A korszerű, új irodaházak fő szolgáltatásai

Jó megközelíthetőség, 24 órás biztonsági szolgálat, recepció, 4 csöves hűtő/fűtő fan-coil rendszer, rugalmas válaszfalazás, tárgyalóterem, konferenciaterem, étterem, konyha és internetkávézó, elegendő számú mélygarázsbeli gépkocsi-férőhely. A havi bérleti díj melletti üzemeltetési költségek: hűtés-fűtés díja, biztonsági őrzés, recepció működtetése, műszaki karbantartás, takarítás költsége, telefon.

Kisebb cégek még napjainkban is inkább választják a bérletet korszerű, a vállalkozás presztízsét növelő irodaépületben, mintsem saját irodaházat vennének vagy építenének. A közép- és nagyvállalkozások közül azonban – amelyik egy ország, régió, város piacán hosszabb ideig szeretne letelepedni, és anyagilag megteheti – gyakran dönt a saját iroda mellett. A döntést mindig a vállalkozás hosszú távú (10-15 év) érdekeinek figyelembevételével kell meghozni.  – mondja Salamon Adorján, az Eston International Ingatlantanácsadó Rt. elnök-vezérigazgatója. Alapvető ugyanis, hogy a cég ilyen távlatban meg tudja-e határozni piaci stratégiáját, pozícióját, és ennek függvényében üzleti terveit, szervezeti és működési logisztikáját.

Kockázatfelmérés
A szakember szerint e fontos döntés meghozatala előtt mindig átfogó elemzést kell készíteni. Az ún. SWOT analízis egyrészt tartalmazza az irodahelyet kereső cég igényeinek, működési területeinek a részleteit, valamint várható piaci lehetőségeit, az ehhez igazodó munkavállalói létszámadatokat. (Az angol betűszó az erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek rövidítése.) Másrészt az egyes alternatívákhoz (bérlet, új, vagy használtiroda-vásárlás, lízingelés, irodaépítés) egy-egy adott területhez kapcsolódóan a tőkeráfordításokat, az üzemeltetési és járulékos költségeket, előnyöket, hátrányokat, és nem utolsósorban az egyes változatokhoz, a vásárláshoz, építéshez társuló kockázatokat. A bérlésben ugyanis nincs kockázata a bérlőnek. Mindez azért fontos, mert lehet, hogy bár igen kedvező a bérleti díj, de az irodaépület a vállalkozás szállítási célpontjaihoz képest igen előnytelen helyen található, ami jelentős többletköltséget okoz.

Hogyan használjuk?
Ezért az elemzés során ki kell térni az irodahasználat minden lehetséges formájára. Arra, hogy a cég területigénye és működésének logisztikája figyelembevételével az adott térségben hol optimális a telep- és irodaközpont elhelyezése. Milyen költségvonzatai vannak a bérletnek, mennyibe kerül egy új kész, vagy felújítandó épület, és mennyibe, ha lízingeli.

Mennyi tőkebefektetést igényel, ha a cég telket vásárol és saját beruházásban, vagy kivitelezővel építi fel irodaingatlanát. A bérletnél a berendezés költségeire, a bérlet időtartamára, a bérleti díjak indexálására, a közös költségre, az épületüzemeltetés költségeire éppúgy ki kell térni, mint az építésnél figyelembe veendő építésügyi szabályokra, ezek pénzügyi vonzataira – figyelmeztet Salamon Adorján.

Vásárlás: lekötött tőke
Az irodatulajdon például hosszú távon ugyan kifizetődőbb, de jelentős tőkelekötést jelent. Kivéve, ha a cég valamilyen kedvező lízingkonstrukciót választ: ilyenek jelenleg is vannak a piaci kínálatban. Hátránya, hogy az iroda „beindítása” után is folyamatos odafigyelést kíván. Ezért gyakori, hogy az üzemeltetés, fenntartás kézbentartására a tulajdonos szakembert vagy hasonló tevékenységet végző céget bíz meg. A saját épület abból a szempontból is átgondolandó, hogy ha később esetleg értékesíteni szeretné tulajdonosa, nem garantált gyors, vagy kedvező áron való eladása.

Bérlet: rugalmas konstrukciók
A bérlet ezzel szemben egyfajta rugalmasságot hordoz. Mivel a bérleti szerződéseket általában 3-5 évre kötik napjainkban, a futamidő lejártával dönthet úgy a cég, hogy irodaházat – vagy ha elégedetlen a térség piacával – akár régiót cserél. E csere hozhat bérletidíj-csökkenést is, hiszen a bérbeadók nagy része idén is különféle kedvezményeket kínál bérlőinek. Ilyen például az egy-két hónapos díjmentesség, vagy hosszabb távú bérleti szerződés esetén a kedvezőbb havi díj. Napjainkban a fővárosi irodadíjak áfa nélkül 12-15 euró/hó/négyzetméter között mozognak, amelyhez hozzájön még havi 3-4 euró/négyzetméter üzemeltetési költség is.

Jelenleg a hazai cégek körében a bérlet a gyakoribb, de a tulajdonlás is lassan teret nyer. Ebben szerepe van a cég tevékenységének is: a logisztikai vállalkozások többnyire rövidebb távú bérleti szerződést kötnek, míg a termelőcégek általában hosszabb távra rendezkednek be egy-egy területen, így inkább tulajdonban gondolkodnak.

Bérlet előnyei: nem kell jelentős tőkét lekötni, rugalmasabb, mint a saját tulajdon (ha változik a cég igényszintje a helyet, a bérelt iroda felszereltségét, szolgáltatásait, vagy a bérelt területet illetően, a szerződésidők lejártával – 15 év alatt – akár többször is tovább tud költözni). Nem kell az épületfenntartással, működtetéssel, valamint – ha hosszabb távon a cég növekedésével számolva nagyobb irodaházat vesz – a kezdeti, esetleges üres területek bérbeadásával foglalkozni. A legújabb, korszerű épületekben professzionális irodai környezetet és teljes körű kiszolgálást talál, amelyeket a havi díj ellenében igénybe vehet.

Bérlet hátrányai: a bérlő ki van szolgáltatva az esetleges bérletidíj-emelkedéseknek. A működés során a változtatásokhoz (területnövelés, műszaki fejlesztés) az irodatulajdonos és a tulajdonostársak beleegyezése kell. Egy-egy új irodaház tulajdonosa a kisebb cégeket csak a nagyobb területet bérlők után „engedi be” az épületbe, így nem választhat például kedve szerinti emeletet.

Tulajdonjog előnyei: a tulajdonos azt csinál az irodaépülettel, amit akar. Például bővítheti, felújíthatja, részben vagy egészben ki- vagy eladhatja, másik épületre cserélheti, a műszaki tartalmat, berendezést bármikor korszerűsítheti, kicserélheti. Hosszú távon kifizetődőbb.

Tulajdonjog hátrányai: az építkezés és a vásárlás egyaránt nagy tőkelekötéssel jár. Ha egy nagyobb cég nem készen vásárol, hanem maga építi fel az irodaházat, túl sok lehet az építkezéssel járó procedúra. Ha épít vagy kész irodaépületet vásárol, számolni kell a későbbi üzemeltetéssel és fenntartással járó gondokkal, valamint a saját ingatlannal összefüggő tulajdonosi kötelezettségekkel, fizetendő adókkal. Emellett be kell rendezni az irodaházat, több szolgáltatóval is kapcsolatba kell lépni (telefon, internet, karbantartók, takarítók), alkalmazni kell a megfelelő irodai személyzetet (képzett recepciósok), meg kell vásárolni a megfelelő irodatechnikát.


Tartalmi partnerünk a Bookmark Media