A hatékony iroda titkai

Irodát bérelni: nem mindegy hol, mennyiért © AP

Bérlőképviseletről szóló cikkünkben már foglalkoztunk azzal, hogy a cégek számára a költségmegtakarítás szempontjából mennyire fontos szolgáltatás lehet a jó „irodaügynök”. Nem mindegy ugyanis, hogy hol, mekkora területen, milyen havi díjért talál egy vállalkozás bérleményt, és hogy a működéshez szükséges elvárásait milyen mértékben tudja érvényesíteni a kiválasztott épületben. Szinte minden bérlő vállalkozásnak vannak ugyanis speciális igényei, melyeket nem minden épületben lehet teljesíteni. Ez az első lépés tehát, melynek során a cég az igényeinek -- úgy fizikai, mint pénzügyi vonatkozásban – legmegfelelőbb irodahelyet megtalálják, a sikeres működés első, és legfontosabb láncszeme.

Összekötve olcsóbb
A megfelelő irodaépület mellett fontos, hogy a napi működés „olajozottan”, magas színvonalon, korszerű technikai háttérrel megerősítve, ugyanakkor minél kisebb költségráfordítással folyjon. Ehhez azonban nemcsak széleskörű piaci tapasztalat szükséges, hanem naprakész ismeret is az igénybe vehető eszközökről, szolgáltatásokról.

Ha például az irodaüzemeltetési eszközrendszer (ami szerves része a cég egész tevékenységének) legfontosabb tárgyait, a telefont és az internetet vesszük, senki sem tagadhatja: ezekről napjainkban már a legkisebb vállalkozások sem mondhatnak le. A több telephelyen jelen lévő cégek esetében például fontos szempont, hogy az internet segítségével összeköthessék irodáikat. S mivel a hazai piac sokszereplős a távközlési szolgáltatás területén is, így a verseny folyamatosan úgymond „kitermeli” az újabbnál újabb szolgáltatáscsomagokat.
Van több olyan kisebb távközlési cég is, amely teljes körű kommunikációs hálózatot (telefont, internetlehetőséget, kábeltévét) kínál jóval alacsonyabb áron a nagy versenytársaknál. Akad közöttük például olyan távközlési szolgáltató, amely állítja: az általa nyújtott telefonszolgáltatás során nemzetközi hívásoknál 40-60, belföldi távolsági hívásoknál 50, mobil hívásoknál pedig 10-20 százalékkal alacsonyabbak a percdíjaik, mint más szolgáltatóknál, miközben némely kezdeményezett hívások után kapcsolási díjat sem kell fizetnie az ügyfélnek. S amennyiben egy cég komplex csomagot rendel meg, akár 50-60 százalékkal leszoríthatja kommunikációs költségeit.

Integrált forgalom
Emellett a távközlési technikai háttér kialakításánál arra is érdemes figyelni, milyen szolgáltatást nyújtanak a cégnek az egyes adatátviteli megoldások. Van ugyanis olyan adatátviteli rendszer, amelyik integrált vállalati adatkezelést tesz lehetővé a hálózaton át, van amelyik a raktárkészletek összekötésére, s a cégen belüli levelezés lebonyolítására alkalmas, s van, amelyik ennél jóval összetettebb szolgáltatást nyújt: például adat- és „beszédforgalom”, valamint videokonferencia lebonyolítására egyaránt alkalmas. S mivel az adatátviteli megoldások állandóan és gyorsan fejlődnek (lásd a szélessávú internet, az IP alapú szolgáltatások térnyerése) a távközlési piacot nem árt folyamatosan szemmel tartani, s ehhez akár szakember segítségét is igénybe venni. Más és más megoldást igényelnek ugyanis a cégek méret, a telephelyek száma, valamint tevékenységük szerint is.

Bízzuk a gondnokra!
A „gondnok” szó persze nem fedi teljesen azt, amit az angol „facility management” kifejezés takar. Ez azt jelenti, hogy az irodaházat üzemeltető cég külön szolgáltatásokat is kínál bérlői számára. A szokásos karbantartási és takarítási költségeken kívül elintézik a postát, segítenek más kérdésekben. Mindezt meglehetősen olcsón, hiszen több cég számára is dolgoznak egy irodaházban, így a több ügyfél között megoszlanak bizonyos költségek.

Instant iroda
Sok cég működik, amelynek nincsen állandó irodája, vagy ha van, az is aprócska. Amikor viszont nagyobb megbízást kapnak, komolyabb projektbe vágnak, néhány hónapra kibérelnek egy úgynevezett instant irodát, amelyet a bérbeadó már berendezett, titkárnő is működik ott. A vállalkozás gyorsan beköltözhet, azonnal dolgozhat, és nem kell a piacon megszokott, egy-két éves szerződést megkötniük: ha végeztek, mehetnek is.

Egészen kis cégeknek szóba jöhet néhány belvárosi irodaház szolgáltatása: a gyakran egyszemélyes cég kap egy névtáblát, sok vállalkozás által „használt” titkárnőt és egy telefonszámot. A cégvezető ráírhatja ezt a számot és címet névjegyére, és ha hívják, a telefonközpont azonosítja, a titkárnő pedig cége nevében veszi fel a telefont. Tárgyalás esetén előre kell tárgyalót foglalni.

Áram a piacról
A technikai háttér mellett napjainkban lehetőség van a cégiroda, telephely működtetése során felhasznált -- egyre dráguló energia -- olcsóbb beszerzésére is. Ennek módja, ha a vállalkozás nem a közüzemtől, hanem a piacon vásárol villamos áramot: erre ma már van lehetősége. A két évvel ezelőtti villamos-energetikai liberalizáció nyomán ugyanis a nem lakossági fogyasztók kiléptek a piacra, és némelyik kedvezőbb feltételekkel kínálja termékét. Ez különösen a nagyobb mennyiségű energiát elfogyasztó cégeknek éri meg, akik így egyrészt a közüzeminél kedvezőbb szerződési feltételeket köthetnek, s a néhány százalékos energiaköltség-csökkentéssel évente akár néhány tízmillió forintot is megtakaríthatnak. – állítják a szakemberek.

Megtakarítás beszállítókkal
Kiaknázatlan lehetőség például a cégek logisztikai és marketing, valamint alkalmazotti költségek leszorítása. Ez utóbbi azt jelenti, hogy bizonyos esetei munkákra (például PowerPoint bemutatók készítése, kiadványszerkesztés, hang- és videokonferencia, adatbázis-kezelés, futárszolgálat) nem vesz fel a cég alkalmazottat, hanem külső szolgáltatónál rendeli meg azokat. Egy tavalyi felmérés szerint jelenleg a magyar kis- és középvállalkozások körében nem alkalmazzák megfelelően a logisztikát, sőt gyakran magával a logisztika fogalmával sincsenek tisztában.

Tartalmi partnerünk a Bookmark Media