Sok vállalat csupán válságok idején hajt végre költségcsökkentéseket, holott a proaktív költségkezelés lehetővé tenné a versenyképesség és az operatív hatékonyság fenntartását – tanácsolják a Boston Consulting Group szakértői, akik azt is elmondják, hogyan válhat a költségkezelés a vállalati siker egyik alappillérévé.
Mivel nem az a kérdés, lesz-e következő válság, hanem az, hogy amikor jön, felkészültünk-e rá.
Az elhibázott fogyókúra
A globális gazdasági ingadozások és a piaci változások hatására a vállalatok időről időre kénytelenek kiadásaikat növelni, de gyakran csak akkor kezdenek el foglalkozni a költségcsökkentéssel, amikor már nyakig ülnek az aktuális slamasztikában. Ez a követő megközelítés gyakran drasztikus és rövidlátó, tartós eredményekkel nem kecsegtető intézkedésekhez vezet. A BCG által végzett felmérés szerint a vállalatok többsége csak átmeneti megoldásokat alkalmaz, mikor költségcsökkentésről van szó.
A BCG 2024 elején, összesen hatszáz felsővezető megkérdezésével készített globális kutatásában megkérdezettek többsége azt mondta, hogy sikeresen hajtottak végre költségcsökkenést. Viszont az is kiderült, hogy az esetek 35 százalékában a megszüntetett költségek 1-1,5 éven belül visszatértek, így esetükben a költségcsökkentés pont úgy ment végbe, mint egy elhibázott fogyókúra: ami lement, az vissza is jött.
Hol a hiba?
A vállalati költségkezelés hatékony megközelítéséhez a vezetőknek be kell azonosítaniuk és kezelniük kell azokat a szervezeti dinamikákat, amelyek akadályozzák a költségverseny fenntartását és a tartós hatás elérését.
1: A nem motivált vezető nem boldog vezető
Sok esetben az egyik legnagyobb kihívás a vezetői motiváció hiánya, ami a személyes okok mellett sokszor annak tudható be, hogy a rövid távú célok hajlamosak átírni a hosszú távú stratégiai szempontokat. Ennek kezelésére a vállalatoknak olyan vezetői ösztönzőket kell kialakítaniuk, amelyek nem csak az azonnali eredményeket jutalmazzák, hanem összhangban állnak a hosszú távú költségkezelési célokkal.
2: Még egy bizottság? Nem kell
Szintén gyakori probléma, hogy a többletköltség többletköltséget generál. A vezetők gyakran új pozíciók létrehozásával, szervezeti rétegek és ilyen-olyan bizottságok hozzáadásával reagálnak az üzleti kihívásokra. Ezek viszont csak növelik a költségeket és tovább bonyolítják a vállalati struktúrákat.
3: Beerőltetett puzzle-darabok
A harmadik probléma, hogy sokan hajlamosak új erőforrásokat bevonni a friss prioritások kezelésére anélkül, hogy alaposan átgondolnák, hogy ezek a lépések hogyan illeszkednek a már létező szervezethez. Ez gyakran azzal jár, hogy a tehetségeket nem optimálisan csoportosítják át, vagy hogy a kevésbé kritikus területekre túlzottan nagy erőforrásokat fordítanak.
4: Ne vesszen el, alakuljon át
Végül a vállalatok gyakran küzdenek azzal, hogy kiaknázzák a technológiai befektetéseiket, miközben valójában nem változtatnak a folyamataikon. Például egy cég elkezd AI-t használni az önéletrajzok szűrésére. Ha a HR osztály ezután ugyanannyi szakemberrel és ugyanúgy működik tovább, valami nem stimmel. Vagy csökkenteni kell az osztály létszámát vagy átképezni és átcsoportosítani a szakembereket, például a tehetségmenedzsment területére.
Oké, elkerüljük a fenti hibákat. Mit érdemes tenni ezután?
Öt kulcsfontosságú vezetői lépés
A BCG szakértői öt alapvető lépést fogalmaztak meg, amelyek nélkülözhetetlenek a vezérigazgatók és a többi vezető számára, hogy a költségkezelés hatékony legyen.
1: A szervezeti áttekintést nem lehet megúszni
Fontos, hogy a vezetők megvizsgálják, ki miért és hogyan felelős. Hatékony mérési és irányítási folyamatokat kell használni ahhoz, hogy minden kulcsfontosságú kolléga munkavégzését követni lehessen, ne csak azokét, akik közvetlenül felelősek a P&L-ért (Profit & Loss, vagyis nyereség és veszteség). Például egy gyártó cég úgy növelte a profitabilitását, hogy a P&L felelősséget kiterjesztette, és rugalmasabbá tette a befektetések allokációját az AI, a digitalizáció vagy más szükséges rendszerekbe. Így könnyebben és gyorsabban tudta a piaci változások miatt szükséges termékfejlesztéseket meglépni, a mérnökeit és a beruházásokat átcsoportosítani – tehát megragadta az új piaci lehetőségeket, miközben a költségeit egyáltalán nem növelte.
2: A gazdasági Marie Kondo
Mindent érdemes lenyesni, ami felesleges. A vezetőknek proaktív módon kell beazonosítaniuk és csökkenteniük a szervezeten belüli felesleges rétegeket, bizottságokat és olyan párhuzamosságokat, amelyek csak növelik a költségeket, de nem képviselnek hozzáadott értéket. Kell minden hónapban részletes, szuperszínes PPT-jelentés, mikor az Excel tábla is megtenné?
Vezessünk be még egy Slacket? Érkezhet az új céges AI-chatbot, Vanda?
VR-trip az irodában ügyfeleknek? Szülinapjelző alcsoport a Facebookon? Egy másik cégnél arra jöttek rá, hogy felesleges a tervezési és elemzési részleg felének olyan túlságosan részletes teljesítményjelentéseket írnia, amelyek nem kellenek a vezetői döntésekhez. Ha a kétség felmerül, csoportosítsuk újra az erőforrásokat az értékteremtés érdekében, hogy csökkentsük a költségeket és növeljük a hatékonyságot!
3: Nem kell cipelni a múltat
A vezetőknek kiemelt figyelmet kell fordítaniuk a termék- és szolgáltatás-portfólió rendszeres felülvizsgálatára és ki kell szűrni azokat az elemeket, melyek nem teljesítenek az elvárások szerint. Életmódtanácsként sem utolsó: időről időre érdemes megnézni, hogy ami korábban jó ötletnek tűnt, még mindig annak tűnik-e. Ha van olyan termék vagy szolgáltatás, ami nem teljesít az elvárások szerint, érdemes kivezetni.
Vegyük például azt a helyzetet, amikor egy cég dollár tízmilliókat költött egy digitális programra, ami bár már két éve futott, párhuzamosan működött a manuális folyamatok mellett, amiket ki kellett volna váltania. Ez a fajta redundancia felismerése és a régi rendszer megszüntetése alapvető a források hatékony kihasználásához.
4: A kötött folyamatok helyett rugalmasak
Felül kell vizsgálni a működési folyamatokat, az infrastruktúrát és a technológiai eszközöket. A lean gyártási módszerek bevezetése és a rugalmas ellátási láncok kialakítása kritikus jelentőségű lehet, különösen mikor háborúk hatásaival is számolni kell. A merev just-in-time ellátási láncok már nem hatékonyak a többrétű bizonytalansági faktorok miatt.
5: Ha valami a válságokon kívül biztos, az az AI térnyerése
Nincs cég, amelyik megengedheti magának a hagyományos és generatív AI technológiák figyelmen kívül hagyását. Az AI-ra leginkább a növekedést elősegítő eszközként tekintenek és gyakran nem veszik észre a költségcsökkentő és termelékenyéget növelő lehetőséget benne. A szakértők szerint érdemes átnézni az összes belső és külső üzleti folyamatot, hogy a diszrupciót a cégvezetők vegyék észre. Nézzék meg, mit lehet automatizálni és csoportosítsák át a munkaerőt oda, ahol valóban szükség van rá.
Még három jó tanács
A vezetőknek bátran és határozottan kell fellépniük, hogy elérjék azt a versenyképes költségpozíciót, ami lehetővé teszi a növekedést és gyors megtérülést biztosít a részvényesek számára. Az alábbi három alapelv segítségével pozícionálhatják szervezetüket a gyors és fenntartható hatás elérésére.
1: A jó embereken múlik
A kiemelkedően teljesítő munkavállalókóknak érdemes új lehetőségeket biztosítani, hogy tudásuknak és képességeiknek megfelelően mozoghassanak a szervezeten belül. Így a szervezet is képes alkalmazkodni és a jó munkaerő is a cégnél marad.
2: A nyugodt tervezés megtérül
Mielőtt minden cégvezető lecsapná a laptopot, hogy heuréka felkiáltással elkezdje visszavágni a költségeit, fontos megállni egy pillanatra és részletes tervet készíteni. Milyen rizikófaktorokkal kell számolni, mik az összefüggések, mennyire jó az a költségcsökkentési terv? A BCG kutatása szerint a szigorúan tesztelt költségátalakítások átlagosan a kitűzött megtakarítási cél 130 százalékát érik el – vagyis bevezető példát követve a tervezett tíz helyett tizenhárom kilót fogynak – míg a kevésbé tesztelt átalakítások kevesebb sikerrel járnak.
3: A példa ragadós
A vezetői példamutatás nem csak jól hangzó lózung. Ha szemmel látható módon jutalmazzák azokat, akik elősegítik a hatékony, megtérülés-alapú döntéshozatalt, a költségfegyelemvalóban a vállalati kultúra szerves részévé válhat.
1 percben
Ha már egy jó ideje nem tekintetted át a céges költségeket és a működést, ne várj addig, amíg a következő válság ideér.
Azok a vezetők, akik jól megfigyelik és teljes egészében átlátják a helyzetet, meg fogják találni a lehetőséget a költségcsökkentésre.
A merészség és határozottság hosszú távon is megtérül.
Forrás: Harvard Business Review
