Ma már a csapból is az folyik, hogy milyen károkat okozhatnak a kéretlen elektronikus levelek. Ezek előbb-utóbb megtöltik a címzett postafiókját, kiszorítva a fontos, értékes információkat tartalmazó üzeneteket. Egy közelmúltban történt felmérés szerint a kisvállalkozások e-mail forgalmának 30 százalékát ilyen levelek adják. Jóllehet, több mint 50 százalékuk egyáltalán nem védekezik a spamek ellen, de kevéssel kézbesítésük után törli azokat.

Hírlevél szerkesztése

• A fejléc tartalmazza: a kiküldés dátumát; hírlevél címét, a küldő cég nevét. A feladó neve akár eldöntheti a hírlevél további sorsát is. legtöbb e-mailező a küldő személy neve alapján kezdi olvasni leveleit. Egyes rosszul csengő nevek megpillantása esetén a levelet azonnal törölheti, míg barátok, híres személyek esetében a gyors olvasás garantált. • A levél tárgyának megjelölése kardinális kérdés. Szerepe ugyanaz, mint egy direkt marketing levélborítékra írt felhívó szövegé. Kerüljük a felszólító módot, s törekedjünk kérdések megfogalmazására. Igyekezzünk a levelünkben nevén szólítani az olvasót, • A hírlevél törzsében kapjanak helyet az olvasót érdeklő információk, szakmai cikkek, de kerüljük a  „Bemutatkozunk” vagy „Cégünkről” típusú részeket, mert unalmasak. • A láblécben cégünkről szóló rövid ismertetőt, kapcsolat-felvételi és szerzői jogi információkat, illetve újabb leiratkozási lehetőséget helyezhetünk el.

Az a cég, amelyik e-mail marketinggel szeretné hatványozni sikerét:

1. Tegye egyértelművé, hogy miért küldi az e-mailt, s honnan tudja a címzett elérhetőségét (ajánlás, korábbi ismeretség).
2. Biztosítson leiratkozási lehetőséget már a kiküldött elektronikus levélben, hogy eloszlathassa a gyanakvók kételyeit.
3. Jelentesse meg honlapján a cég titoktartási filozófiáját, hogy bizalmat keltsen olvasóiban
4. Állítson be a rendszerbe egy átgondolt automatikus választ.
5. Szerezzen be olyan szoftvert, amely rögzíti, hogy ki és honnan regisztrálta magát a rendszerbe. Ez ugyanis hasznos információ lehet marketingje később kiértékeléséhez.
6. Kérjen egy privát e-mail címet a regisztráltaktól azért, hogy címváltozás esetén is tarthassa velük a kapcsolatot.
7. Bármelyik olvasója panaszlevelét azonnal válaszolja meg, így kerülheti el legkönnyebben a presztízsveszteséget

A fenti szempontok figyelembe vételével akár e-mail kampányba is kezdhet. Első lépésként célszerű a hírlevél szerkezetét kialakítani, a formai követelményeknek megfelelően.

Nem mindegy az sem, hogy milyen formátumban továbbítja a hírlevelet. Az e-mail csatolt mellékletében pdf, rosszabb esetben Word fájlban elhelyezett dokumentum megnyitása kényelmetlen és nehézkes az olvasók számára. A Word ráadásul vírusokat is tartalmazhat. Az üzleti partnereknek text alapú, fogyasztóknak pedig html alapú levelet érdemes kiküldeni.

Forrás: ITD Hungary

Az egyik legfontosabb szabály, hogy csak annak küldhet direkt marketing (DM)tartalmú levelet, aki korábban felhatalmazást adott erre – tájékoztatja lapunkat Balogh Zsolt György, a Pécsi Tudományegyetem jogi karának docense. A Magyarországon hatályos törvények értelmében ugyanis az opt-in eljárás vonatkozik az online marketing összes formájára.
 
Pontosabban szólva, a hirdetni kívánó szervezet csak azoknak a személyeknek küldhet e-mailt, akik korábban hozzájárultak ehhez. Ellenkező esetben a károsultak bírósághoz fordulhatnak jogosulatlan adatkezelés miatt. Az eljárás eredményeként a spamküldő céget megbírságolhatják, vagy akár el is tilthatják további levelek kiküldésétől.

Akkor sem dőlhet  elégedetten hátra, ha megy minden a maga útján, s a címzettek többsége feliratkozik. Most kezdődhet az értékelés, 'oknyomozás' és a fel nem iratkozó olvasók igényeinek feltárása.