Sok munkahelyen először a járványidőszakban jelentek meg olyan fogalmak mint a hibrid- vagy éppen a távmunka, amelyhez a digitális megoldásoknak is nagyon rövid idő alatt alkalmazkodnia kellett. Közben a vállalkozások továbbra is számos kihívással találkoznak mindennapokban a dokumentumok kezelésével kapcsolatban, legyen szó akár az archiválási folyamatokról, a GDPR-kompatibilis adatkezelésről vagy éppen egy korábbi papíralapú szerződés előkereséséről – magyarázza a Canon, miért végzett online felmérést annak érdekében, hogy feltérképezze a szokásokat, a legnagyobb problémákat és legfontosabb elvárásokat a dokumentumkezelés területén.

A járvány hatására a legtöbb esetben nem változott az eszközhasználat a dokumentumok kezelése során. A válaszadók közel 70 százaléka naponta minimum egyszer, de 17 százalékuk is legalább hetente használ nyomtatót, fénymásolót vagy szkennert a különböző munkafolyamatok során. A legtöbb munkahelyen a mai napig vegyesen, tehát papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat (76%). A kitöltők több mint 12 százalékánál már tisztán digitális formában, 11,5 százaléknál viszont még mindig csak papíralapon történik a dokumentumkezelés. A felmérés kitért a fenntarthatóság kérdésére is: ez alapján a válaszadók közel 90 százaléka tartja fontosnak az észszerű papírhasználatot és az energiahatékony munkafolyamatok kialakítását.

Az elveszett dokumentum a legnagyobb frusztráció

A válaszadók számára legtöbbször a papíralapú dokumentumok okoznak fejtörést: 41 százaléka a nem digitalizált dokumentumok elvesztését, valamint a korábbi dokumentumok közötti nehéz kereshetőséget és az ebből származó bosszúságot emelte ki legnagyobb hátrányként a mindennapi munkavégzés során. A második legnagyobb probléma, hogy a dokumentumok kezelése rengeteg időt vesz el (36%) főként akkor, ha ezeket vegyesen, tehát digitálisan, illetve papíralapon is archiválni vagy tárolni kell, és a munkatársaknak egy nem felhasználóbarát rendszerben kell dolgozniuk. A felmérésben részt vevők közel 20 százaléka pedig kifejezetten a dokumentumkezelő eszközök nem megfelelő működését és hiányos funkcionalitását jelölte meg problémaként, valamint, hogy a kollégák ezért nem tudják zökkenőmentesen kezelni az eszközöket.

Nem meglepetés, hogy a válaszadók többsége a hatékonyságot, megbízhatóságot tartja fontosnak, de az igen, hogy a GDPR szabályoknak megfelelő adatkezelés, mint fontos szempont, csak keveseknél (10%) merül fel, ha a dokumentumkezelésről van szó. Sokkal többen (26%) jelölték meg – valószínűleg a közelmúlt történései miatt is – a hibrid munkavégzéssel kapcsolatos funkciókat, tehát hogy a rendszerek távmunka során is kifogástalanul működjenek.

Új dokumentumkezelő rendszer bevezetése esetén pedig a legfontosabb szempontok a könnyű kezelhetőség és felhasználóbarát rendszer (38%), az integrálhatóság a már meglévő rendszerekkel (30%), valamint a költséghatékonyság (8,5%).

Ha máskor is tudni szeretne hasonló dolgokról, lájkolja a HVG Tech rovatának Facebook-oldalát.