Lénárt Viktor (vezérigazgató, tréner – Grow Group) 

Tapasztalatom szerint a vezetők jelentős része annyira el van havazva, hogy leginkább csak a neki szegezett kérdésekre és e-mailekre válaszol, a felmerülő problémákat oldja meg. Kevesen jutnak el odáig, hogy egy-egy fejlesztési vagy stratégiai kérést alaposan átgondoljanak. Van, aki négykor kel és kilencre már feladatai jelentős részével készen van, más nem nagyon fekszik le hajnali egy előtt, és olyat is ismerek, aki 3-4 órányi alvással is remekül elvan évtizedek óta. A valódi különbséget a koncentrációban látom. Fókuszálni lehet egyórás időszakokban is, ezeket nevezem gyorsítónak. Ezekben az időszakokban ki kell kapcsolni a telefont, az e-maileket, és minden figyelmünkkel a feladatra koncentrálni. A másik ilyen időintervallum a tízperces „sprint”, amikor valaki tíz percben teszi meg ugyanezt. A zavaró tényezők kizárására is megvannak a különböző technikák: vannak, akik bezárják az ajtót, van, aki kimegy egy kávézóba, van, aki korai vagy késői napszakra teszi a fókuszált munkavégzést, de olyat is ismerek, aki felhúz az asztalán egy zászlót egy zászlórúdra, amiről mindenki tudja, mit jelent. Mindez persze csak akkor működik, ha ennek megvan az inverze is, vagyis az is világos, mikor lehet bejönni. Én az úgynevezett „elefántszendvicses” gyakorlatban hiszek. A naptárba be kell írni azokat az előre megtervezett idősávokat, amikor az adott feladattal foglalkozom; ha valamiért elcsúszik egy ilyen sáv, akkor azt pótolni kell. Egy elefántot nem lehet egyben megenni, be kell osztani, elő kell készíteni.

Pintér Antal (ügyvezető, tréner – Ad Sidera)

A technológiát az ember már régóta hadrendbe állította az egyik legádázabb ellenség, az idő megzabolázására. Először az utazást tette gyorsabbá, hogy több idő maradhasson a munkavégzésre, majd az olyan találmányok váltották ki a személyes megjelenést, mint a telefon vagy az e-mail, rengeteg időt megtakarítva. Mégis úgy tűnik, hogy az állandó elérhetőség a visszájára fordult, mert egy ügyvezetőnek az operatív feladatok mellett átlagban napi 70-80 e-mailre kellene reagálnia. Ráadásul mivel ezek folyamatosan érkeznek, és nem feltétlenül sürgősek, leginkább arra alkalmasak, hogy kizökkentsék az embert, ezért valójában sokkal hosszabb időt emésztenek fel, mint a hívás időtartama. Arra ugyanis jellemzően sokkal több idő megy el, hogy újra felvegyük a fonalat. Ezért érdemes korlátok közé szorítani a hívások és az e-mailek áradatát, és kinevezni a feldolgozásukra 1-1,5 órát a nap folyamán. A nap további részében pedig teljesen kizárni ezeket, és az előirányzott feladatokkal foglalkozni. Az e-mailezést is érdemes szabályozni, hogy hatékonyan át tudjuk rágni magunkat a beérkezett üzeneteken. Én például a két percnél gyorsabban elintézhető levelekre azonnal válaszolok, ezeket nem érdemes magunk előtt görgetni, és ez nem csak a levelezésre vonatkozik. A többit pedig fontossági alapon beillesztem a teendők listájába.

AFP / Flynn Larsen

Oszkó Péter (angyal befektető – OXO labs, Power Angels)

Fazekas István

Időgazdálkodási praktikáim ösztönösen fejlődtek ki. Alapvetően a kényszer vitt a kialakításukra, hiszen jellemzően rengeteg dolog foglalkoztat egyszerre, nem is csak gondolatban, hanem szeretem az elképzeléseimet megvalósítani is. Bármilyen papíralapú, analóg eszköztől rég megszabadultam, fontos, hogy a teendőim komplex rendszerét bárhonnan és bármilyen platformon elérhető digitális felületeken tudjam rendszerezni és nyomon követni. Alapvetően sürgősség és fontosság szerint rendszerezem a teendőket, ami sokszor két különböző szempont, mert nem minden sürgős, ami fontos, és persze fordítva sem szükségszerű az összefüggés. Így nem csak arra tud figyelni az ember, milyen sorrendben oldja meg a feladatokat, hanem hogy mire mennyi időt szánjon. Naponta szentelek időt annak is, hogy a feladatok, teendők rendszerét átfésüljem, és hetente annak is, hogy ne csak a napi rohanásban kezeljem a teendőket, hanem alaposabban átgondoljam, mit miért csinálok. Az időgazdálkodásban a legfontosabb segítségem a csapat. Valójában a megvalósítható ötleteket és célokat akkor tudja az ember exponenciálisan növelni, ha olyan csapatot épít maga köré, és azt úgy tudja irányítani, hogy a céljai és a feladatai teljesítésében képes legyen megsokszorozni a kapacitásait. Már csak ezért is figyelek mindig arra, hogy a csapattagok a lehető leggyorsabban megkapjanak minden információt és segítséget ahhoz, hogy a saját munkájukkal haladni tudjanak.

Baranyai Attila (tréner – Develor)

Az időgazdálkodás legnagyobb csapdája a többfelé figyelés illúziója. Sokan képzelik, ha egyszerre több feladatot is futtatnak, azzal időt takarítanak meg, de ez hamis képzet. Hatékonyságban már az is hatalmas előrelépés lenne, ha ezt a közhiedelmet elfelejtenék. Minőségi munkát úgy lehet végezni, ha csak egy dologra koncentrálunk, és ez idő alatt minden zavaró tényezőt kiiktatunk – lekapcsoljuk az e-mailt, a közösségi média oldalait. A gyakorlat azt mutatja ugyanis, hogy nem tudjuk megállni, hogy rá ne nézzünk ezekre a szolgáltatásokra. Nem hiszek az idő menedzselésében, de a munkabeosztás menedzselésében már annál inkább. Jellemző az emberre, hogy szereti halogatni a nagy, komplex feladatok megoldását, pedig és az egyre problémásabb lesz, mert egyre csak fáradunk, ahogy közeledik a nap vége. Mindenki tudja magáról, mely napszakban igazán hatékony, a rázósabb feladatokat ebbe az időzónába érdemes beosztani, a figyelem ugyanis korlátos erőforrás. Nem mindegy, hogy az idő vagy én döntöm-e el, mivel foglalkozzam. A szükség a fontosság érzetét keltheti, de kicsit távolabbról megnézve a problémát, lehet, hogy nem is olyan sürgs, és máskorra halasztható. Ezzel óvatosnak kell azonban lenni, mert a halogatott feladatok idővel nyomasztóvá válhatnak; meg kell találni a helyüket a prioritási listán.

Lévai Katalin (tréner – Human Telex Consulting Kft.)

Elsősorban stresszkezeléssel foglalkozom, tehát inkább a negatív oldalát látom a helyzetnek. Gyakran készítünk életmódfelméréseket, ahol apró testszenzor segítségével nézzük 3-5 napon keresztül kliensünk életfunkcióit (légzés és pulzus). Ami a legjellemzőbb probléma, hogy szinte folyamatos a stresszterhelés. Nem látunk szüneteket, még a munkán kívüli szabadidőben sem. A vezetők jelentős része egész nap megbeszélésekre jár, egyik találkozóról megy a másikra. Nem látunk pihenőidőket, rövid megállásokat a munkaidő alatt, sokszor még ebédszünetben sem. Sokan ugyanis ezekre a szünetekre vagy a munkaidő utánra tervezik be azokat a feladataikat, amelyekre nem jutott idő napközben. Tapasztalataink szerint a legtöbben otthon sem engednek le, sőt közvetlenül elalvás előtt is magas a stressz szintje – ágyban fekve még átfutják az e-mailjeiket. Ez persze kihat az alvásuk minőségére is. Megoldás, ha betervezünk olyan időszakokat, amikor nem vagyunk elérhetők, korlátozzuk saját magunkat az információszerzésben, hogy legyen lehetőség az információk feldolgozására és a töltődésre. Ez az, ami valóban segítheti a koncentrációt és a hatékonyság növelését. Érdemes két tevékenység között kisebb szünetet tartani; lezárni, értékelni, akár kicsit megünnepelni az elvégzett munkát és ráhangolódni a következőre. Erre akár 5-10 perc is elég lehet.

Cserna-Szabó András (író) 

Fülöp Máté

A szabadúszásban az a legnehezebb, hogy saját magunknak kell az időnket beosztani, a szabadság pedig nagyon nehéz dolog. Közhely, de igaz: a legjobb múzsa a határidő. Régebben éjszakai író voltam, az éjjeli csend inspirált. Ma már délelőtt dolgozom, leginkább kávézókban és könyvtárban. Legjobban a Széchényi Könyvtárban szeretek dolgozni, ott a csend körbevesz, és hihetetlenül jól érzem magam. Egyetemista korom óta járok oda, az egyik kedvenc helyem Budapesten. Ami leginkább ki tud mozdítani a munkából, az a Facebook, a telefon, ha beszélnek hozzám, vagy ha több dologra kell egyszerre figyelnem. Ez ellen jellemzően úgy védekezem, hogy meghúzom magam egy kávéházi sarokban, kikapcsolt telefonnal, teljesen offline, a fejemen fülhallgató, szól a metál, a külvilág kizárva, előttem egy kávé – én így vagyok a leghatékonyabb.

Varga Szabolcs cikke eredetileg a HVG Extra Business 2016/2-es számában jelent meg, amely a hatékonyság, az időgazdálkodás és a fókuszálás témáját járta körbe. Keresse az újságárusoknál vagy rendelje meg – akár a régebbi számokat is – a kiadónál! Ha tetszett a cikk, lájkolja a HVG Extra Business facebookos oldalát is.