A természeti katasztrófák, a telephelyet, irodát érintő árvíz-, vagy viharkárok, a szolgáltatásokat ideiglenesen ellehetetlenítő sztrájkhelyzetek mellett járványok, tömeges megbetegedések is befolyásolhatják a cégek humánerőforrás-tartalékait. Felmerülhet, hogy a rendelkezésre álló munkaerővel a vállalatok minden alapvető feladatukat folyamatosan el tudják-e látni.

Ilyen különleges helyzetekben jelenthet komoly segítséget az üzletfolytonosság-menedzsment (BCM – Business Continuity Management), amelyet becslések szerint a hazai közepes és nagyvállalatoknak egyelőre mindössze 20-30 százaléka alkalmaz konzekvensen.A BCM a vészhelyzetek kezelését, az informatikai védettséget, valamint biztonsági, egészségi és humán tényezőket összefoglaló módon vizsgáló és kezelő, komplex eljárásrendszer. Alkalmazásával a vállalatok csökkenteni tudják a szervezetet fenyegető külső és belső veszélyeket, kockázatokat, megelőző intézkedéseket tudnak hozni különleges helyzetekre, illetve esélyük van arra, hogy ellenőrzés alatt tartsák a váratlan eseményeket, azok kialakulását követően – hangsúlyozta Ralph van Uden a Deloitte Zrt. szakértője.
 
Milyen a hatékony üzletfolytonosság-menedzsment?

Egy jól működő BCM program természetesen nem képes megakadályozni a villámcsapást, a természeti katasztrófákat, vagy megállítani egy mindenkori járvány terjedését, de a programban fontos szerep jut a felkészülésnek, vagyis mielőtt a tervezett intézkedéseket az éles üzleti környezetben alkalmaznák, a cégeknek célszerű akár többször is ellenőrizniük, a gyakorlatban tesztelniük az üzletfolytonossági programot és megvizsgálniuk, hogy minden tényezőt figyelembe vettek-e a tervezésénél.

A felkészülés részeként meg kell jelölni a vállalat azon kritikus szolgáltatásait és folyamatait, amelyek nem szünetelhetnek egyetlen napot sem. A pénzintézetek, nemzetközi szolgáltató központok, mobilszolgáltatók működése során számos olyan alapvető folyamat azonosítható például, amelyeket a cégek a nehéz körülmények, még egy országos járvány ellenére sem függeszthetnek fel, ilyen többek között az ügyfélkiszolgálás, vagy az elektronikus pénzügyi tranzakciók megbízható működése.

A gyártással foglalkozó vállalatoknak folyamatosan, és mindenek felett garantálnia kell az emberi élet védelmét, illetve a biztonsági előírások betartását különleges helyzetek ellenére is. Felmerülhetnek alapvető ellátási kérdések is, mint például az, hogy az áramszolgáltatás kimaradása esetén legyen elérhető alternatív kapacitás - mindezt a megfelelő szerződésekkel biztosítani lehet. Miután az alapvető folyamatokat azonosították, a társaságoknak meg kell vizsgálnia azt is, hogy azok fenntartásához milyen eszközökre, továbbá milyen képzettségű munkaerőre van szükség.

Forgács Tamás, Deloitte Vállalati kockázatkezelési üzletágának szenior menedzsere elmondta: Az üzletfolytonosság-menedzsment fontos eleme a rugalmas foglalkoztatás, például a munkakörmegosztás. Ez azt jelenti, hogy az adott szervezetnél a speciális szaktudást igénylő alapvető feladatokat ne csupán egy munkatárs legyen képes elvégezni, hanem a felkészülés részeként 2-3 kollégája is képzést kapjon arra az esetre, ha helyettesítésre lenne szükség. Mindez persze csak akkor működhet hatékonyan, ha megfelelő az üzleti folyamatok dokumentálása, tisztázott a hatáskörök és felelősségek megosztása, egyértelműek és különleges helyzetben is fenntarthatók a biztonsági szabályok. Mindezek hiányában ugyanis az intézkedések akár ellenkező hatást is kiválthatnak.

Szintén a rugalmas foglalkoztatás egyik módja a távmunka. Amely vállalkozásnak az üzletfolytonosság-menedzsment programjában már szerepel a távmunka, ott ajánlott a program rendszeres, gyakorlati tesztelése. Ha a programban nem szerepel távmunka, akkor célszerű beemelni oda, és megvizsgálni, hogy az üzletfolytonossági tervnek mennyire szerves része a távoli munkavégzés lehetősége. Fontos szempont például, hogy biztosítható-e a folyamatokban résztvevő rendszerek távoli elérése, ennek technológiai és adatbiztonsági feltételei vállalati szinten adottak-e – tette hozzá a Deloitte Zrt. szakértője.