Ez a folyamat még inkább felgyorsul, hiszen az informatikai tevékenység kiszervezése már rövid távon költségcsökkentést eredményez, ami a versenyképesség növekedéséhez vezet, írja a Navigator Informatika Zrt. közleményében. A cég éppen ezért gyűjtötte össze a leggyakoribb tévhiteket, amelyek cáfolatának megismerése nagymértékben hozzájárul az IT-outsourcing megértéséhez és a szolgáltatás által kínált előnyök felismeréséhez.

Az informatikai outsourcinggal kapcsolatos legelterjedtebb tévhitek és cáfolataik

1. tévhit: Az IT-outsourcing szolgáltatás bevezetése mindenképpen beruházással indul. 

Egy korszerű informatikai rendszer akár változtatás nélkül is kiszervezhető. Előfordul, hogy a rendszer bevezetése során legalább 5 évig nincs szükség a gyorsan elavuló asztali PC-k rendszeres cseréjére és a szervereket is a szolgáltató biztosítja, ezért a szolgáltatás fél évtizedre befagyasztja az informatikai beruházási költségeket.

2. tévhit: Az IT-outsourcing szolgáltatás költsége magasabb, mint az insourcing.

Ezzel szemben az informatikai rendszer külső szolgáltató általi üzemeltetése olcsóbb, mint a saját munkatárssal, insourcing keretében végzett rendszerüzemeltetés. Egy 150 munkaállomással és 3 telephellyel rendelkező vállalat informatikai rendszerének üzemeltetése esetén például az IT-outsourcing szolgáltatás költségszintje 40 százalékkal alacsonyabb, mint az insourcing költsége. A költségmegtakarítást az IT-outsourcing szolgáltató szerződésben rögzített feltételek szerint garantálja.

3. tévhit: IT-outsourcing esetén a vállalat bizalmas adatai illetéktelen kezekbe kerülhetnek

Az IT-outsourcing esetén a vállalat bizalmas adatai nagyobb biztonságban vannak, mint egy belső rendszergazda kezelésében. A cégek általában nem rendelkeznek specifikus módszertannal, megfelelő szakemberekkel, valamint tanúsítványokkal az információbiztonsági rendszerek az üzemeltetésére. Ezzel szemben az informatikai rendszer külső üzemeltetője szerződésben garantálja a magasabb biztonsági szintet a vállalatot fenyegető külső és belső támadások ellen egyaránt.

4. tévhit: A külső szolgáltató reakcióideje hosszabb, mint a saját rendszergazdáé.

Az IT-outsourcing szolgáltató reakcióideje általában rövidebb, mint a saját rendszergazdáé. A saját munkatárs reakciója ezzel szemben a legritkább esetben azonnali. Mivel eseti hibabejelentés alapján dolgozik, a problémát és a megoldást nem rögzíti írásban, nem követhető, milyen prioritási rendszerben szolgálja ki a belső ügyfeleket.

5. tévhit: Az IT-outsourcing szolgáltatás bevezetésével a belső informatikus munkanélkülivé válik.

A szerződés megkötésekor az ügyfél kérhet foglalkoztatási garanciát azon alkalmazottak adott százalékára vagy egyes beosztásokra vonatkozóan, akiket átvesznek. A Navigator a munkajogi kérdéseket az outsourcing-szerződésektől függetlenül kezeli, és számos olyan ügyféllel rendelkezik, amelyeknek az informatikai személyzetét az erőforrás-kihelyezés során átvette. A korábbi informatikai alkalmazottak átlagosan 70 százalékát foglalkoztatja tovább, egy-két éves foglalkoztatási garanciát nyújtó szerződés keretében.

6. tévhit: Az informatikai rendszer kiszervezése a szoftverek lecserélését is jelenti.

Az informatikai rendszer kiszervezése nem jelenti minden esetben a szoftverek lecserélését, az IT-outsourcing szolgáltató ugyanis semmilyen szoftver használatát nem írja elő ügyfelei számára. Az azonban tény, hogy az IT-outsourcing üzleti előnyeit éppen akkor lehet leginkább kibontakoztatni, ha a megrendelő szoftverei a lehető legegységesebbek. Az  ügyfelek eldönthetik, hogy az Egységes Informatikai Környezet (EIK) által elérhető megtakarítások indokolják-e a jelenleg használt szoftverek egy részének cseréjét, vagy up-, illetve downgrade-jét.

7. tévhit: Egy informatikai outsourcing szolgáltató az értékteremtő folyamatok ismeretének hiányában nem képes optimális rendszert javasolni.

A szolgáltató szakmai hozzáértésének köszönhetően képes ügyfelei számára optimális rendszert javasolni. A szerződés megkötését követően a szolgáltatást megrendelő vállalatnak meg kell határoznia, mi a legfontosabb működési területe, és milyen szolgáltatásokat igényel ennek a tevékenységnek a támogatására.

8. tévhit: Az IT-outsourcing a teljes informatikai rendszer kihelyezését jelenti.

Nem jelenti minden esetben a teljes informatikai rendszer kihelyezését. Az IT-outsourcing szerződés megkötésekor nagy hangsúlyt kell fektetni arra, hogy a szerződő felek közösen határozzák meg az elvárásokat – például a garantált üzemidőt és rendelkezésre állást –, illetve az SLA-kat (Service Level Agreement/ Szolgáltatási Szint Megállapodás). Az ügyfélnek a szolgáltató tanácsadói támogatásával kell meghatároznia, hogy mely tevékenységeit szervezi ki: például el kell döntenie, hogy a szoftverleltár kezelését, vagy a szerverek üzemeltetését rábízza-e a szolgáltatóra. A szolgáltatói tanácsadás azért előnyös az ügyfél számára, mert csak azokat a szolgáltatásokat kell igényelnie, amelyekre ténylegesen szüksége van.

9. tévhit: A total IT-outsourcing esetében a megrendelő elveszíti a kontrollt az informatikai rendszere felett.

Ha egy vállalat IT-outsourcing szolgáltatást vesz igénybe, lehetősége nyílik teljes körű, azaz Total IT-outsourcingra is, ahol az üzemeltetésen túl a teljes eszközparkot is bérelheti. A megrendelő kontrollja informatikai rendszere felett Total IT-outsourcing igénylése esetén is teljes körű. A cégek saját informatikusai általában nem ITIL módszertan szerint dolgoznak: nincsenek lefektetett folyamatok, nincs nyomon követhetőség, nincs megfelelő elszámoltathatóság. Ezzel szemben kiszervezés esetén az ITIL „szabvány” szerinti működés átláthatóvá és „mérhetővé” teszi az informatikát, így a költségek pontosan igazodnak az igényelt szolgáltatások mértékéhez.

10. tévhit: IT-outsourcing esetén nincs dedikált személyzet, mindig más látja el az üzemeltetési teendőket, ezért nagyobb a hiba lehetősége.

Ez valótlan, az IT-outsourcing esetén kisebb a hibák előfordulási lehetősége. Egy IT-outsourcing szolgáltatónál az üzemeltetési feladatokról, illetve azok ellátásáról folyamatos dokumentáció készül, a beérkező hibabejelentéseket pedig call centeren keresztül regisztrálják. Ha a kapcsolattartó szabadságra megy, egy másik szakember veszi át feladatait, ami a pontos dokumentálásnak köszönhetően egyszerűen és hibamentesen valósul meg. Ezzel ellentétben a saját rendszergazda eseti hibabejelentés alapján dolgozik, sem a problémát, sem megoldását nem rögzíti írásban, ha pedig szabadságra megy, vagy távozik a vállalattól, nehéz újra bekapcsolódni a munkafolyamatokba, ami általában a problémák feltorlódásához vezet.

„Az IT-outsourcing alapvetően üzleti döntés, ezért már a szerződés elkészítésekor nagy hangsúlyt kell fektetnünk a jövőben elvárt szolgáltatási szintek, illetve a szerződéses garanciák tisztázására, hiszen a szolgáltatás során szerzett rossz tapasztalatok nagymértékben erősíthetik a tévhitek kialakulását, azaz növelhetik a bizalmatlanságot az IT-outsourcinggal szemben” – mondta Juhász Lajos, a Navigator vezérigazgatója.