bekezdés].
Míg önmagában a kártyás beléptetőrendszer nem pótolja a munkaidő-nyilvántartást, hiszen nem bizonyítja a munkával és a pihenéssel töltött időtartamokat, az ugyanakkor megfelelő, ha minden hónap végén a kinyomtatott nyilvántartást ellenőrzik és a munkavállalók aláírják (azaz tanúsítják) azt.
Nyilván ehhez kell kapcsolódnia egy munkaidő-beosztásnak, amelyben a kezdő és befejező időpont, továbbá a munkaközi szünet is fel van tüntetve. Ez az Mt. alapján is kötelező. Naponta köteles a munkáltató az ebben bekövetkezett esetleges eltéréseket feltüntetni. Ez a kérdéses vállalkozásnál is így történik, hiszen a munkarend előzetesen rögzítésre kerül.
Nem az a lényeg a munkaidő-nyilvántartásban, hogy valaki mennyi időt töltött összesen munkával, hanem abból a konkrét munkára fordított időnek (rendes és rendkívüli munkaidő időpontjai) és a pihenőidőnek megállapíthatónak kell lennie. Emellett világosnak, pontosnak, naprakésznek és ellenőrizhetőnek kell lennie a nyilvántartásnak – ugyanúgy kell kinéznie, mint amit eddig használtak. A kártya a belépési jogosultságon túlmenően az érkezési és távozási időpontokat igazolja. Emellett fontos, ha a blokkolás valamikor nem működik, akkor más módon, például jegyzőkönyv felvételével kell az adatokat pótolni.
Mivel az Mt. megengedi, hogy a munkavállaló havonta igazolja a munkaidő-nyilvántartás megfelelőségét, így nem okozhat gondot az időközi ellenőrzés. Ilyenkor azt kell igazolni, hogy a munkaidő-beosztásnak megfelelő a munkavégzés.
Végezetül, a Kúria 1/2022. Jogegységi határozata is kiemeli, hogy „a munkaidő-nyilvántartási rendszerek és a munkavégzés jellegének sokszínűsége (gondolva itt például a változó munkavégzési helyszínen vagy informatikai eszközökkel távolról végzett munkára) mára azt eredményezi, hogy csak konkrét esetben, a nyilvántartás munkáltató által alkalmazott módszerére (például elektronikus vagy manuális, központi vagy helyi) és a munkavégzés körülményeire, jellegére tekintettel lehet eldönteni azt, hogy az említett célokat figyelembe véve a munkáltató eleget tett-e a munkaidő-nyilvántartásra vonatkozó jogszabályi kötelezettségének. A munkaidő-nyilvántartás ellenőrizhetőségét az adott ellenőrzés során, de nem feltétlenül az ellenőrzéssel érintett munkavégzési helyszínen kell biztosítani".
Magyarán, az általános elvek alapján kell esetről esetre vizsgálni a nyilvántartás megfelelőségét.
