A projektelszámolás költségterve a számviteli elszámolásban

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) a projektelszámolás alapját a szerződés elszámolási egysége és a teljesítési fok fogalmára építi.

– Szerződés elszámolási egysége: az Szt. 3. § (4) bekezdés 11. pontja szerint a szerződés elszámolási egysége lehet a megrendelővel kötött szerződés egésze, illetve bizonyos feltételek mellett az ugyanazzal a megrendelővel kötött szerződések csoportja.

– Teljesítési fok: az Szt. 3. § (4) bekezdés 12. pontja szerint a tényleges teljesítésnek a szerződés elszámolási egységére meghatározott mértéke, amelyet a számviteli politikában rögzített módszer szerint kell meghatározni.

Projektalapú számvitel – a költségterv kulcselem

A költségterv azért válik kulcselemmé, mert a teljesítési fok egyik gyakorlati meghatározási módja a felmerült költségek és a szerződés várható teljes költségének összevetése. Ha a vállalkozás nem rendelkezik részletes és folyamatosan aktualizált költségtervvel, akkor nem tudja megbízhatóan megállapítani, hogy a projektből ténylegesen mekkora részt teljesített. Ez nem csupán kontrollingprobléma, hanem beszámolókészítési kockázat is, mert a túl alacsonyra becsült teljes költség a teljesítési fok túlértékeléséhez, ezáltal idő előtti árbevétel- és eredménykimutatáshoz vezethet.

Az Szt. 72. § (4a) bekezdése alapján az értékesítés nettó árbevételét növelni vagy csökkenteni kell azzal az összeggel, amellyel a szerződés elszámolási egységének általános forgalmi adót nem tartalmazó teljes szerződéses ellenértéke a teljesítési fok arányában eltér az addig elszámolt árbevételtől. A szabály lényege, hogy az árbevétel elszámolását nem önmagában a számla határozza meg, hanem a szerződés teljesítésének előrehaladása. Ehhez viszont ismerni kell a projekt teljes várható költségét, a fordulónapig ténylegesen felmerült közvetlen költségeket, valamint azokat a még várható tételeket is, amelyek a projekt befejezéséhez szükségesek.

A költségtervnek ezért nem elegendő a szerződés indulásakor elkészülnie. A projekt teljes életciklusa alatt élő dokumentumként kell működnie. Tartalmaznia kell:

·  az anyagköltségeket,

·  az alvállalkozói teljesítéseket,

·  a saját munkavállalókhoz kapcsolódó közvetlen bér- és járulékköltségeket,

·  az igénybe vett szolgáltatásokat,

·  a projektre közvetlenül allokálható gép-, eszköz- és telephelyhasználati költségeket, továbbá

·  azokat a tartalékokat is, amelyek az előre látható kockázatok fedezetét adják.

A számviteli politika szempontjából különösen fontos, hogy a vállalkozás előre rögzítse, milyen költségeket tekint a teljesítési fok meghatározásánál figyelembe vehető projektköltségnek, és milyen tételeket zár ki a számításból.

Összemérés a projektelszámolásban

A projektelszámolás másik központi elve az összemérés. Az Szt. 15. § (7) bekezdése szerint az adott időszak eredményének meghatározásakor a tevékenységek adott időszaki teljesítéseinek elismert bevételeit és az azoknak megfelelő költségeit kell számításba venni, függetlenül a pénzügyi teljesítéstől. Ez a projektek esetében azt jelenti, hogy az elszámolt árbevételhez kapcsolódó költségeket ugyanabban az időszakban kell megjeleníteni, amelyben a teljesítés megtörtént. Ha a költségterv pontatlan, akkor nemcsak az árbevétel, hanem az ahhoz rendelt költségszint is torzulhat.

Időbeli elhatárolás: miért fontos?

A számlázás és a számviteli árbevétel közötti eltérések kezelésére az időbeli elhatárolások szolgálnak. Ha a teljesítési fok alapján számított árbevétel meghaladja az addig elszámolt nettó árbevételt, a különbözetet aktív időbeli elhatárolásként kell kimutatni az Szt. 32. § (8) bekezdése alapján. Ha viszont az addig elszámolt nettó árbevétel magasabb, mint a teljesítési fok alapján indokolt összeg, a különbözet passzív időbeli elhatárolásként jelenik meg a 44. § (7) bekezdése szerint. Mindkét esetben ugyanaz a kérdés kerül előtérbe: mennyi a szerződés teljes várható ellenértéke, mennyi a teljes várható költség, és a fordulónapon hol tart a tényleges teljesítés.

Veszteséges projektek azonosítása

A költségtervnek a veszteséges projektek azonosításában is döntő szerepe van. Az Szt. 41. § (1) bekezdése alapján céltartalékot kell képezni többek között a megkötött szerződésből vagy annak elszámolási egységéből várható veszteségre, ha a kötelezettség a mérlegfordulónapon valószínű vagy bizonyos, de összege vagy esedékessége még bizonytalan, és arra a vállalkozás más módon nem biztosított fedezetet. A várható veszteség jellemzően nem a pénzügyi teljesítésből, hanem a frissített költségtervből derül ki: például akkor, ha az anyagárak, alvállalkozói díjak vagy munkaerőköltségek emelkedése miatt a projekt várható teljes költsége meghaladja a szerződéses ellenértéket.

A jó projektköltségterv – gyakorlati szempontból – nem csupán főösszegeket tartalmaz

A könyvelésnek projektkódokkal, munkaszámokkal vagy más analitikus azonosítókkal biztosítania kell, hogy minden releváns költség a megfelelő szerződés elszámolási egységéhez kapcsolódjon. A beérkező alvállalkozói számlákat, a belső teljesítményeket, a bérfelosztást és a közvetlen anyagfelhasználást olyan részletezettséggel kell gyűjteni, hogy azokból a teljesítési fok számítása ellenőrizhető legyen. A könyvvizsgálat és az adóhatósági ellenőrzés során ugyanis önmagában a vezetői becslés nem elegendő; a költségtervnek és a tényadatoknak bizonylatokkal, szerződésekkel, teljesítésigazolásokkal és kalkulációkkal alátámaszthatónak kell lenniük.

A pályázati vagy támogatott projektek esetében a költségterv jelentősége még erősebb. Ilyenkor a terv nemcsak belső számviteli és kontrollingeszköz, hanem gyakran a támogatási szerződés része is. Az elszámolhatósági szabályok meghatározhatják, mely költségtípusok, milyen arányban és milyen időszakban számolhatók el. Ha a vállalkozás számviteli projektköltségterve nincs összhangban a támogatási költségvetéssel, akkor könnyen előfordulhat, hogy egy tétel üzletileg indokolt és számvitelileg elszámolható, támogatási szempontból mégsem fogadható el. Ezért célszerű a számviteli analitikát már a projekt indulásakor úgy kialakítani, hogy az a beszámolókészítési, kontrolling- és támogatási elszámolási igényeket egyszerre szolgálja.

A számviteli beszámoló egyik legfontosabb bizonyítéka a költségterv

A projektelszámolás költségterve a számviteli megbízhatóság egyik legfontosabb garanciája. A teljesítési fok, az időbeli elhatárolás, az összemérés és a veszteséges szerződésekre képzendő céltartalék mind olyan számviteli terület, amelynek helyes alkalmazása a költségterv minőségétől függ. Aki a költségtervet pusztán induló ajánlati kalkulációnak tekinti, az a beszámolóban is kockázatot vállal, mert a projekt tényleges előrehaladása és várható eredménye nem lesz kellően alátámasztható.

A helyes gyakorlat az, ha a vállalkozás a projekt indulásakor részletes költség- és eredménytervet készít, azt a számviteli politikában rögzített teljesítési fok módszeréhez igazítja, majd minden fordulónapon és jelentős szerződéses vagy piaci változáskor felülvizsgálja. Így a költségterv nemcsak a vezetői döntések alapja lesz, hanem a számviteli beszámoló egyik legfontosabb bizonyítéka is: megmutatja, hogy a kimutatott árbevétel, költség és eredmény valóban a projekt gazdasági teljesítését tükrözi.

Hasznos volt a cikkünk? Iratkozzon fel az Útmutató cégvezetőknek hírösszefoglalóra, és rendszeresen küldünk hasonlóan értékes tartalmakat.