2019. január 1-jétől az állami intézményeknek éves rendezvényszervezési tervet kell készíteniük, és azt feltölteniük a Központosított Közbeszerzési Portálra. Ez abból az útmutatóból derült ki, amelyet a Nemzeti Kommunikációs Hivatal készített egy 2014-es kormányrendelet módosításához.

Az új szabályok először pontosan meghatározzák, hogy mi számít rendezvényszervezésnek:

1. rendezvényhelyszín bérlése
2. rendezvénytechnika biztosítása
3. berendezés biztosítása
4. dekoráció
5. catering
6. programok, előadók
7. szállás biztosítása.

Majd gyakorlati példák következnek arra, hogy mely rendezvényekre is vonatkozik az új előírás. A következőkre:

• csapatépítő tréning, melyen éttermi szolgáltatás és szállás igénybevétele is történik,
• csapatépítő tréning, melyen éttermi szolgáltatás és coaching igénybevétele is történik,
• sportnap szervezése szállás, étkezés, rendezvényterem, illetve szabadtéri terület igénybevételével,
• az érintett szervezet székhelyén kívül, terembérlet és étkezés igénybevételével megtartott oktatás, szakmai értekezlet,
• az érintett szervezet ügyfelei, partnerei részére szervezett, étkezéssel egybekötött élményprogram, 3
• dolgozói jubileumi jutalmak kiosztó ünnepsége szórakoztató műsorral és catering igénybevételével,
• workshop megvalósítása külsős helyszínen terembérlet és catering igénybevételével,
• workshop megvalósítása külsős helyszínen terembérlet és ásványvíz-bekészítés igénybevételével,
• Mikulás-ünnepség az érintett szervezet székhelyén a munkatársak gyermekeinek „házhoz menő Mikulás” szolgáltatás igénybevételével és cateringgel,
• karácsonyi vacsora az érintett szervezet székhelyén catering és fellépő igénybevételével,
• tanulmány nagyközönség felé történő prezentálásához kapcsolódóan terembérlet, catering igénybevétele, illetve az elkészült tanulmányról kiadványok készítése,
• egyetemi/főiskolai gólyatábor/gólyabál szervezése keretében rendezvénytechnika, dekoráció, catering, szállás beszerzése.

Nem tartozik a kormányrendelet hatálya alá:

• önmagában céges ebéd vagy vacsora étteremben történő igénybevétele,
• csapatépítő kirándulás keretében éttermi ebéd/vacsora elfogyasztása,
• Közigazgatási Államtitkári Értekezletre ásványvíz bekészítése,
• reprezentációs keretből üdítő, kávé beszerzése és azokkal a meghívott vendégek ellátása,
• Mikulás-ünnepség az érintett szervezet székhelyén a munkatársak gyermekeinek cateringgel, egyéb programok nélkül, amennyiben az egyik szülő, nagyszülő öltözik be Mikulásnak,
• külföldi delegáció fogadása keretében munkaebéd,
• coaching/oktatás az érintett szervezet székhelyén catering nélkül,
• oktatási intézmény évnyitó, évzáró ünnepélyén hangosítás, amennyiben nem kapcsolódik hozzá más rendezvényszervezési szolgáltatás, például catering, helyszínbérlés,
• workshop, dolgozói jubileumi jutalmak kiosztó ünnepségének megvalósítása az érintett szervezet székhelyén ásványvíz- és aprósütemény-bekészítéssel, amennyiben nem kapcsolódik hozzá más rendezvényszervezési szolgáltatás.

A Hivatal szerint a szabályozásra azért van szükség, hogy megkönnyítsék az érintett szervezetek adatszolgáltatását.

A hivataloknak az ötlettől számítva 5 munkanapjuk lesz arra, hogy hivatalosan jelezzék rendezvényszerzési szándékukat. A Nemzeti Kommunikációs Hivatal pedig 10 napon belül dönt majd, hogy támogatja vagy sem az elképzelést. Dönthet úgy, hogy

• a rendezvényszervezés megvalósítását visszaadja az érintett szervezetnek saját hatáskörben történő lebonyolításra,
• meghatározza azokat a feltételeket, illetve megjelöli azokat a szükséges módosításokat, amelyek teljesítése esetén a rendezvényszervezés megvalósításához hozzájárul,
• a rendezvényszervezés megvalósításához annak Hivatal általi lefolytatásával hozzájárul,
• a rendezvényszervezés megvalósításához nem járul hozzá,
• határidő tűzésével hiánypótlást kér.

A hivatalnokoknak arra is figyelniük kell, hogy az engedély megadása után 6 hónapon belül megkezdjék a szervezést, különben az arra kötött szerződés semmissé válik.